杨勇

摘要：随着科学发展与社会日益变革的思想观念，以及大数据时代对传统档案管理方法产生了巨大影响，基层人民政档案目前的科学管理方法和经济社会发展要求，已经无法满足。新形势下的民政档案保管工作，将充分运用现代信息技术管理档案，对档案保管人员培训现代信息管理技术，使档案保管的方式方法更加优化，与基层档案管理现代化和大数据管理时代的发展相适应。本书研究与实验相结合，根据基层的民政档案保管方式分析情况，对基层档案保管方法的创新问题进行了初步研究。

关键词：民政档案管理;管理现状;创新策略

引言：同国家档案一样，基层民政档案虽然只是单纯的表现形式，却有着复杂多样的内涵与类型。市县区民政局虽然对基础民政档案进行统一管理，但它同时承担了老年人社会福利、最低生活保障制度、公益、优抚、社会救助、住房安置、社区救济等更为广阔的工作范畴，同时作为基础管理部门以及部分符合国家规定的基础民政档案管理，严格地按照国家的有关规定和地方档案管理规章制度，对基础民政档案按照民主科学原则加以管理。

一、民政档案管理现状及存在的问题

1、系统档案条块分割，难以形成信息集聚效应

由于中国民政系统采用条块管理工作制度，各个民政厅门均隶属于当地的机构主管和财务管理，从我国民政厅到各乡镇、街区的民事工作人员，各种专门文件档案均散落在各层次的业务管理部门，既加重了行政部门的现实负荷，又构成了一座座信息资料孤岛。现行的民政档案层层划分模式，既约束了对民政档案信息资源实行科学性、规范性、国家标准的集中管理，又限制了档案资源管理的数字化和网络化管理进程，更无从满足信息时代发展下档案管理的信息化、虚拟化和互联网的经济社会发展新要求。

2、机关档案多头分散，尚未实行综合管理

目前，中国各级民政部门普遍尚未设有专门的档案保管部门，也没有实行全国集中统一领导的综合档案保管模式。机关档案局（室）只承担了机关文书和极少部分专业档案的管理工作，各专业档案一直保持着多头管理，散乱存放的局势。但鉴于各专业档案保管机构普遍存在的基础设施不健全，管理工作不专门，管理工作不规范，数字化、信息化运用水平较低，管理平臺千差万别等现实问题，既导致了对社会公共资源的巨大耗费，又不利于民政档案保管的国家标准、规范性和信息安全，更制约着对民政文档信息资源的综合利用。

3、档案基础设施落后，缺乏专业管理队伍。

因为中国各级政府机构对民政档案管理工作的重视程度不一，政府财政投入差距也很大，且馆室建筑规范标准有所不同，使得中国各级民政文档数据库系统的软硬件技术体系建设千差万别，水平不齐。部分地方基层单位的档案保管机构既无专门仓库，又无专职人员，对档案管理工作和使用存在着较大的随意化和盲目化，档案信息短缺和破损的现象时有发生。此外还有部分地方，仍然停留在简单的纸质文档保管时代，无法严格执行有关档案管理的九防规范，从而出现了巨大的安全隐患。

二、推进基层民政档案信息化建设的对策与建议

1、健全机构、明确职责，加强组织领导

充分认识抓好民政机关档案信息化建设工作的重要性，抓住了民政工作机关信息化建设与档案事业的蓬勃发展特点。注重档案信息化网络建设，组成了档案信息化建设的领导班子，分工清楚、责任到人，使档案信息化建设工作进入了快车道。根据实际情况，研究制订了档案信息化建设发展计划。有目标，有任务，有具体举措，以加强建立全国档案信息化标准规范体系的技术力量。

2、加强培训，提升人员的信息化运用水平

把档案与信息化事业建设中涉及的计算机技术应用知识、数字化信息技术知识、互联网信息技术知识、现代管理信息技术知识等纳入全国民政档案工作知识更新与继续教育的工作规划;强化了对档案业务人员使用新科技、新设备、新方式的技术培训，进一步普及信息化知识，培养档案业务用户了解和使用现代化技术的技能，进一步扩大了民政档案保管工作人员的知识面。

3、完善基础，加快与业务应用系统的有效衔接

将民政档案信息化融入民政部门的总体发展布局中，即以数位民政工程为依靠，着力推进数位民政的基本环境体系建设、信息技术应用系统构建、管理体系构建和行政决策体系构建，充分发挥已有技术基础，进一步强化民政部门信息系统资源融合力度，大力推进信息系统资源共享与服务合作，逐步完成档案信息系统和各应用系统电子文档数据的网格收集与自动存档，实现信息数据整合与无缝连接，增强档案信息化运用能力，进一步完善安全制度体系建设。

4、规范管理，大力推进档案信息资源建设

按照室藏档案数字化建设需求，已形成了公文归档、专科文档财务归档、技术设备档案、特殊载体档案等各种类型别文档的编目与数据库系统，同时运用虚拟数字档案室系统实现了公文归档、专项归档、机械设备财务归档、图片归档、物品归档等的全文挂接，并逐渐实现国家室藏文档数据库系统、档案文件一级编目、案卷设施一级目录数据库的建设。根据国家级示范数码档案室建设管理考核规范的有关规定，对工作中开展具有长期使用价值的政府公文归档和民政专业人员保存年限为永久、长期（30年）的政府档案等开展全文数字化扫描检查和登记备份管理工作，对财务归档年会计报表、图片归档、物品归档等开展数字化扫描检查，运用虚拟数字室系统开展全文挂接管理工作，并通过密码授权的方法实现对全文数据资料的检索和使用。对民政工作中重要活动的摄像、摄影，进行技术加工处理过程，实现对馆藏中所有录制、视频、图片等档案的技术加工处理过程，并纳人数码档案室平台管理系统。

结束语：总之，基层民政档案工作在现阶段实行的科学管理方法已和新时代要求没有充分符合，同时在民政档案管理工作中也没有全面的行为规范和科学规范的规定，将严重影响基层民政档案保管效果。由于社会逐渐步入信息时代，在民政档案管理中应强化对新型计算机技术的运用，对档案工作实行现代化软件管理，并通过对职工强化培训信息技术人才，使其职业素质和实际能力进一步提升。

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