河北省地矿局第九地质大队 苏丽萍

事业单位作为重要的政府组织机构[1]，在推动服务民生、促进社会发展中发挥了重要作用。档案记录了社会发展、机构演变和个人成长三个维度的历史，将档案资料维护好，对社会发展具有重要的意义[2]。随着信息技术的突飞猛进，事业单位迎来新的发展机遇和挑战，事业单位档案管理工作在单位发展过程中产生巨大的影响，在一定程度上决定着事业单位在社会进程中的发展水平[3]。随着信息化水平日益提高，一系列国家标准、行业标准相继出台，档案工作规范化、标准化体系成为研究热点，也催生了档案工作规范化、标准化理论研究和实践利用研究[4]，这就要求事业单位档案管理工作必须积极规范技术手段，进一步加强档案管理工作的效率。但由于办公条件、资金经费、重视程度等一系列问题，相关研究、政策并未落到实处。

一、核心概念界定

（一）档案规范化

规范化就是在国家政策的指导下，按照一定的要求和标准，使管理工作达到一定的标准化、科学化水平[5]。档案管理工作规范化就是指将档案集中留存、保持文件联系等经过实践证明的原则和方法。根据《中华人民共和国档案法》等档案法规性文件，参考国家现代化建设水平和上级部门部署，最终使得档案机构达到组织机构冗余低、档案人员队伍素质高、档案基础业务规范、档案制度健全、档案信息化建设水平高。

（二）档案利用

国际档案理事会起草的《档案利用原则》，明确了档案利用的相关理论依据，原则明确了公众档案利用的权利，档案工作者的职责。事业单位档案管理作为档案管理工作的一部分，在立足原则的情况下，充分发挥主观能动性，做好档案利用，具体作用不容小觑：基于各项活动和行政管理连续的过程，长期积累的档案数据，为单位发展提供可以前人资料、促进企业文化建设、形成精神财富，在单位生产经营反思中发挥着参考作用，在单位纠纷中发挥凭证作用[6]。对于事业单位的档案管理来说，这是对事业单位内部资源的有效梳理，能够为管理层、决策层提供准确的资料，进而在对事业单位的各项事业进行统筹安排时能够更加游刃有余，合理分配资源，提高资源利用效率，实现资源的合理分配。

二、档案管理现存问题

由于档案管理的作用彰显是需要相当长的一段时间，并且，在完善档案管理体系的过程中，又需要投入大量时间、人力成本。对于一些事业单位的管理人员来说，档案管理是一项投入大效益小的工程，在建设中积极性不强，投入不够，造成了诸多问题。

（一）档案保管设施落后

按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）要求，事业单位保管档案的存储场所须能够存放未来15年的增量档案，且场所应具备防热、防潮、防强光等功能。而档案库房面积及恒温恒湿配套设施严重不达标的情况在事业单位存在尤为严重。根据《会计档案管理办法》，诸多凭证的保管期限由15年延长至30年，已达到销毁期限的需继续保管15年，严重增加了档案库房的承载压力。与此同时，纸质文档摆放随意、档案电子化率低，用时找不到等现象在基层单位十分常见，增加了档案损毁的风险。

（二）档案管理案卷整理不规范

档案管理人员的主要工作之一是对归档的文件材料进行系统整理，制作目录，按序存放。而目前事业单位档案管理中存在文件标题不完整、不准确、档案遗失等诸多问题，导致档案工作者和利用者在精确查询档案带来很大的困难及重复的无效工作，影响了档案的保管和查询利用工作。档案管理在方式上比较陈旧、单一，整体管理技术、管理水平比较低下，极大地制约了档案储存的规范化。

（三）档案利用效率较低

事业单位管理档案最终目的是最大化的利用档案，使其能更好地服务于单位建设发展，但在工作中协同性不足，与其他部门的配合不够，事业单位内部各职能部门在资料整理中，无论是质量和响应时间都不统一，一些部门甚至存在资料造假等问题，严重制约了事业单位档案管理工作的顺利进行，还存在档案结构单一、利用手段落后等原因，很难满足各部门查询档案的多样性需要。同时随着信息技术快速发展，事业单位虽然对办公设备进行了升级换代，但是由于人员配备不够、电子档案目录不完善等，未能实现档案管理的信息化建设，检索工具不够智能，查询利用方式仍然以手动查询为主，缺乏系统开发，提供档案信息资源的手段较为被动，软件系统成果较少，造成档案利用的手续、流程繁琐并且效率低下，大大影响了信息资源的充分开发利用。

