《黑图档·咸丰朝》所见盛京文书档案管理机构探析

2022-05-30赵彦昌刘芮岑

档案管理 2022年4期

关键词：盛京

赵彦昌刘芮岑

摘要：在咸丰朝，盛京各衙署在管理盛京地区的大小事务过程中产生了大量的文书、档案。出于对其管理的需要，盛京各衙署内部也设立了各种形式的文书档案管理机构，从《黑图档·咸丰朝》中的相关档案记载入手，探析咸丰朝盛京文书档案管理机构的具体情况，可以帮助我们更加深入地了解咸丰朝盛京文书档案管理机构的运转，以期为研究咸丰朝盛京文书档案工作提供些许参考。

关键词：咸丰朝;《黑图档》;档案房;盛京;崇谟阁

Abstract： In Xianfeng Dynasty， a large number of documents and Archives were produced in the process of managing the large and small affairs in Shengjing area. In order to meet the needs of its management， various forms of document and Archives management institutions have also been set up in each government office in Shengjing. Starting from the relevant Archives records in the Hetu Dangse kept in Xianfeng Dynasty， this paper analyzes the specific situation of the document and Archives management organization in Shengjing of Xianfeng Dynasty， which can help us to have a deeper understanding of the operation of the document and Archives management organization in Shengjing of Xianfeng Dynasty， in order to provide reference for the study of the document and Archives work in Shengjing of Xianfeng Dynasty.

Keywords： Xianfeng dynasty; Hetu dangse; Archives room; Sheng jing; Chongmo pavilion

在咸豐朝，盛京作为陪都政务往来频繁，为了妥善管理在公务活动中形成的各类文书、档案，在盛京各衙署内部设立了各种形式的文书档案管理机构，其中盛京内务府的文书档案管理机构更是直接命名为“档案房”。除此之外，为了维护清朝万世之统治，盛京的凤凰楼、崇谟阁、敬典阁更是作为皇家的专门档案馆存放了实录、玉牒、圣训、圣容等大量珍贵的皇家档案。对咸丰朝盛京文书档案管理机构进行探析，有利于帮助我们厘清咸丰朝盛京文书档案工作机制的运转，进而促进对清代盛京档案史的深入研究。但通过梳理现有文献，发现目前学界对咸丰朝盛京文书档案管理机构的研究较少，研究内容也多是以介绍馆藏和馆务为主。如丁海斌、王爱华对凤凰楼、崇谟阁、敬典阁内所藏档案的情况进行了概述[1];赵彦昌、姜珊、王睿嘉、郅宗等人则是侧重于对盛京内务府档案房[2]、盛京凤凰楼[3]以及敬典阁、崇谟阁[4]的馆务情况进行探究，总体来看目前围绕咸丰朝盛京文书档案管理机构的相关研究还远不够系统和深入。而《黑图档·咸丰朝》作为咸丰十一年间盛京内务府衙门往来公文的汇抄档案，其中包含了大量与盛京文书档案管理机构相关的档案，其对于研究当时盛京文书档案管理机构具有极高的资料参考价值，因此我们应该充分发挥《黑图档·咸丰朝》对于研究清代地方档案史的重要作用，利用《黑图档·咸丰朝》对盛京文书档案管理机构进行考察，以期使清代地方档案史的研究更加体系化。

1 档案房

盛京内务府在盛京行政管理体系中极为重要，因此势必在其行政管理活动中产生大量的文书、档案，档案房作为盛京内务府的文书档案管理机构，虽以“档案”两字命名，但实则承担着重要的文书、档案管理的双重职能。根据辽宁省档案馆藏《盛京内务府档》中的《档案房为各衙署来文九件交各该处办理事呈盛京内务府》[5]、《盛京内务府为档案房呈请领印泥材料及档案纸张事咨盛京户部》[6]等档案记载可知，早在乾隆时期，档案房就已经承担了盛京内务府的文书印务、汇总以及管理等工作。而在《黑图档·嘉庆朝》中将档案房的职能描述如下：“向为本衙门印务、总汇之区，所有各部衙门来文，以及本府三旗、各司稿案、册档、号簿，俱集聚于斯，以备查办。”[7]由此可见档案房不仅需要负责盛京内务府的文书管理工作，同时其还作为档案库房保管着盛京内务府的相关档案，职责不可谓不重。《黑图档·咸丰朝》中也有诸多围绕档案房文书档案管理职能的记载，通过对相关档案进行分析，我们可以对咸丰朝盛京内务府档案房的职能及具体工作情况有一个更加全面的了解。

