现代管理原理在党校图书馆管理中运用的探索和实践

2022-01-01中共宁波市委党校陈乐歌

区域治理 2021年22期

中共宁波市委党校陈乐歌

一、引言

目前党校图书馆的管理基本上是继承传统的管理模式。传统的管理模式是图书馆管理人员长期实践的经验积累，其优良传统值得继承和发扬。但随着形势的发展，时代的进步，我们要与时俱进，创新思维，开拓进取。作者认为图书馆内部如何进一步加强联系，人员分工如何更能发挥各自所长，明确划分岗位职责，优化考核制度，发挥激励机制的作用，加强信息反馈系统筹方面，尚有改进的余地，还有潜力可挖。为了更好地为读者服务，本人试图将现代管理原理引入图书馆的管理之中，对图书馆实施科学管理，从理论上作初步探索，并在实践中予以检验，本文抛砖引玉，如有不当之处，望读者和同行提出批评指正。

二、现代管理原理对图书馆实施科学管理的理论探索和实践对策

（一）什么是现代管理原则

现代管理原理是现代管理活动的规律反映。现代图书馆管理的基本目标是建立一个充满创造性和充满活力的自我适应系统，以使图书馆在信息爆炸和信息载体、信息流通渠道多元化的环境中，发挥高效功能，更好地为读者服务。

构成现代图书馆的基本要素，包括人员、资金、图书，物质技术设备（电脑、软件、柜架）、信息、时间、空间等，现代图书管理的基本要求就是研究如何正确有效地组织和处理上述要素及其相互关系，以实现图书馆的基本目标。指导管理者正确有效地组织和处理上述要素及相互关系的理论、思想、方法，即现代管理原理。这些管理原理都适用于当代图书馆的管理，自然包括党校图书馆。现在普遍承认和运用的现代管理原理主要有：系统原理、整分合原理、封闭原理、动力原理、能级原理、反馈原理等等。其中最基本的是系统原理、这也是现代西方最新管理理论的基础。

（二）如何运用现代管理原理对党校图书馆实施管理。现分述如下：

1.系统原理

“系统”，是现代科学中的一个重要概念。系统原理认为任何管理对象都是由相互依存、相互作用的基本要素结合而成的具有特定功能的有机整件，都是一个特定的系统。而这个系统又是它所从属的更大系统的组成部分。这是人类在漫长的实践过程中，基于对事物整体性或全局性的认识而形成的一种概念。系统是普遍存在的。社会是一个系统，党校是一个系统，党校从属于社会。党校作为一个系统是由学校各部门如教学、后勤、行政、安保、信息等要素（子系统）构成的。学校的这些子系统，又是一些相对独立的系统。因此，图书馆也可认作一个系统，而图书馆这个较小系统从属于学校这个大系统之中。图书馆作为一个系统，它由采购、编目、馆藏、流通、阅览等要素（子系统）构成。在现代管理中认为管理的各要素（子系统）都不是孤立的，为达成现代管理的最优目标，必须对系统运作过程和各种要素进行系统分析，这就是管理中的系统原理。在图书馆管理的实践中运用系统原理的关键，在于树立系统观念，也就是对于任何事物都要有全面的立体观念，系统作为一种思维方法，就要认识任何事物都不是简单孤立的，它既是若干要素组成的整体，又存在于更大系统之中，前面已提到图书馆是一个系统，但它存在于学校这个更大系统之中。因此，在图书馆管理过程中要从整体着眼看待部分，又要使部分服从整体，实行总体分析，综合管理。

在图书馆管理的实践中运用系统原理应把握系统的以下几个特征：

（1）目的性。不同系统有不同的目的性。系统的结构是按系统的目的性组建的。混淆了目的，必然导致系统内部混乱。图书馆是以为读者服务来确定结构、分配人员、安排任务、确定职责。图书馆要实行目标管理，各部门、各层次都有各自的目标，但要服从图书馆总目标，下一环节的目标是上一环节目标的延续。这样图书馆总目标到各部门、各层次、各环节的分目标形成一个目标网，成为一个以实现图书馆总目标为目的的目标系统，保证整个图书馆目标一致地运行。

