浅谈档案管理在人才队伍建设中的作用

2022-05-30李爽

兰台内外 2022年27期

李爽

摘要：档案管理是事业单位内部管理的主要内容，但由于传统的档案管理工作技术含量不高，工作内容枯燥，导致此项工作在内部管理体系中排在末位，缺乏足够的重视。人事档案记录了职工的工作和学习经历，还有考核结果和奖惩情况等信息，在人才队伍建设中具有极其重要的参考作用，一定程度上影响着人才队伍建设质量。本文主要论述了人才队伍建设中档案管理所起到的积极作用，在分析其中存在欠缺的基础上，寻求合理有效的措施优化改进，以便于提升人才队伍建设质量。

关键词：人才队伍建设;档案管理;人才培养;专业能力;职业素养

对于事业单位而言，面对新时期的发展要求，加强人才队伍建设有助于夯实人才保障，提升事业单位竞争优势，朝着高层次发展，十分必要。人事工作在管理中占据地位逐步提升，档案管理工作受重视程度却随之下降，浪费了很多宝贵资源，阻碍档案管理工作改革创新，并且给人才队伍建设带来了深层次的影响。所以，面对新时期事业单位的人才队伍建设相关要求，应正确看待档案管理的重要性，积极深化档案管理改革，通过人事档案资料收集、分析和处理，为人力资源合理配置利用提供坚实可靠的信息支持。

1档案管理在人才队伍建设中的重要作用

1.1为人才吸收和培养提供可靠依据

档案中记录了单位的发展历史，是单位决策部署的基础所在，合理化使用相关资料，有助于更加全面、深刻地掌握单位过去历史，这样才能更好地把握现在、展望未来[1]。人事档案作为单位档案中的重要组成部分，是一种专门档案，也是单位人才选拔和培养的重要依据。人事档案是档案工作重要构成部分，在人事工作中应该充分发挥档案管理的积极作用，提升档案价值和作用认知水平，并且在人才队伍建设中积极融入档案管理工作内容，以此来壮大人才队伍，支持人事管理工作高效有序进行，切实提升单位整体管理水平[2]。

1.2为针对性职工培养提供支持

为了满足单位各项工作开展，合理化培养和配置人才是重中之重，这要以充分了解职工个体基本情况为前提，也就需要查阅人事档案资料，了解不同部门人才的工作能力、工作历程，以此为依据进行人员任用、晋升或是工作改进，进而充分挖掘人员潜能，展现各自不同优势，为单位发展提供更好的服务[3]。另外，调整职工在合适且感兴趣的岗位工作，工作效率也将大幅度提升;有助于单位领导干部充分掌握职工工作情况，综合评估人才的闪光点，推动人才队伍建设，为后续单位持续稳定发展夯实基础。因此，在人事工作中，应该先查阅个人档案资料，包括业务水平、工作能力、工作经验和思想言行等信息，做好档案记录，通过查看职工档案即可针对性调整人才培养方案，最大程度上激发和培养职工工作热情。

1.3提供个人真实历史依据

人事档案是个人真实历史记录，反映了个人成长经历、工作业绩、工作成果等，这些个人真实信息是职工岗位晋升、薪酬待遇调整、保险办理、工作调整的重要参考依据。目前多数的单位领导已经认识到档案管理重要性，加强人事档案管理，在解决一系列问题后明确人事档案重要价值，以便于在人才队伍建设中合理化开发合理用人事档案资料，便于最大程度彰显人事档案作用[4]。

1.4为人才队伍建设起到引导和监督作用

在职工成长过程中，通过档案管理工作可以让员工提高对自身行为的重视程度，认识自身不足，不断优化改进，提升职工队伍整体水平的同时，建造良性的人才管理体系[5]。人事档案记录下了个体成长经历，并从管理者角度来明确人才队伍建设方向，提供引导的作用。同时，档案管理对于人才队伍建设具有监督作用，通过有效监督和考核，全方位提升人才队伍建设水平，在单位内部形成良好的督导效应。

1.5为人才队伍建设提供服务

档案管理的主要内容并不局限于管理层面，而是要为人才队伍建设提供服务。人才建设方面，提供可靠的资料，研究个体不同时期的成长经历，并结合不同事件来挖掘有价值信息，夯实理论基础的同时，更进一步提升人才队伍建设水平[6]。

另外，在信息时代，信息成为人力资源管理工作的重要内容，在实际工作中需要全方位掌握人事档案资料，为人才队伍建设提供支持，主要提供的信息有人员工作履历、学历、考核、职务、职称、政审、待遇、能力和工作经验等，推动人才队伍建设。如果忽视档案资料的支持，那么单位在人才队伍建设中将无法全方位考察人才背景，在决策中出现偏差，甚至出现决策失误，影响到单位各项工作高质量展开[7]。

