文/张 蓉

为应对新挑战，推动基层档案馆（室）档案工作实现新进展，为档案管理工作者从事机关档案工作提供操作指引，如何在较高层次上开发馆藏档案信息资源，更好地服务基层档案工作，是每个档案业务工作者面临的重要课题。为适应档案业务工作宣传报道，开发档案馆（室）历史档案的需要，正确编写好馆藏“专题档案介绍”资料，成为基层档案馆编研部门的一项重要工作任务

如何编写馆藏“专题档案介绍”是一个重要的课题。本文对此专项工作进行了研究与探索，愿与大家进行切磋与交流。

一、做好馆藏“专题档案介绍”的现实意义

什么是馆藏“专题档案介绍”呢？是指依据本档案馆馆藏实际档案各个全宗专题档案内容、类型，综合分析确定的馆藏某立档单位某一专题档案内容情况的一种档案检索工具，是为馆藏档案业务管理、提供利用、宣传报道作参考的一种史料。编写好该史料的主要目的是向广大从事研究历史档案的利用者指引有关本专题内容档案材料在本馆藏中的文件数量、主要内容性质及馆藏分布情况，以便使来馆查阅的利用者快速顺利查阅利用，故又可称为“馆藏专题档案指南”。但“专题档案介绍”“馆藏全宗指南”“专题档案概要”“专题档案目录”等参考资料和馆藏档案检索工具，各自有其相似之处，但也有不同点。“专题档案介绍”同“专题档案概要”共同点都是以“专题”内容档案为介绍对象，区别之处是“专题档案概要”主要编辑记述的是本专题档案的全部内容，涵概本馆藏中所没有的档案史料内容的介绍；而“专题档案介绍”则重点记述本馆藏内所反映该“专题档案”的历史材料。“专题档案介绍”与“馆藏全宗指南”二者间的共同点都是以介绍档案实际内容为记述对象，不同点是，“专题档案介绍”是指一个馆藏内容的“专题档案”，突破了馆藏内容的一个全宗的范围，主要范围指本馆藏所有全宗，所涉及到本“专题档案”的全部档案内容都应当介绍；“馆藏全宗指南”，则对应的是馆藏档案的某一个全宗内容，必须按立档单位的组织机构沿革来介绍所在馆藏的档案内容。

二、“专题档案介绍”的具体构成和类型

对于档案业务工作而言，按档案专题介绍门类选题划分类型。“专题档案介绍”与“专题档案概要”在类型上是一致的，涵概了记述具体人的事迹类型的内容、记述事件的形成、爆发、到整个过程的结束的内容、记述物和记述自然现象的内容共四种类型。比如“记述某人事迹专题档案”史料的编写，就是根据馆藏所保存的本地区名人档案里某一行业人物类型中，人物个体突出事迹特征进行记述的专题人物档案史料记述内容；“记述事件专题档案介绍”，就是以馆藏档案全宗里某一类典型事件的形成、爆发、结束整个活动内容为题材，全面详细展开事件内容的介绍；“记述物档案专题介绍”，是以馆藏全宗档案里某一地区的名、优、土特产品、历史文物等为记述档案内容展开介绍；“记述自然现象专题档案介绍”，就是依据馆藏全宗档案里有关自然现象、地理特征、自然灾害等内容进行记述的专题史料。馆藏全宗“专题档案介绍”编写内容、类型、特色多样，档案工作者应充分依据这一多样性显著特色，在编写方式、方法上，要因编写题目中心内容而定，突出各自主题介绍的特色重点内容展开介绍，绝不能理解为相同内容专题档案介绍。“专题档案介绍”“专题档案概述”，前者是以专题档案概述的档案史料内容分别介绍馆藏重点档案具体内容的情况，后者则是简要地说明该馆藏档案专题方面的内容即可，两者间既有共同点也有质的区别。

三、编写“专题档案介绍”的具体步骤和方法要求

编写“专题档案介绍”具体步骤：首先是依据馆藏全宗档案内容专题档案介绍制定总标题，这是中心步骤。一般总标题拟写方法应为专题名称加档案介绍字样即可。例“馆藏XXX事件档案介绍”资料；“馆藏XXX产品档案指南”等资料。第一序言部分：应简述本档案专题介绍的性质、编写主要目的是什么、该专题分布在馆藏档案哪几个全宗里、档案具体数量有多少、具体到馆藏档案的哪几个类型档案内容。第二目录部分：具体可分为唯一专题档案内容的目录和多专题档案内容目录两种形式。唯一专题档案目录，一个专题档案装订一册，其目次分章、节层次，章中包含“专题档案概述”“专题档案介绍”等。第三说明和附录：在专题内容介绍时，如果一个“专题介绍”篇幅较小，还可以若干个专题内容合订一册。特别要说明的是正文部分，主要有“专题档案概述”和“专题档案介绍”两部分，其一“专题档案概述”主要叙述本专题的主要档案内容和意义；“专题档案介绍”则依据概述所列举专题档案在本馆藏档案内的实际分布情况，按全宗、类别两个层次进行具体说明。在一个类别里，对所涉及到的全宗档案内容，按全宗顺序逐一介绍各个全宗的具体内容、有关档案在馆藏档案里的情况，即全宗号、全宗档案名称、组织机构概況、本全宗内馆藏档案文件数量、有关重要文件标题、文件所属的门类、该文件所在卷、册、盒情况、文件版本形式、完整程度、文件价值、反映本专题档案的意义作用、文件开放情况等。如果某一个专题、类型档案在馆藏档案中所涉及文件数量较多，可按主要件和次要件步骤分别介绍。主要件即直接反映本专题档案内容的文件材料情况，次要件为反映本专题档案内起辅助作用的文件材料内容。“专题档案介绍”说明与附录内容：说明即简要说明本“专题档案介绍”需要说明的主要问题；附录主要是对需要注释的重要文件用语进一步说明。

四、编写馆藏“专题档案介绍”应遵循的原则及标准要求

1.编写“专题档案介绍”的目的

“专题档案介绍”是为提供利用和宣传报道服务，以发挥馆藏档案的现实作用，因此，编写好馆藏“档案专题介绍”是做好本职工作的积累，在此，编写者在编写选题上要选择馆藏档案中有现实意义和历史意义、具有一定代表性的专题档案作为介绍对象。

2.编写“专题档案介绍”呈现的局限性

馆藏专题档案介绍局限馆藏重点档案介绍，所以介绍的对象只限定在本馆藏档案所能反映的专题档案内容。只有遵循这一局限性的原则，才能充分显示出本馆藏档案特色。

3.编写“专题档案介绍”的条理性

即介绍的馆藏档案专题内容必须条理清晰、层次分明，内容、类目间不能重叠、交叉，以免利用者产生误解，难以查找，应努力做到及时、准确、方便为利用者提供该馆藏档案之目的。

4.编写“专题档案介绍”应掌握标准的规范性

即介绍所引用馆藏档案的档号、术语、全宗、目录号、案卷号等应符合国家档案局规范的标准和本馆藏档案的实际编号要求，不能随意改变，以免使利用者及管理档案工作者误判。

5.编写“专题档案介绍”应掌握内容、类型、术语的配套性

方法是先把选出的有关馆藏档案内容的专题按标题重要程度先后顺序填制成卡片，随后把卡片上的内容按类别进行系统分晰、判断、排列，按照排列内容先后顺序编辑出所需要的“专题档案介绍”史料，而卡片则成为编辑的专题卡片，这时可直接用于检索编制“专题目录”，所以编写“专题档案介绍”可与编制卡片目录实施配套进行。