（2）整体性和相关性。一个系统是由若干从属于它的因素（子系统）构成的整体，子系统和整体之间存在有机联系，子系统的功能与效率都会影响整个系统的功能与效率，而各个子系统的最佳状态并不能保证整个系统的最佳，因为整体的最佳状况是由子系统密切配合，综合平衡的结果。因此，我们要强调分工不等于分家，馆内各部门各环节要紧密联系相互配合，不能各自为政。

（3）层次性。系统是一个有序结构。系统的效率在很大程度上取决于能否分清层次。图书馆可分不同层次，每一层次都具有一定的任务和权责，明确相互关系才能促进各层次的人员协调和积极地发挥作用，从而提高系统的效率。

（4）环境适应性。系统对内相对封闭的，即具有内部自我调节和自我发展的功能；但这个系统对外又是开放的，它存在于一个更大系统之中，以图书馆来说从属于并存在于学校这个更大系统之中，同样学校这个系统存在于更大的社会这个系统之中，必然会发生跟外部的物质信息的交流。因此图书馆必须又有可能及时适应环境的变化，特别随着信息化、数字化、网络化、人工智能化等现代信息传播技术的发展，认识并把握瞬息万变的客观环境，适应读者复杂多变的信息需求，就成为图书馆生存和发展的关键，也是现代领导者的重要任务。

2.整分合原理和封闭原理

这两个原理均由系统原理推演出来的，也可称由系统原理派生的原理。

整分合原理。根据系统原理，系统是由一些相互依存又相对独立的要素（子系统）组成的，因此是可以分解的，因为系统各个要素（子系统）又存在相互联系，因而又是可以综合的，科学管理要求在整体规划下明确分工，在分工基础上有效地进行综合，这就是整分合原理。整体观点是大前提，分工是关键，没有分工图书馆也不可能成为一个有序系统，势必造成相互推诿，职责和职权不分的混乱局面。整分合原理落实到图书馆的管理之中，首先必须明确，图书馆的宗旨是为读者服务，学校的图书馆要为教学、科研、管理决策提供所需的信息，这是总任务，要完成这一任务，并非某一部门或某一环节单独可以完成，因此要将这个总任务进行分解，把具体的目标任务落实到各环节、各层次、各部门之中，为此必须明确划分各自的岗位职责，目前各校图书馆都制定有岗位职责，尽管各校在具体制定过程中可能存在某种差异，但其中必然可以找到共性的一面，个人认为各部门、各岗位的职责应包含以下内容：

馆长的职责:在学校党政领导下，贯彻执行党和国家的方针、政策，负责领导和主持全馆工作；贯彻“为读者服务”宗旨，为学校教学、科研、管理提供必要的信息资源；领导制订图书馆的发展规划、年度工作计划，组织实施并监督检查各部门、各环节工作落实和任务完成情况；负责内部机构设置，人事安排和各项工作考核工作；主持行政会议和政治学习；联系对外交流和领导学术研究。

图书文献资料采购人员工作职责：明确及贯彻图书文献资料的采购原则，即必须根据党校性质、教学对象、教学目标，从满足教学、科研、管理决策需求出发，逐步优化馆藏图书的结构，把握好学术性、时效性、权威性和实用性；及时了解和搜集读者的反馈信息，做到“货要对路”，把有限资金用在刀口上；了解国内外图书出版发行信息，通过各种渠道各种形式采购图书、报纸、杂志等文献资料，开展馆藏查访，了解馆藏结构，补齐补足缺少用书。

编目人员的工作职责：做好图书接收验证工作。新采购的图书由采购环节移交编目室时，图书和采购发票要一一对照，验收无误后编目室接收人员在发票上签字；写贴书标，盖好馆藏章、条形码；接《中国图书馆图书分类法》（简称《中图法》）进行分类和编录；做好入账工作，以作备查和盘存依据；完成编目入账工作后，做好移送工作，应开列图书移送清单，一式两份，交由书库人员验收，接收人员一一点验后签字，确保各环节交接清楚，有账可查。