2档案管理在人才队伍建设中运用的不足

2.1档案管理理念创新度不足

领导干部在关于人事档案管理对人才队伍建设的积极作用方面存在认知不足，理念陈旧。有些单位档案管理部门未能真正打破档案和管理局限性，人事档案管理方面改进完善力度不足，仅仅是发挥了档案管理作用，人事档案原本的价值却未能得到深层次挖掘和展现。部分人员的服务理念和人才建设意识不强，也忽视了人事档案在人才队伍建设中的重要作用，此种情况不可避免地导致各项工作敷衍了事，并未展现出真正的作用。

2.2檔案管理创新力度不足

在日常档案管理工作中，重点关注的是单位发展状况和人员基本信息的记录，对于人才引进、人才成长监督考核重视程度较高，但是关于薪酬待遇、个人晋升空间、工作氛围和制度建设等影响人才队伍建设等因素方面并未予以足够重视，此种情况制约着档案管理工作创新发展。从现阶段的档案管理工作情况来看，对于人员的管理仅仅是通过限制人员档案调动等简单惩罚方式予以控制，缺乏情感层面投入[8]。对此，应该寻求更具人性化的档案管理激励方式，才能更好地服务于人才队伍建设。

2.3监督考核不到位

档案管理促进人才队伍建设的作用发挥方面，缺少有效的监督考核，部分地区的单位对于人事档案管理监督考核普遍缺失，即便有所落实，但重点并不明确，局限在人员引进、培养方面，监督考核缺位问题较为严重。另外，档案管理封闭性特性的存在，使其很难接受有效的监督考核，此种情况容易留下档案管理漏洞，在人才队伍建设中所起到的作用发挥也会受限。

3档案管理在人才队伍建设中作用发挥措施

3.1积极完善档案管理制度

人才队伍建设是单位工作的重点，相关领导人员需要正确认识到人才队伍建设中档案管理的重要性，增强档案管理部门服务意识，积极推进和完善档案管理制度，调整档案管理制度内容，尤其是要注重人事档案管理制度完善，为后续的人才队伍建设提供信息支持。在此制度基础上，规范人事档案资料信息的收集、整理、传输和利用工作，最大程度挖掘和展现档案管理积极效应，满足人才队伍建设需要[9]。

3.2提升档案管理信息化水平

信息时代下各单位档案数据信息量成倍增长，单一的收集和保管方式已经无法满足实际需求。因此，要注重引用网络技术、大数据技术、云计算技术等，建立科学合理的档案管理系统。尤其是要注重档案信息检索系统建设，这样可以通过搜索关键词、类别来寻找到所需要的档案信息，加快档案信息处理速度和检索效率[10]。而档案管理人员也要自我提升，学习新理念和新技术，熟练运用信息技术辅助工作开展，实现档案信息潜在价值深层次挖掘和利用，为档案管理信息化奠定基础。

3.3建立完善的档案管理长效监督机制

建立长效监督机制，有助于档案管理工作持续优化完善，在人才队伍建设中展现更大的作用，为各项措施全面落实提供保障支持。档案管理机构要强化部门职能，积极与其他部门沟通交流，形成多层次监督网络，尽可能消除档案管理漏洞。档案管理人员也要增强自主监督意识，主动参与到人员监督中，为人事管理合理配置提供支持。与此同时，在保证档案管理基础功能发挥同时，也要注重增强档案管理服务功能，通过专业的档案管理工作来收集职员信息，保证人事工作真实性和客观性，提升精准、高效的信息服务，明确未来人才队伍建设发展方向，持续增强人才建设和服务能力，以便于为单位的人才队伍建设提供坚实可靠的支持。

4结论

综上所述，人才队伍建设是一项系统工程，而档案管理工作在其中有着不可忽视的作用。这就需要挖掘档案管理工作和人才队伍建设的内在联系，积极推陈出新，结合人才队伍建设需要来优化调整档案管理工作，提供精准、全面的信息服务，切实提升人才队伍建设水平。

参考文献：

[1]田阳.加强企业档案管理人才队伍建设的几点思考分析[J].中外企业文化，2021（12）：74—75.

[2]张静.人才队伍建设在现代企业档案管理中的重要性[J].办公室业务，2021（09）：140—141.

[3]宁功伟，张文云，钟青贵，武有文.新时期如何加强农业科研单位人事档案管理人才队伍建设[J].办公室业务，2020（11）：136—137.

[4]刘昊瑜，伦凤梅.大数据环境下高校档案信息资源的人才队伍建设[J].现代经济信息，2020（10）：16—17.

[5]谢玉梅，韦惠杰.人事档案统一管理模式下公立医院人才队伍建设的思考[J]. 人才资源开发，2020

（18）：28—29.

[6]蒋丽林.浅谈信息时代高校档案管理人才队伍建设新要求[J].兰台内外，2020（32）：34—36.

[7]赵翠.加强新时代档案人才队伍建設推动山东档案事业高质量发展[J].山东档案，2018（06）：25—27.

[8]倪兆云，李洪琴.某市医疗行业档案管理人才队伍建设存在问题与对策[J]. 江苏卫生事业管理，2019，30（02）：162—164.