（四）档案监管缺位

事业单位中档案管理工作目前由于上级不重视，考核少的因素，工作监管严重缺位。在当下的事业单位职位结构中，大多数在岗人员的流动程度大，管理人员的文化程度落后，缺乏完整稳定的档案管理项目，最终导致了档案监管难以落在实处，使得档案管理人员缺乏工作动力。即使存在档案管理机构，往往也还存在档案监管工作杂乱无章的问题，兵不知将，将不知兵的情况时有发生，甚至存在档案监管人员对事业单位内部设定的档案管理与建设规则的认识不足，实际的档案标准化建设中出现低级错误，不能满足当下新时期的档案标准化与规范化建设的发展需要，不能将监管机构的作用发挥出来。

监管手段落后同样制约了监管水平的提高，科技在社会发展的各个领域中的渗透与利用已经成为发展潮流，事业单位的档案标准化与规范化建设工作中电子档案归档势在必行，由此看来我国的事业单位在建设档案规范化与标准化的监管工作当中，也必须要求其使用电子文档来开展相对应的档案管理工作。但是，事业单位内部的监管设备较为落后，无法与档案系统完成一体化对接，监管、存放两套系统，大大弱化了档案的透明性，监管力度薄弱，再加上电子存档的档案信息数据较为繁琐，导致事业单位的档案监管设施不能满足档案管理工作的需要。

三、档案规范建设对策和建议

（一）提高档案重视程度

想要提升规范化水平，首先要加强重视，就目前事业单位的发展现状而言，有相当大的一部分人员没有认识带规范化管理的重要性，没有认识到档案管理的重要性。领导应积极主动学习档案知识，提高的认识，把档案管理工作规范化建设纳入整体发展建设规划和议事日程中，积极推进档案管理工作与其他各项工作同发展、共进步。要明确分管领导，加强顶层设计和组织领导。档案工作领导小组要充分发挥的职责和权利，定期召开档案工作专题会议，做好档案管理工作规范化建设的顶层规划、决策支持、资源整合等。档案工作领导小组办公室，深入贯彻决策执行、统筹协调、制度制定、推进应用、督促落实、检查考核等，保障建设工作顺利开展。

（二）加强档案人员队伍建设

档案管理工作须要充足的档案业务人员，档案管理工作要实现有序、规范的开展必须配备高质量、有相关知识背景的专职档案管理人员。因此必须重视对现有人员进行整合培训，积极引进信息化人才，要严把对档案人员的选拔、聘任关，确保档案人员的即战力，最终实现人力资源的合理安排、配置。确保人员按需配备、有备无患。

在档案人员培训中，发扬档案利用意识，培养档案利用手段。档案人员应理论与实践想结合，工作中始终保持对推广档案应用的热忱，增强人们对档案的了解。在协助单位生产活动时，档案工作者在充分考虑到单位的需要同时，事业单位档案工作者应增强合作意识，主动与与其他档案馆和机构合作，尽快完成档案调度、建立档案使用指南、厘清存储路径，确保档案利用工作完成又快又好。

（三）完善档案管理制度体系

建立健全档案管理机制，明确事业单位档案管理中的各个岗位的具体职责，从工作方法、工作流程、组织方式等各个环节出发，做好职责的细化。并且在制度制定完成后要做好普及与落实，将具体措施、规范讲清楚、说明白。要确保事业单位内部的工作人员能够充分理解、高效执行，并且杜绝出现敷衍应付的形式主义和面子工程要根据国家、行业等相关规定，制定档案工作各个业务环节的规章制度，制定或修订档案收集归档、借阅利用、安全保密、档案统计、鉴定销毁、库房管理、档案人员考核等制度，细化档案管理人员工作职责、统一档案立卷标准和要求等，统一标准规范整理，做到有章可循、有据可依，严格执行，确保档案科学管理、规范管护、有效使用。结合单位实际，规范著录工作。严格按照 《档案著录规则》的标准和要求，做好规范著录。避免制度问题导致的工作问题，提升单位整体档案管理的效率。

四、结束语

推进档案管理规范化、高利用是全球信息化发展的必要趋势，是配合事业单位更好发展的必然要求。要实现档案管理的规范化、提高档案利用率，必须保持对前沿科技的敏感，加大对档案管理的投入。只有在思想上、制度上双管齐下，加强各级领班子的重视程度，在各级档案管理队伍中树立正确的档案管理概念，才能最终完成档案管理转型。值得注意的是，“冰冻三尺非一日之寒”，目前档案管理距离实现规范化还有这相当的长的路要走，想要达到最终规范化的目标，要将眼光放长远，将自身管理水平，管理意识不断提高。