吴秀霞

◆摘  要：大数据技术为档案管理提供了新的机遇，但是也为其带来了一些挑战，要想提升电子档案管理的有效性，就需要对大数据技术进行科学分析与应用，并构建完善的管理措施。基于此，就围绕这一方面内容进行了分析与探究，总结大数据技术为档案管理带来的机遇与挑战，并结合实际情况提出一些电子档案管理的措施。

◆关键词：大数据;电子档案管理;机遇;挑战;措施

一、引言

大数据技术推动了档案管理的智能化发展，满足了很多人员的档案需求，也实现了档案信息的高效传递与输送，对档案管理中所面临的传统风险进行了解决，但也为电子档案管理带来了新的挑战。在新时代下，地勘单位要辩证看待大数据技术，充分结合单位档案管理的现实情况，对先进技术进行运用，并进一步健全和完善档案管理体系，以促进电子档案整体管理效率和质量的提升。

二、大数据时代下电子档案管理所面临的机遇

（一）档案资源能够得到综合运用，提升管理效果

在大数据时代下，各种数据信息出现了几何式增长态势，单位档案信息的数量和种类也日益增加，导致档案管理者面临着较大的工作压力，传统的纸质档案管理模式已经难以符合现实需要，所以如何对档案管理模式进行创新成为了重要问题。通过运用先进的互联网技术，对档案进行电子化、数字化管理，则能够帮助管理者降低工作压力，提升档案管理的有效性。在大数据时代下，档案管理者还可以运用新技术对档案信息进行高效传输、归档、查阅、检索等，各个信息需求主体都能够在短时间内对档案信息进行调取和运用，满足了个性化发展需要，也使档案信息的价值得到了最大化发挥。此外，通过大数据等先进技术的运用，还能够对单位中的各项档案信息资源进行整合，实现对各种资源的集中处理，特别是通过构建数据库，能够一站式对单位档案信息进行管理、共享、运用等，构建新的数字化、共享化的电子档案管理格局，将过去传统的信息孤岛效应打破，大大提升了电子化档案管理的时效性。

（二）档案管理成本被降低，保存年限无限期延长

在大数据时代下，电子档案管理模式逐渐开始向智能化、科技化以及信息化等方向发展，打破了传统状况下纸质档案管理的局限性。第一，电子档案信息通过数据化、数字化等方式呈现出来，能够便捷地保存至硬盘中、U盘中或者计算机终端上，这就能够使档案管理的成本得到降低，不用再花费较多的资金设置专门的档案储藏室，适应力未来档案事业的发展需求;第二，在传统模式下采用纸质方式对档案进行管理，受诸多客观因素影响，对温度、湿度、防火等工作要求较高，需要降低化学或者物理变化的影响。很多时候因为受到这些环境因素的影响，档案容易受到损毁，无法确保档案信息的安全性。但在科技发展下，这些问题可以有效应对，且还可以降低环境上的投资，使保存年限被延长;第三，将大数据技术应用到档案管理当中，可以实现信息的有效存储、共享，有助于单位更好地开展各项工作，特别是在现有情况下办公自动化过程中，电子档案管理更可以适应信息化办公的需求，使整体工作流程得到缩短，促进档案传输效率和质量的全面提升。

（三）实时更新，提升档案信息的完整性

纸质档案管理较为繁杂，完全利用人工进行管理，通常需要耗费大量的时间、精力，而且无法实现信息的及时更新、完善，且任何一个环节出现问题，均会影响到最终的档案管理质量。大数据时代下，档案信息化建设有效解决了这些问题，系统可以自动化对档案信息进行搜集、分类、存档等，且还能够根据各个部门的实际发展情况对档案信息进行实时更新，确保档案库中的档案信息都是最新的，使整体档案信息的完整性得到保护。

三、大数据时代下电子档案管理面临的挑战

（一）法律规范挑战

大数据时代下电子档案管理工作的有效开展，离不开科学的法律规范做指导，但当前我国有關的电子档案管理法律规范却并不完善，缺乏对电子档案管理的有效支持。现行的《档案法》中很多内容都是与纸质档案管理有关的，这些内容较为滞后，已经不适应新时代下电子化档案管理的需求。虽然其中有部分信息是针对于电子档案管理的，但是这些信息并没有对电子档案的法律效力进行明确，且没有对电子档案的开放利用、存放标准等进行规定。现实中电子档案开放的需求不断提升，很多工作都需要涉及到档案查阅，但因为缺乏明确的法律规范，所以电子档案安全问题、秩序问题等无法得到保障。未来随着大数据技术的快速发展，这一方面问题会更为凸显，这也是电子档案管理所面临的重要挑战。