1.1 文书印务职能。从《黑图档·咸丰朝》的档案记载中，我们可以了解到在咸丰朝档案房承担着盛京内务府文书的印务工作，其主要职责是于官署封印期间，提前于空白文书之上加盖印信，并在开印后将未使用的空白印纸进行销毁。如在《黑图档·咸丰朝》中就记载了咸丰二年正月，档案房销毁未用完的预印空白文书纸张的事情。[8]《档案房为关领钤印空白纸张事》中也同样对咸丰五年关领预印空白文书的事情进行了记载。[9]档案房在钤印空白文书的同时也负责对这些空白印信文书进行严格管理，这样做可以在一定程度上避免官员舞弊，以保证预印空白文书的合理利用。同时档案房作为盛京内务府的印务之处，还承担着对各旗印信使用的监管职责。根据《黑图档·咸丰朝》中的档案记载：“正黄旗牛录处呈为呈请钤用图记存查事。由档案房抄出，为傅知事，照得佐领三员设立图记一颗，係派奏佐领一员掌管隶档案房钤用，嗣后凡有应用图记之处俱应呈书底稿方行以备查核，相应传知各该处遵照可也等因抄出发前来，今本旗钤用咸丰元年行存各稿件黑图档一本，理合呈堂存案备查可也，为此具呈。”[10]从档案中我们可以了解到，在咸丰朝，印信需由三人共同管理，同时各旗在对公文进行钤印时需要向档案房呈书底稿以备查核，可见盛京内务府档案房对于印信的管理是较为严格的。这一点从《正黄旗牛录处为催办五户壮丁钱粮等情形钤用图记存案备查事》[11]、《正黄旗牛录处为将钤用图记票张存案备查事》[12]等档案中也可以得到印证。

1.2 文书运转职能。在咸丰朝，盛京内务府与各部衙门公务往来频繁，形成了大量文书，因此档案房在文书运转中也承担着重要职能。《黑图档·咸丰朝》中有诸多档案房围绕其职责承担文书运转职能的记载。例如《档案房为承领时宪书事咨钦天监》中就记载了咸丰三年，盛京地区承领时宪书的情况。[13]时宪书作为清代臣民了解天文气象、吉时节令等的重要册集，需要颁行各地，盛京内务府档案房就承担盛京地区承领时宪书的重要职责。此外在《档案房为请转呈奏折事呈请咨奏事大臣》[14]、《档案房为转呈奏折事》[15]等档案中也记载了盛京内务府档案房在转呈奏折中所发挥的重要作用，这也能够说明在咸丰朝盛京内务府档案房确实承担着大量重要的文书运转工作，其职责不可谓不重。

1.3 档案抄写职能。档案房同样也承担着对档案的汇抄职能，在对档案进行管理的过程中往往需要形成大量的档案汇抄件，因而需要由档案房来进行抄写。在咸丰二年正月《档案房为抄写档案请领笔墨呈请咨盛京工部》中记载，“档案房为咨行事。查得本衙门年例抄写档案需用笔六十支、墨九两相应咨行。盛京工部查照本衙门印领发给可也，为此具呈”，[16]咸丰五年正月《档案房为关领记档所需笔墨事呈请咨盛京工部》中也同样记录了盛京内务府档案房领取笔墨用以记档一事。[17]从这两份档案的记载中，我们可以了解到盛京内务府档案房会在每年正月从盛京工部处领取一年记档所需的笔墨，每年领取的笔墨量通常为笔六十支、墨九两，从如此大的笔墨用量中也可以反映出在咸丰朝盛京内务府档案房确实承担着繁重的档案汇抄工作。

1.4 档案移交职能。为了方便对档案的查考或利用，档案房还需定期或依照上级的要求，将所贮存的相关档案按照要求进行整理后再行移交。例如在咸丰朝，盛京内务府档案房需要定期将红本移交至批本处，这一点在咸丰元年《档案房为进送黑牛馆红本事呈请咨批本处》[18]、咸丰六年《档案房为进送黑牛馆红本事呈请咨批本处》[19]等诸多档案中皆可得以印证。此外，在咸丰朝，盛京内务府档案房每年还需要造送一次武职官员经制册。《档案房为造送三旗官员经制册事呈请咨盛京兵部》中记载：“档案房呈为咨送经制册事。前于嘉庆八年准兵部咨开，嗣后武职官员每年一次造具经制册咨送本部備查等因在案。今将镶黄旗佐领岫云、正黄旗佐领承恩、正白旗佐领兆麟并镶黄旗骁骑校安福、正黄旗骁骑校玉衡、正白旗骁骑校际德等之加级记录告具经制册三本理合呈请咨行，兵部查照可也，为此具呈。”[20]由此可见在咸丰朝，盛京内务府档案房确实承担着许多重要的档案移交职责，同时从盛京内务府档案房移交的档案内容中也可以看到，盛京内务府档案房内所保存的档案在盛京地区各项政务的顺利运转上发挥了重要作用。