书库流通人员工作职责：热情接待读者，语言文明、行为规范；及时准确做好图书出借和收回工作，借书时要帮读者检索，收出图书时要查验有无涂改撕页缺少书标、条形码等情况，如发生上述情况要按规定索赔；出借逾期不还的图书要催讨；如读者确定留阅应重新办理借阅手续；主动修补破损图书，移除不能继续流通的图书，经主管领导签字批准报销；出借图书遗失，照章赔偿。

报刊阅览室工作人员职责：热情接待读者；每日按时收取报纸杂志，并在当日完成验收、登记、整理、上架工作；定期下架报刊、移送过刊室；定期巡架及时整理乱架；加强期刊管理，防止读者不文明偷拿；了解读者需求和利用情况，反馈相关信息；做好阅读人数统计，清洁卫生，安全管理等工作；有保留价值的过期刊物、报纸做好装订保存工作。

信息技术工作人员职责：保障图书馆自动化集成系统、特色库系统、及各类数字资源的正常运行；维护图书馆网络安全，如出现网络故障应求助学校网络中心解决；做好机房服务器，储存设备及各工作用机的安全工作；定期做好病毒检测、杀毒等工作；定期检查电子图书馆机房的运行情况、检查备份软件运行情况，发现问题应采取措施排除故障；维护好电子阅览室硬件设备及软件系统安全运行，做好消防安全保卫工作。

电子阅览室工作人员职责：按时开放电子阅览室，确保读者的阅读时间；熟悉图书馆各种数字资源，解决读者使用过程中遇到的问题；做好磁带、光盘等非纸质图书借阅整理工作；严格按照计算机操作规程进行读者上机登记，确保操作准确无误，指导读者上机、上网及查询资料；做好业务统计、维护设备安全，做好安保工作。

在各环节各部门履行好各自的职责后，也达成了图书馆为读者服务这一总体目标的实现。由整体出发，通过目标分解，最后达成整体目标的实现，这就是管理的整分合原理。

封闭原理。图书馆对读者来讲是开放的，但内部管理是封闭的，这就是说任何一个系统内的各种管理机构之间、各种管理制度、管理方法之间，必须具有一种相互制约的关系，举一个例子，采购来的图书，需要编目室验收，编目室移交书库的图书，要书库接收人员清点签字接收，这就是一种制约。其实质是任何管理主体，管理活动同时又必须成为被管理的对象，受到必要的牵制。

3.动力原理。图书馆的管理工作，也必须有强大的动力，并且正确地运用动力，才能使管理过程持续有效地进行下去，这就是动力原理，它不仅是管理的“能源”，而且还是一种制约因素，没有它管理就不能有序的运动。动力的意义不仅在于使人运动，而且使被管理的人感到非运动不可。

在图书馆的管理中可以有三类基本的动力：

（1）物质动力。包括图书馆及其员工的物质利益和社会效益（读者利益），把员工的工作成果同物质利益联系起来，实行必要的奖罚措施是十分必要的，也是十分有效的，本人了解到有的党校在这方面还制订了详尽的奖罚规定。但本人认为物质动力不是万能的。过份地、极端地夸大物质动力的作用，滥用奖励，会引起副作用，必须把握好尺度。

（2）精神动力。包括信念激励，不忘初心、牢记使命，奋斗百年路，启航新进程，为实现中华民族伟大复兴的中国梦，自然地会激励馆内员工努力工作，当然精神激励还应包括表扬、奖励、荣誉称号，提升职务，晋升职称等。精神动力不仅可以弥补物质动力的缺陷，而且本身就是一种强大动力。精神激励方法来源于西方的“行为学派”，美国心理学家马斯洛提出需求层次理论，他认为人的需求是有层次的，人的生理需求；若要生存必需有饭吃、有衣穿、有房子住、出行方便。满足人们基本需求之后，追求更高层次需求，如安全需求：心理上和物质上的安全保障，不受伤害，职业有保障，有社会保险、退休金等。社交需求：需要友谊和群体归属感。尊重需求：包括要求得到别人的尊重和本人内在的自尊心。自我实现的需求：感到对生活工作十分有意义。所以管理者要运用好激励机制，给馆内员工注入新的动力。精神动力和物质动力结合起来就会产生巨大的威力。