（二）技术挑战

技术挑战也是大数据时代下电子档案管理所面临的一个重要挑战，由于电子档案管理将大数据技术、互联网等作为基础，所以对档案管理者提出了较高的技能要求，其只有具备先进的互联网技术，能够运用多种途径对档案信息进行管理，才能够使电子档案管理取得理想的成效。但当前我国很多单位档案管理者都面临着互联网技术技能不足的问题，他们虽然能够运用简单的互联网技术，但是缺乏对这一技术的钻研和分析，难以掌握更为先进的技术，这导致电子档案管理工作无法被深入推进，现有的工作仅仅是将传统的纸质化管理搬到了电脑上，无法取得理想的效果。

（三）安全挑战

电子档案管理虽然相比于传统的纸质档案管理具有诸多优势，但是因为其将互联网技术作为基础，且涉及到互联网档案信息系统的运用，而互联网具有较高的开放性特征，所以也面临着较大的安全隐患，如果在实际管理中难以提升安全管理意识，构建科学的安全管理体系，那么很容易导致档案信息被盗用、篡改等。当前我国很多单位虽然开展了电子档案信息管理工作，但是工作者却存在明显的安全意识薄弱问题，他们难以运用科学的技术对档案信息进行管控，单位缺乏安全管控体系，导致电子档案信息处于“弱保护”状态，安全隐患层出不穷。

四、大数据时代下应对电子档案管理挑战的措施

（一）构建科学的法律规范

法律规范是电子档案管理的基础，为了提升电子档案管理的有效性，我国政府应当对这方面的法律规范进行完善和健全，使之符合现有企业单位的发展情况。第一，可以在现有的《档案法》中增加电子档案管理有关的内容，明确规定电子档案管理的流程、思路、方向等，且还要对电子档案管理行为进行鼓励，推动这种管理方式的普及。立法部门还要对电子档案管理工作进行详细分析，总结其中所面临的常见问题，并采用立法的形式对这些问题进行汇总，提供指导。第二，构建奖惩机制，对于电子档案管理成效显著，作出突出贡献的单位进行奖励，而对于电子档案管理不完善，不能严格依据规范约束行为的单位进行惩罚，促进电子档案的开放和运用，切实对其作用进行发挥。

（二）加强技术创新

大数据时代下对电子档案进行管理，需要档案管理者有较高的技术水平，这就需要加强学习，不断进行创新。第一，单位要对档案管理者定期开展培训，主要培训内容为电子档案管理有关的内容。例如，可以聘请经验丰富的互联网技术人员到单位中为档案管理者开展培训，为其传输大数据技术的运用知识，讲解电子档案系统的功能，包括先进的电子化信息技术等，帮助档案管理者不断提升自身的技术水平，更好地对系统进行挖掘。第二，档案管理者定期自主利用业余时间进行学习。在新时代下，各个行业都处于不断变化的过程中，档案管理工作也处于变动中，档案管理者如果不能及时进行创新，那么就会滞后于时代的发展变化，所以要充分运用业余时间开展学习，多钻研新技术、新系统，不断推动档案管理水平的提升。第三，单位构建科学的激励措施。为了推动档案管理者创新工作，提升其档案管理的水平，单位要构建激励措施，鼓励档案管理者自主开展学习，或者为其提供机会，将其送往有关的机构中参与学习，并定期对其知识技能进行考核，根据考核结果进行奖惩。如此能够使各位档案管理者都形成竞争意识，更好地开展学习，提升大数据时代下电子档案管理的水平。

（三）构建安全管理体系

大数据时代下还要对电子档案管理提升安全意识，构建科学的安全管理体系，这也是适应电子档案管理需要的重要途径。一方面單位要构建科学的安全管理体系，对电子档案管理系统进行加密，或者构建防火墙，采用多种途径做好安全屏障;另一方面强化档案管理意识，树立档案信息安全管理理念，在实际工作中从多方面出发开展安全管理工作，不放过每一个细节，切实使电子档案管理更为高效，降低不和谐的因素。除此之外，明确岗位职责，完善岗位细则，确保每一位档案管理者都能够在合理的任务下开展工作，避免出现责任划分不清晰、岗位安排不合理等问题。只有如此，才能够使档案管理者提升满意度和忠诚度，更好地对电子档案管理工作进行规划，切实降低档案管理的风险。

五、、结语

大数据时代下档案管理与传统模式下档案管理存在很多区别，这种区别不仅仅表现在档案管理方式、技术、流程等方面，同时还表现在档案管理结构上和责任分配上。为了应对大数据时代下档案管理的新需求，不断提升电子档案管理的效果，相关单位应当对档案管理者加强培训，提升其对电子档案管理的责任心，树立安全管理意识，构建完善的档案信息化管理体系。科技发展下，网络信息技术已经实现了与档案管理之间的有效融合，为档案管理注入了生命力，作为档案管理的新方式，未来这一档案管理方式将会发挥更大的作用，得到更多单位的青睐，因此，在档案管理方面，必须要与时俱进、开拓创新，积极构建现代化档案管理体系，完善档案法规，营造良好的档案管理环境，推动档案现代化发展。

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