内蒙古地区高校档案信息化管理中存在的问题与对策

2022-02-07杨婷

内蒙古科技与经济 2022年14期

杨婷

(内蒙古财经大学，内蒙古呼和浩特 010070)

1 内蒙古地区高校档案信息化管理工作中存在的主要问题

1.1 缺少信息化管理方法

随着网络信息技术与电子信息技术的不断发展与进步，高校的档案管理工作也开始运用网络技术与信息技术加强对档案的管理。但内蒙古地区的很多高校对于教学档案的管理缺少必要的基础设施设备，相关的档案管理软件与计算机、扫描设备等并未完全普及应用，使得这些高校的档案信息化建设水平十分缓慢，严重影响了档案管理工作质量与效率[1]。另外，由于内蒙古地区高校对于档案的查询、信息资源的收集与整合等并没有形成系统化、网络化的管理平台与管理系统，其数字化、信息化档案管理水平有待提高，导致内蒙古地区高校档案信息的开发与利用都得不到深入地开展。

1.2 教学档案管理人员综合素质能力与专业技术水平有待提高

电子信息化档案管理工作形式的出现，一定程度上对于档案工作人员的工作能力提出了更高的要求。随着信息化技术在教育教学领域的普及应用，内蒙古地区高校加快了对档案信息化的建设。但是，由于高校对于档案管理工作人员的计算机技术培训工作落实不到位，导致很多档案管理人员的实际工作业务水平和实践操作能力与岗位不相匹配。再加上部分高校并没有配置专业的档案管理工作人员，基本上都是教务工作人员与领导层人员一人兼多职，岗位变动与人才流动较为频繁，在没有系统的培训环境基础下，档案信息化建设与新技术的应用发展节奏不一致，很大程度上阻碍了高校档案信息化管理水平的进一步提升。

1.3 缺少资金投入，阻碍了档案信息化建设与管理水平的进一步发展

内蒙古地区高校在开展现代化的信息技术管理实践时，需要将信息管理系统应用于学校的各个领域中，这就需要使用大量的资金购入各种先进的仪器设备，有效满足档案信息化管理模式的实际需求。比如购买网络设备、计算机、大容量存储设备及软件平台等[2]。但是，内蒙古地区的很多高校的档案管理资金主要依托于政府的财政预算拨款，这对于资金耗费较大的先进技术与设备来说是远远不够的，很难满足高校档案管理信息化的实际建设与发展需求。

2 提升内蒙古地区高校档案信息化管理的重要对策

2.1 积极创新管理理念，增强档案管理人员的全员档案意识

社会新形势背景下，内蒙古地区各高校的领导人员与档案管理人员要切实加强对档案管理的信息化建设，有效树立全员的现代化先进档案意识，积极创新与转变传统的高校档案管理模式，有效促进各高校档案信息化的科学、规范化建设。通常情况下，为了有效实现信息化服务学校的最终目标，高校应增强高校档案管理部门对大量数据资源信息的有效存储与快捷应用，尽可能地提升信息技术与网络手段对相关信息资源的查询与统计、分析等，从而创造良好的先决条件。

2.2 积极拓展资金来源，增强档案信息化建设的经济保障

高校档案信息化建设需要依托于各方社会力量进行完善。高校的档案信息化建设资金不能仅单一地凭借政府的各种财政预算拨款，还需要借助于社会各阶层的力量不断拓展资金的来源，从而为高校档案管理基础设施配置更加齐全、完备的软件设施与基础硬件设施，尽可能地顺应当前的时代经济发展水平，有效推动内蒙古地区高校的档案信息化建设与信息化管理水平提升[3]。当前，高校的档案管理部门应当将档案信息化工作归纳到电子政务建设规划中，充分吸引更多的社会各阶层加入高校档案信息化建设的资金拨款活动中，为高校的信息化建设与管理提供更加殷实、可靠的资金保障，有效增强筹集资金的利用率。

2.3 不断完善与优化档案信息化管理机制，提升档案信息化建设的规范性

随着高等教育的多样化发展，高校的档案管理工作也变得日益复杂起来。新课程教学改革背景下，只有加强对高校档案信息资源的高效利用，才能够在高校管理工作中充分发挥出档案的价值作用，有效促进高校的规范化管理。档案信息化管理工作的有效实现作为开启档案信息高效利用的重要前提，需要高校加强对档案信息收集整理信息化、档案信息资源的查询与检索自动化工作落实，有效推动内蒙古地区高校档案信息的高效化管理[4]。一方面，通过档案管理工作与网络技术相结合的手段，有效增强高校各项管理工作的落实情况、高校科学研究成果及高校教学工作实效性等，全面提升高校的档案管理信息化建设水平；另一方面，通过构建标准化、科学化的高校档案管理制度体系，依托于现代化的高校档案管理办法规则、档案管理工作规范及档案实体分类法则等，有效约束与指导地区高校的档案管理行为，为全面制定与完善适用于自身学校发展与管理工作的档案管理规章制度体系提供基础的保障。

2.4 创新档案信息化建设的管理手段与形式，强化档案信息化管理实效性

科学技术的普及与应用，有效加速了内蒙古地区高校纸质版档案的数字化建设与发展。同时，互联网与计算机软件的应用也为高校档案的网络化、信息化建设与发展提供了可靠的技术支撑。高校应该加强对档案信息化、现代化基础设施建设的资金投入，有效融入先进的计算机技术增强高校档案管理工作质量与效率，构建更加完善、系统的高校档案管理信息化服务平台，进一步提升高校的档案管理服务水平，全方位地推进内蒙古地区高校档案信息资源的共享性与利用率。

2.5 打造一支高素质、精技能的档案信息化管理团队，树立档案员的服务意识

内蒙古地区高校的档案信息化建设水平和管理工作实效性与档案管理工作人员的综合素质能力和业务水平有着直接的联系性。因此，高校要加强对档案管理工作人员的专项职业岗位培养与继续教育工作，积极借助于现代化、先进的档案信息化管理模式与思想有效促进高校档案业务管理水平的不断提升，为全面拓宽档案管理人员的思想高度与知识面深度奠定良好的基础。同时，还要做好对数字化档案管理工作人员计算机处理能力、计算机应用理论与计算机技能培训等专项训练，有效增强高校档案的服务意识与档案管理综合能力。