1.5 档案保管职能。档案房作为盛京内务府的档案库房，保管档案自然也是档案房的例行工作之一。在咸丰朝，盛京内务府档案房中保存的档案主要有以下三类：第一类为各部来文以及盛京内务府三旗等司在处理事务中形成的政务档案。第二类为盛京内务府来文公文的抄稿存册即《黑图档》，在咸丰朝，各旗需要定期将行存各稿件汇抄存查为《黑图档》并按时移交至盛京内务府档案房，由档案房来进行集中保管。《正黄旗骁骑校玉衡等为将咸丰四年分行存各稿件黑图档存案备查事》中记载：“正黄旗骁骑校玉衡等呈为呈请钤用图记存查事。由档案房抄出，为傅知事……今本旗钤用咸丰四年行存各稿件黑图档一本理合呈堂存案备查可也。”[21]可见在当时保存公文汇抄副本——《黑图档》已经成为固定的制度。第三类在盛京内务府档案房中保管的即为盛京内务府户口册，在咸丰朝，盛京内务府每三年需要编审一次户口册，而户口册每次都要编审三份，一份由盛京内务府保存，另一份送交盛京户部保存，还有一份则送交总管内务府保存。在《黑图档·咸丰朝》中记载：“将造得咸丰十一年分镶黄旗壮丁册三本，棉花、盐靛、采蜜、捕鱼、养蜂子、看坟等项壮丁册三本兼在佐领下星尼壮丁册三本，开档投充壮丁册三本、本官员兵等家奴册三本、由棉靛盐三项册内捡出小门壮丁册三本，共册十八本。”[22]将其中一份户口册保存在盛京内务府档案房，这是因为盛京内务府的诸多差务均需要人丁来完成，因此经常需要对这些人丁进行登记和管理。辽宁省档案馆现存的户口册就是清朝内务府档案房中保存下来的，而本文所用的《黑图档》在清代也正是保存于盛京的档案房之中。而这么多的档案得以存留于世也正是得益于盛京内务府档案房的妥善保管。

1.6 其他职能。《黑图档·咸丰朝》的诸多档案中详细记载了盛京内务府档案房所承担着的重要的文书档案管理职能。但从《黑图档·咸丰朝》的另一些档案记载中我们也可以发现，在咸丰朝，盛京内务府档案房并不是专职性的文书档案管理机构，它还承担着官员选拔调任升迁、礼仪祭祀与宫殿维修等职能，在《档案房为骁骑校际德安福二员互相调转事呈请咨总管内务府》[23]《档案房为承修继思斋等处宫殿事呈请咨盛京工部》[24]《档案房为恭接玉宝备办彩亭各项事呈请咨盛京将军衙门等》[25]等档案中均记载了档案房所承担着的其他职能，虽然档案房需要承担这些职能与档案房是盛京内务府的所属机构密不可分，但这也同样说明，在咸丰朝，盛京内务府档案房在承担文书档案管理职能的同时还需要与其他行政职能并行，机构的专职性不强，职能也较为杂乱，这也必然会给咸丰朝盛京文书档案工作带来一定不利影响。

2 其他衙署的文书档案管理机构

清朝统治者在盛京地区仿照京制建立了官署，到咸丰朝，各衙署已日渐完善，其内部的文书档案管理机构也日益健全。通过翻阅《黑图档·咸丰朝》，发现其中对除档案房之外的其他衙署的文书档案管理机构的记载很少，但这些衙署的文书档案管理机构的设置对于盛京文书档案工作的运转也起到了重要作用。

盛京将军衙门掌管着盛京地区的军政要事，其文书档案管理机构主要有印务处、摺本房、司务厅等。《黑图档·咸丰朝》中对于印务处的记载多为：“盛京将军衙门为咨行事，印务处案呈……”[26]印务处在咸丰朝的职能主要是为盛京将军监印用印，负责总查事件，承担着盛京将军衙门文书钤印的重要职能。

此外，盛京五部出于行政管理的需要，也势必会产生大量的档案需要管理，因而在盛京五部的衙署内部皆设有档房，《盛京工部为详查登记各项库贮银两物料细数事》中记载：“盛京工部档房为移付事，于本月初二日奉堂谕，本堂自去冬到任后，即拟盘查本部各项库贮银两物料……今特派内务府内管领文魁、骁骑校际德会同兼库郎中富廉、署堂主事将各项现存银两物料细数逐一详查登记备稿存案。”[27]从这份档案中，我们可以看到在咸丰朝盛京工部的档房承担着档案的移交和保管的职能，是重要的档案管理机构。在《盛京典制备考》中也记载了由于盛京五部之中户部、刑部的档案管理工作量庞大，因此盛京户部和盛京刑部各设档房三间。[28]