（3）信息动力。信息动力的作用在步入“信息化社会”以来，其强大作用日见明显，特别电子化、网络化、人工智能、自动化技术的应用，外部世界大量的政治、经济、文化、科学技术的信息可以较易地获取，在图书馆内部各部门、各层次协调运作也要靠信息交流得以实现。

在图书馆的管理过程中，动力要正确运用，不能正确地运用动力，不仅会使效能降低，而且会起相反的作用，所以在运用动力原理时要把握好以下几点要求：

（1）要综合地协调地运用三种动力，根据不同对象、不同时间、不同地点、不同条件，选择不同的动力组合结构。

（2）正确处理个体动力和集体动力之间关系，把个体动力溶合在图书馆发展目标之下，使个体动力同方向发展。

（3）妥善运用暂时动力（如表扬、奖励）和持久动力（馆内员工的培养教育）结合，既要及时用暂时动力推动本期工作，也要着眼于持久动力，做好图书馆的基础工作，发展馆内员工的专业教育。

（4）掌握好各种刺激量的界限，量不足、量过大都会影响动力，要充分注意同一时期各兄弟单位之间的横向对比，同时注意对一个单位一个员工不同时期的纵向对比，注意刺激量的实际效应。

4.能级原理

能是物理学中的概念，能是做功的能量——本领。每个人的能量有大有小，把能量按大小排列，犹如梯级，所以叫能级。在管理对象中，机构、人员、制度、方法都有一个能级问题。在图书馆管理工作中要按人的专业水平、技术特长、工作能力、个性特点安排到适当岗位上，使才能相称，这样一种人员结构安排，才能发挥不同能级的能量，才能保证结构的稳定和有效。

运用能级原理要注意以下几点：

（1）能级的确定必须保证结构的稳定。各部门各层次人员配置和其任务要求相适应，不要使馆内人员工作负担倚重倚轻。

（2）对不同能级赋予不同权力和责任，责、权、利要对应。

（3）不同能级应动态对应，各个不同岗位有不同能级，各个人也有不同才能，应当使不同才能的人安排到相对应的不同岗位上，同时人的才能和专长是在不断变化的，所处能级也应改变，实现动态对应。

5.反馈原理

反馈是控制论的一个基本概念，也是管理过程的一个普遍要求。它是指控制系统把信息输送出去又将其作用的结果返送回来，对信息的再输出发生影响，起到控制作用，以达到预期目的，这就是管理中的信息反馈，利用反馈信息，了解已发生的情况，以此来调整未来的行动，以达到控制的目的。作为图书馆的输出信息，主要载体包括纸质的图书、报纸、杂志和非纸质的电子类书籍和互联网信息来实现的，所输出的信息被读者接收后，会作出评价，对信息的内容、数量、质量、方式方法是否满意，还有什么要求，通过各种渠道可得到反馈，图书馆的管理者要注意搜集各种反馈信息，读者和用户如若满意，我们可以照原来工作计划继续执行，并强化它，如果读者和用户不满意，我们需要分析原因，调整我们的工作计划，使我们的一切活动纳入符合读者和用户要求的轨道上来。以本校实践来说，取得反馈信息的渠道是多元的，借书还书工作场所、阅览室工作场所等工作人员搜集的信息；馆内采编人员和其他工作人员分工定期或不定期深入学校各处室、各教研室、在校学员中间听取对图书馆各项工作的意见，对这些第一性的反馈信息，我们要格外重视，以此来调正改进今后的采编工作。

图书管理中运用反馈原理的要求：

（1）要灵敏。反馈的速度要快，及时了解读者反映，时间延误，利用价值势必下降。

（2）要准确。要掌握并反馈读者用户的真实意见，以便准确作出调节和决策。

（3）要适用。要防止反馈信息匮乏或事无巨细不加筛选的无效信息，无效信息泛滥，必然造成浪费。