◇内江市人事考试中心 赵 爽

在科学信息技术的突飞猛进,数字信息化时代的大背景下，档案管理工作也随着时代发展的趋势,与信息技术手段相结合，逐渐实现信息化。近年来电子档案数量显著增加，这是对档案管理工作的新挑战，为适应新形势，档案管理人员需要掌握电子档案管理有关的管理方法。因此，必须根据电子档案的管理要求，研究强化档案管理防范工作的方法，提高电子信息档案的保密工作。

目前，数字信息化建设已经在档案管理工作领域全面铺开，在互联网信息环境下，人们也逐渐的对电子档案管理的保密工作作为重点工作进行看待，为此，人们采用全新的电子档案管理方法来进行管理。本文着眼于电子信息档案管理的重要性，剖析电子档案管理的保密工作中存在的问题，并提供强化电子档案的保密管理的详细办法。

一、电子档案管理的保密重要性分析

（一）确保档案管理的质效。

在档案管理工作中的一项重要内容就是档案的保密管理工作。如果采用过去那种人员参与度大、各方面成本较高的传统档案管理模式来进行档案管理，不仅导致档案工作的管理效率和质量水平达不到要求，还大大的增加了工作人员的劳动强度。为适应新形势档案工作的要求，可大力利用档案管理的信息化数字化技术方式，这样即有效提高了档案工作的质量和效率，也实现了传统纸质载体档案的成功替代。当然必须强化电子档案管理的保密工作，这样才能有效保护档案信息的安全，以防档案数据信息泄露。

（二）增强档案管理的安全性。

要用精细严密的态度对待档案管理工作，一直以来，传统的档案管理模式是将大量的纸质资料存放在有限的库房中，但是万一出现管理工作疏忽而发生灾害性问题，后果是不堪想象的。还有就是由于部分单位的档案管理工作强度的问题，存在多名人员同时管理档案的情况，也出现由非专业人士管理档案的情况。这些情况很可能导致档案管理工作的混乱，乃至于造成主要信息数据的外泄。因此，要想减少档案管理人员的数量，切实提升档案管理的质效，有效使得信息泄露情况的发生概率降低，只有通过档案管理工作数字信息化建设，实现档案信息由网络平台管理，才能得以实现。

（三）提高归档资源利用率。

档案管理工作是一项程序繁、内容杂的工作，要想实现分类处理信息资源的目的，可以充分利用数字信息化技术来建立相对应的数据资料，系统的整理和收集信息资源。今后有关部门要对制定的数字化档案资料进行网络访问时，只要出示档案管理人员的授权信息就可以进行操作，这样一来有效的提高了信息共享率。通过这种共享资源模式既能保证更好的安全性，也能够把数字信息化资源的优势更好地发挥出来。

二、在电子档案保密工作中遇到的问题

（一）信息化建设重视程度不够。

一直以来，存在部分单位的管理领导层对电子档案的管理工作重视程度不够，档案信息化建设资金难以落实，导致档案管理人员信息化建设意识薄弱，信息化设备设施严重滞后，长期下去，单位的档案管理工作一定会受到严重的影响，甚至导致后续工作无法开展。

（二）档案管理方式依然落后。

现在很多单位仍然采用质效水平低、归档信息数据使用率低的较为落后的电子档案管理方式。再加上信息时代的到来，各种形式的档案日趋增加，各个单位的档案管理部门依然采用传统的人工管理方式来进行档案管理，直接导致质效低下。也有部分单位在数字化档案硬件设施设备上进行了投入，但是没有建立一个完善的系统的数字化档案管理室，相关检索功能不够完善，在后期的档案检索利用上可能会有较大的困难。

（三）档案管理人员素质较低。

电子信息档案管理工作的质量直接受到档案管理者素质的影响。对先进的设备和平台不太熟悉，工作效率也会降低。特别是现在信息化时代的档案管理模式已不能与老式传统的管理办法相适应，因此当前的档案管理方法是亟待改革的。

三、做好电子档案保密管理工作的具体措施和方法

（一）规划处理档案资料。

档案管理工作最终必须与数字信息化建设相适应，随着信息时代的到来，电子信息档案日趋增加，管理人员必要要意识到电子信息化归档的重要性，并且要把其优势充分利用起来，在档案资料的分类和处理通过互联网形式来完成，才能提高管理质效。如果在后续的分类管理中采用传统的档案管理方式，很大可能增加劳动强度和出现管理问题，乃至引起更严重的后果。所以，只有建立完善的系统的数字化档案管理室，收集归档完善的电子档案数据资料，并能在后期的档案检索利用中充分发挥设备和系统的优势，才能有效的提高工作质效，更好的完成电子档案的管理工作。