除上述在《黑图档·咸丰朝》中提及的文书档案管理机构外，我们还可以从其他史料中了解到，在咸丰朝，盛京地区各衙署中确实设有各类型的文书档案管理机构，如奉天府尹衙门设经历司来负责掌理往来文移之事、沈阳县衙设有承发房负责文书的收发等。这些文书档案管理机构的设置有力地保障了盛京文书档案工作的有效运转，进而提高了盛京行政机构的行政效率。

3 专门的皇家档案馆

皇家档案是指由皇室所形成的，以记载皇帝言行为主，同時包含皇室成员在内的一系列特权档案，主要以实录、玉牒、圣训、御制御书、圣容等为主。[29]盛京皇宫作为陪都宫殿，清朝统治者为了表示“不忘根本”之意，自乾隆之后，清朝统治者便将大量皇家档案移送盛京尊藏，以此来彰显盛京宫殿的独特地位。因而盛京的凤凰楼、崇谟阁、敬典阁便成为皇家档案的保存地用来存贮圣容、实录、圣训、玉牒等珍贵的皇家档案，经过嘉庆、道光两朝不断发展和完善，至咸丰年间，这“一楼二阁”早已成为皇家专门的档案馆。

3.1 凤凰楼。凤凰楼为皇太极时期所修建，是整个皇宫中宫殿群的制高点，具有“关外内廷第一门楼”的美称。[30]凤凰楼虽修筑年代较早，但正式收贮实录、圣训则始于乾隆年间，在崇谟阁建立后，实录、圣训便不再存贮于凤凰楼之中而是移送至崇谟阁中尊藏，凤凰楼便主要作为供奉圣容的处所。所谓圣容，在清代专指皇帝的画像，是一种特殊形式的皇家档案。《黑图档·咸丰朝》的档案中对圣容移送至盛京尊藏一事有所记录：“恭照本年十月初二日辰时，宣宗成皇帝圣容送往盛京供奉，礼节启行前，工部于东华门外搭盖彩棚……”[31]将圣容千里迢迢送来盛京旧宫隆重尊藏，主要是为了彰显清代统治者对祖宗旧宫的敬仰。《黑图档·咸丰朝》的另一份档案中也同样记载了在咸丰朝盛京凤凰楼所存贮的圣容的具体情况，详见表1。

从表中可知在咸丰八年存贮于盛京凤凰楼之中的皇帝圣容已多达十箱，将如此大量的圣容不远千里移送盛京凤凰楼隆重尊藏，也足以彰显出清朝统治者对祖先的至孝之心。同时，根据《黑图档·咸丰朝》中的档案记载，在咸丰朝由于敬典阁已不敷存贮玉牒之用，因而在咸丰朝也会将玉牒移送至凤凰楼中贮存。[32]可见，在咸丰朝，盛京凤凰楼早已成为清朝重要皇家档案的贮存之处。

3.2 崇谟阁。崇谟阁始建于乾隆十三年，是专为清朝“金匮石室之藏”而特意修建的，可以说是清朝在沈阳故宫名副其实的皇家档案馆。崇谟阁所藏主要是清代“国史秘籍”，其主要部分是历朝的实录和圣训，故古人有“故宫兴王地，实录合尊藏，敬建崇谟阁，永昭白水乡”之说。[33]《黑图档·咸丰朝》的档案中对当时崇谟阁尊藏实录、圣训的情况也有所记载，咸丰五年《档案房为知照崇谟阁上层安设金龙柜尺寸书图贴说样事呈请咨盛京将军衙门》中记录：“档案房呈为咨复事，咸丰五年十二月十四日准，盛京将军衙门咨开为行事，左礼司案呈于咸丰五年十二月十二日准，实录馆咨开为移会事，照得本馆恭修宣宗成皇帝实录红綾本善校次完竣，约计来年可期告成。所有尊藏盛京实录清字汉字红綾正本约计共二百四十套，圣训清字汉字红綾正约计共五十二套，其应如何尊藏之处贵衙门自应查照。上届尊章程敬谨办理，先将现定章程并安放金龙柜若干座丈量尺寸画图贴说知照本馆再查……崇谟阁上层安设金龙柜二十二顶丈量尺寸书图贴说咨复实录馆查照外，暨知照盛京将军衙门可也。”[34]从这份档案中，我们可以了解到崇谟阁中共设二十二顶金柜用以贮存实录、圣训，这也可以从侧面反映出清朝统治者对于实录和圣训的珍视。除此之外，《满文老档》《汉文旧档》《满洲实录图》等均也藏于此处。为了更好地保护这些皇家档案，崇谟阁的管理也得到了清朝统治者的重视，根据《黑图档·咸丰朝》中的档案记载，在咸丰朝，除了要定期对崇谟阁进行维护修缮外，崇谟阁也需要定期对所贮存的皇家档案进行熏晒，还要定期进行盘查档案数量名目，其所贮存档案的排放也要按照严格的顺序、防止档案受潮……总之在咸丰朝，崇谟阁对于这些皇家档案的管理是非常严格的，可以称得上是当时具有专职性质的皇家档案库。

