耿士刚

摘  要：档案记录了企业的发展过程和企业员工的发展。随着全球经济一体化进程的加快和经济的不断增长，我国企业管理理念发生了深刻的变化。同时也带来了新的压力和挑战，对企业档案管理产生了很大的影响。在市场经济环境下，企业档案管理体制、管理技术和管理环境都发生了深刻的变化。在此基础上，分析了企业档案管理的现状和新要求，提出了以经济效益为导向的企业档案管理模式，以提高企业档案管理水平，提高企业经济效益。因此，做好档案管理工作对企业未来的发展具有重要意义。但现阶段大多数企业在管理上存在专业人才不足、档案管理手段落后等问题。本文探讨了优化企业档案管理的措施。

关键词：企业;档案管理;经济效益;措施

1现阶段企业档案管理存在的问题

1.1缺乏专业的管理人员

与生产和销售工作不同，一些企业在任命档案管理员时相当随意。档案管理人员不称职的主要原因有：一是企业对档案管理人员的培训重视不够。许多企业档案管理人员仍然沿用传统的工作方法，多年来他们的业务水平没有得到提高，无法满足现代企业档案管理的需要;第二，在档案管理人员的任用上，一些企业会选择一些不再承担繁重的生产和销售工作的退休人员来承担相关工作，而不是招聘专业的档案管理人才，这也是企业档案管理质量不能一直提高的一个重要原因，同时影响着企业的经济效益。

1.2对信息化建设重视不够

虽然很多企业管理者已经意识到档案管理的重要性，但在实施过程中效果仍然不理想。一些企业仍然使用传统的档案管理方法。传统纸质档案极易损坏，对保存环境要求高，无形中增加了企业的管理成本。虽然一些企业建立了自己的档案管理体系，档案管理质量有了很大提高，但个别企业的档案管理体系多年来没有调整，很多地方已经不能满足现代企业发展的需要，严重影响了企业档案管理的效率。这些都是企业管理者对企业信息化建设和档案管理重视不够的表现。

1.3缺乏健全的管理评价机制

与传统档案管理相比，现代档案管理的范围更广。管理者在做好档案保存工作的同时，还要做好档案信息分析工作，充分发挥档案对企业发展的促进作用。企业管理者应定期评估档案中记录的一些信息，并根据档案中记录的一些情况和企业的实际发展情况，确定企业下一步的发展方向和发展目标。然而，现实中，很多企业忽视了这部分工作，企业档案利用率普遍不高，严重制约了企业的发展。这主要是由于缺乏完善的档案管理和档案移交质量评估机制造成的。管理者不了解公司档案管理中存在的问题，无法制定优化企业档案管理的方案。

2优化企业档案管理，提高企业经济效益的措施

2.1提高档案管理人员的业务素质

现代企业档案管理强调人与信息技术的合作。因此，提高档案管理人员的职业素质，主要可以从两个方面来实施：一是加强档案管理人员的培训。传统的档案管理以手工为主。因此，为了胜任新时代的档案管理工作，我们必须提高档案管理人员的信息素质，我们可以通过组织员工培训来讲解档案管理系统的使用和维护知识，从而提高档案管理人员与系统之间的合作[2]。二是注重档案管理人员的使用，具有国家认可的专业学位，有一定的工作经验，能够胜任现代档案管理工作，从根本上提高企业档案管理质量。

2.2加强信息化建设

档案管理体系的建立不仅有利于提高企业档案管理的质量，而且大大降低了企业档案管理的成本，提高了档案的利用率，使企业档案更好地发挥其促进企业发展的作用。首先，要建立完善的档案收集和分类体系，摒弃传统的档案收集模式，将档案管理向自动化收集、数字化存储和人性化服务方向发展，真正实现档案管理的网络化，提高企业档案管理效率。其次，建立完善的档案信息检索系统。企业应根据自身特點建立文件信息搜索元素目录。对于一些可以公开的档案资料，员工只需要一部手机和一台电脑就可以根据自己的需要找到，这大大提高了企业内部信息传输的效率。

2.3建立健全管理评价机制

在档案管理工作中，要建立完善的档案收集，整理，移交管理制度，在确保企业信息安全的基础上，尽可能保证企业内部信息流通的及时性，，并根据企业业务调整情况及时调整信息系统设置，以实现企业信息价值最大化，促进企业发展。企业应建立一套完善的档案管理质量评价机制。他们可以选择向员工发送问卷，征求员工对信息系统建设的意见。及时采纳有价值的建议，使档案管理系统更好地为员工工作服务。其次，对于档案管理体系的使用，管理者还应定期进行评估，发现问题，及时整改，确保企业档案管理工作的顺利进行。

2.4创新档案搜集整理制度，为档案数量和质量提供保障

首先，各中层单位要建立相应的档案信息采集系统，对本单位的档案信息进行整理和采集。为了提高档案收集的效率，各中层单位的档案收集者可以建立模板流转档案记录，提高档案生成速度，最大限度地收集本单位的档案：其次是不断完善档案管理制度，包括收集、整理、归还、销毁、归档的各个环节，严格按照规定的程序办理，任何手续必须经指定的主管领导批准，认真履行登记、签字、盖章手续，只有不断创新和完善档案收集整理制度，才能保证档案的数量和质量，更好地为企业发展服务。

2.5创新档案服务工作模式，不断强化档案在企业中的作用

档案工作是企业发展的基础，服务是档案工作的中心。档案工作要通过服务发挥应有的作用。因此，只有不断推进档案服务理念的创新，才能使档案事业与社会经济协调发展，使档案事业充满生机和活力，走上可持续发展之路。通过对档案信息资料的整理、研究、挖掘、提炼和筛选，及时将具有深层次开发价值的信息资料提供给用户（企业领导、管理者和科技人员），使其从档案信息中获得启示，为企业发展拓宽新思路，开发新产品、开发新技术，使档案死物活起来，使档案信息资源转化为现实生产力，在促进企业经济增长中发挥其独特作用。

3结束语

企业档案管理对企业的发展具有重要意义，企业管理者必须高度重视。加大档案管理基础设施建设投入，推进企业档案管理信息化建设。同时，要聘请专业的档案管理人员，定期对档案管理质量进行评估，充分发挥企业档案管理对企业发展的促进作用。

参考文献：

[1]霍燕兵.企业档案管理工作创新与改革探讨[J].机电兵船档案，2021（06）：20-21.

[2]邹惠琳.企业档案管理信息化建设的障碍及优化策略探讨[J].企业改革与管理，2020（21）：46-47.DOI：10.13768/j.cnki.cn11-3793/f.2020.2116.