（二）提升电子档案的整理质效。

为了更快的转变档案管理方式以适应信息时代的需要，做好这四点工作非常必要。一是要加大硬件设施设备投入，传统的人工为主的档案管理方式相比信息化管理方式存在非常明显的滞后。为确保在管理上提供便利，我们可以应该充分利用信息时代网络信息科学技术。因此，计算机等设施设备的配置、网络环境的安装及涉密处理是必须的。二是要立即行动起来，完成现有档案资源的转换工作，并把相应的数据资源保存在计算机设备上。三是要加强各单位之间的联系，保障数字档案管理系统功能健全。为实现电子档案管理数据资料的畅通对接，要在相关单位间建立和完善制度规范，确保程序的连贯性和统一性。电子档案管理系统是利用数字化形式来储存数据资料的，只有在相关部门之间建立稳定的系统，并由专人负责把电子档案的传递和共享工作做好，这样才能更好地系统地管理档案信息。四是要努力构建安全的运行环境。信息技术的运用有利有弊，它的发展为档案管理工作带来了便捷，同时也带来了木马病毒入侵和黑客攻击等隐患。再加上保证电子设施设备正常运转需要定期的做好维护和升级工作。所以，要保证电子档案管理系统安全运行，需要设置安装安全防护软件，并安排专人做好垃圾清理和病毒检测等日常维护工作。相关管理部门还要做好设施设备运维和升级工作，保证其正常运行。

（三）共同管理档案信息资料。

在单位档案管理工作上要利用好信息化建设技术，要尽可能的利用起数字化档案处理的效率优势，再之相关部门也要熟练的掌握档案数字化的运行流程。在各部门间要统筹协调，建章立制，确保管理制度统一，并且要促进管理人员间的相互协作，这样才能确保档案工作质效的提升。再是对管理人员的培训工作也是十分重要的，直接影响到增强档案管理工作的意识，把数字化技术的优势最大可能的运用出来。要建立完整的档案数据资料体系，既要把信息网络技术的优势运用起来，也要确保数据资料录入的正确率。要把档案数据资料的提升速度作为一个重要指标，最终实现传统纸质档案向电子化档案方向过度。要确保将来档案数据资源的相互交流，各单位在建立最新的电子档案管理系统的基础上，还要安装统一的、能够互联互通的管理运用程序。在保证档案管理体系统一的基础上，再将相关数据资料统筹管理，各部分由特定的部门管理。另外，对于电子档案数量多的特征，根据档案资料的重要性，可以分为各个级别，级别的不同对应不同的访问口径。在电子档案管理工作中，利用保密措施的多重性，能够提升数据资料的安全性，有效减少外泄风险，对档案管理质效的提高起到非常大的作用。

（四）加强专业人才培养。

要把加强专业人才培养作为保障电子档案管理的保密工作提升的重要环节，切实把信息化技术的优势与档案管理向结合，做好制度建设，落实管理责任，将保密意识贯穿到整个工作中。在设施设备升级换代中，要通过系统培训学习的方式对档案人员进行业务提升，这样才能把新设施设备的优越性最大程度的运用起来，有效提升工作质效。还有就是数字化技术也在不停的创新升级，及时对管理人员进行理论和技能培训，才能与时俱进，提高数字化档案管理水平。档案管理人员业务素质的高低直接影响到开展电子档案管理的保密工作的成功与否。因此，有效提高档案人员的职业素养是很有必要的，还要注重档案人才的综合素质是否达标。此外，相关档案管理人员还要加强档案业务的继续教育学习。要确保档案管理的保密工作顺利进行，还应在计算机等设施设备和网络环境上加大投入力度。

四、结束语

综上所述，做好设施设备的投入、建章立制等各方面工作，是能否顺利开展电子档案保密工作的必要前提。再是可以采取适当的方式方法，从硬件软件更新和专业人才培养等方面积极寻找创新思路，还要做好日常运维工作，最大限度的增强档案数据资料的安全性，有效提升档案管理水平和数据资源价值。