3.3 敬典阁。敬典阁则主要作为清朝尊藏玉牒的地方，从乾隆十五年之后，玉牒每次纂修完毕后便会移送盛京恭存。到咸丰朝，敬典阁的馆藏量已有相当规模，经常出现金柜已不敷存贮之用的情况，因此在咸丰朝，玉牒是移送于凤凰楼恭藏的。从《黑图档·咸丰朝》中，我们也可以了解到此次移送玉牒的原委。

咸丰七年《盛京将军衙门为查明敬典阁龙柜是否足敷恭存玉牒事咨盛京内务府》中记载：“盛京敬典阁尊藏所有黄红大案档一分计四十四本，其黄红龙柜是否足敷恭存理应先期敬谨筹备。玉牒其盛京尊藏之黄红大档一分例应于明年恭送，但此次恭修之牒黄档较上届加增一千三百数十余页，红档较上届加增七百数十余页，现在敬典阁黄红龙柜是否足敷恭存之处相应咨行。”[35]这份档案的主要内容是由于此次恭修玉牒黄红档页数的增加，玉牒馆询问敬典阁是否足敷储藏玉牒，而咸丰七年《黑图档》中的另一份档案则记录：“盛京总管内务府将凤凰楼尊藏玉牒之龙柜丈量尺寸数目开单咨复前来，查上届玉牒告成系恭存凤凰楼上层北面，此次玉牒告成应恭存凤凰楼上层东面。”[36]可见此次以及上次玉牒在告成后都是恭存于盛京凤凰楼而不是敬典阁，这也可以从侧面反映出到了咸丰朝盛京所储藏的玉牒数量的庞大。

5 结语

从《黑图档·咸丰朝》入手，对咸丰朝盛京地区各种形式的文书档案管理机构进行梳理，可以发现这些文档机构在盛京地区的文书档案管理工作中发挥了重要作用。盛京各衙署都能够依据自身的机构特点设置一定的文书档案管理机构，这些机构在咸丰朝也得到了日臻健全和完善，这些机构为今天大量清代档案的留存做出了重要贡献。盛京皇宫内的凤凰楼、崇谟阁、敬典阁作为皇家档案的保存地，经过前几朝的发展，到了咸丰年间，早已具备了皇家专门档案馆的性质，更是把古代皇家档案馆的建设和管理推向了新的高潮，里面保存的皇家档案也成为了我们今天宝贵的历史文化遗产。但是，由于时代的局限性，在咸丰朝盛京地区的文书档案管理机构普遍缺乏专职性，极易造成这些机构的职能混乱，对此我们应该从历史的角度辩证地看待，更应该在我们今天对文档機构的管理中引以为戒。

*基金项目：本文为2021年国家社科基金“《黑图档·档案房》档案整理与研究”（项目编号：21BTQ015）阶段性研究成果。

参考文献：

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[3][30]赵彦昌，王睿嘉.《黑图档》中的盛京皇宫凤凰楼[J].北京档案，2021（09）：46-48，46.

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[6]辽宁省档案馆藏盛京内务府档，盛京内务府为档案房呈请领印泥材料及档案纸张事咨盛京户部，乾隆二十九年，档号JB008-01-001206.

[7]辽宁省档案馆.黑图档·嘉庆朝（06）[M].北京：线装书局，2016：382.

[8][10][11][12][15][22]辽宁省档案馆.黑图档·咸丰朝（14）[M].北京：线装书局，2016：112，226，225，186，356，74.

[9][21]辽宁省档案馆.黑图档·咸丰朝（15）[M].北京：线装书局，2016：100，109.

[13][14][19][23][25]辽宁省档案馆.黑图档·咸丰朝（02）[M].北京：线装书局，2016：251，267，296，273，94.