广州市信息技术职业学校 李君平

一、商业性档案服务机构的服务内容

收集整理、数字化处理、寄存分发、修复分类、信息咨询以及档案管理软件开发和课题研究等，是现阶段我国商务档案服务的主要内容和发展方向。例如福建省档案局网站2012年至今的档案服务机构备案情况表就可清晰说明问题。

商业档案的收集与整理具有其独特性，主要表现在收集和整理过程的条理性，在具体操作中，需要根据规定将不同内容的档案进行全面细致的分类与组合，再进一步地按照使用需要排列。为了后期调档和查找还要进行合理编目，才能确保整体处理的系统化，帮助日后的科学管理与高效利用[1]。

档案数字化，是指借助扫描仪、计算机和档案管理软件等工具，将纸质、平面的档案文字与数据信息转化为数字化电子信息，存储在计算机软件或网络云端服务器中，以此实现档案的数字化存储和利用，并按要求严格进行备份，是防止数字化档案信息受损或丢失的重要过程。

档案寄存指档案形成者即委托方将自身的档案委托给档案服务机构保管的档案管理方式，并支付相应的报酬，通过一定的契约来保证自身档案的物理安全和信息安全。对于一些企业，往往是由于档案逐年增加，自身库房面临巨大压力，许多企业为了减轻压力，确保档案信息更新整理归档的有序进行，一般会选择与商业档案服务公司合作，以此来购买获得的档案存放空间。

档案修复工作，也是一项单独且专业性很强的技术，所修复的对象主要是那些已经出现破损情况档案文件，以及部分难以保证永久储存的文件材料。通过专业修复技术，使其尽可能地恢复其原本形态，并通过特殊处理提高其在耐久性和抗氧化能力。档案修复工作一定程度上借鉴了我国古籍文物的修复技术和现代刑侦技术。我国年代久远且具有永久保存价值的档案存量众多，且受损严重，急需抢救。

档案咨询，商业性档案服务机构提供的咨询项目，主要以信息、法律和专业知识为主，通过一对一解答的方式，保证委托方第一时间获得所询问内容的准确信息以及相关数据，作为商业性质的档案服务灵活性、及时性、效率性与专业性是其最大优势，正因如此，这对服务机构的专业实力要求较高，甚至需要兼具档案和其他领域的深厚专业背景。从现状看，档案咨询业务更像是一种附加性业务，通常是商业性档案服务机构在提供相关有形的档案服务时，为了更好实现合同约定而进行的附加性业务。

档案管理软件，主要是针对电子档案的系统化管理，扫描收集、入库整理、建归档、查询借阅都通过计算机软件或设备处理，不仅如此，还能包括了对档案信息数据的精细化处理与实时更新，软件应用从一定程度上保证了传输的自动化效率水平和质量的规范化，是现阶段档案共享机制形成的重要技术保障。商业性质的档案业务一般在涵盖了知识信息咨询服务的基础上，还具备专门的档案管理软件开发队伍，这是保证档案服务保密性、高效性与综合质量水平的重要保障，因此，在选择商业档案服务时要重点考察其软件服务效能。

在课题研究方面，由于商务型档案相关服务的出发点为企业营收和整体效益，所以一般情况下承接的档案管理相关的课题内容研究较少，一般由档案局或其他行业内主管部门发起，通过多方合作方式，分担不同任务。具体而言是机关为主导，服务机构为主体，共同完成课题研究，获得研究成果，促进档案科研发展。档案课题研究属于档案科研范畴，实施课题研究并取得成果需要一定周期，经济效益并不是课题研究的主要目的。

二、商业性档案服务机构的特点

档案管理、产品服务和商业属性是这一行业内各企业结构服务的主要内容。其特点可以从以下几方面进一步概括。

保密性。档案往往是国家机关、社会组织在社会活动中涉及重大或重要事件的原始记录，内容包括该组织的保密会议记录、科研成果、发明创造等。所以，商业性档案服务机构应具有高度的保密意识，严守与委托方的保密协定，在提供服务的过程中充分保证委托方的档案信息安全。在双方签订的保密合同中，会涉及各项保密条款，保密条款决定了商业性服务的质量水平，这是商业性档案服务机构的明显特点。

高技术性。档案服务业作为现代服务业的一支，科技含量高是其一大特点。商业性档案服务机构提供的档案服务，已不同于以前只针对纸质档案进行简单整序或编目，而是借助计算机技术及档案软件建立档案数据库，通过扫描上传原始的纸质档案文件，在信息的数字化处理后，可以更好地将信息保存在电子档案库中；不仅如此，在修复的过程中可需要各类先进技术和高科技设备的支持；档案信息利用和档案信息资源开发，也都依赖于计算机网络技术等。

营利性。商业性档案服务机构同其他自主经营、自负盈亏的经济组织一致，其作为市场经济的基本经济单位，犹如有机体的细胞，作为企业在提供产品与服务的同时也要收取经济报酬，才能保证长久稳定的运行，在资本经营管理下实现企业增值，为消费者提供更先进的服务的同时实现自身的全面发展。

独立性。是其最大的特点之一，作为在法律和经济上都相对独立性的商业组织其，独立承担着民事义务与法律责任，具有完全的民事权利。在法律地位上完全平等与其他法人和自然人，不存在行政级别与隶属关系。

竞争性。竞争性是市场经济的基本特征，在此过程中，优胜劣汰。各个组织在参与市场竞争的过程中，不仅求生存，还需要在竞争中取胜，才能谋得自身的长足发展。

三、商业性档案服务机构的分类

（一）按主营业务投入要素分类

作为劳动力密集型的商业性档案服务机构，其主营业务主要可分为：整理、数字化处理和修复等。这些工作具体操作起来技术含量相对低，对人员的要求也不高，而是劳动力密集度相对高。目前此类商业性档案服务机构最多，水平参差不齐。

资本密集型商业性档案服务机构主要指以档案寄存为主营业务的大规模档案服务机构。前期投入大量资金建设满足国家强制标准的大面积档案库房，并雇佣专门的人员管理库房。不同于其他档案服务机构，由于商业性和服务性较强，所以前期的硬件、软件和队伍建设的投资大，受档案管理工作周期长的影响，其整体资金周转慢，成本回收周期也相对更长，风险较大。

（二）按服务内容宽度分类

综合性机构。商业档案服务机构集档案整理、数字化、修复、咨询和软件开发等多项业务于一身。现阶段这一类机构虽然数量多，然而规模和质量效率水平却有很大差距，业务的精细化和专业化也各有侧重。就当前的商业性服务整体状态来看，规模和业务水平都令人满意的机构还比较稀缺。

专门型机构。只提供档案业务的某一部分服务，深入挖掘此部分市场，不断开拓市场渠道、拓宽市场范围，同时不断加强自身在此市场内的专业性，树立口碑，打造权威品牌，获得高市场份额。

四、商业性档案服务机构的优势和问题

内在优势，商业性档案服务机构大都采用有限责任制公司模式，按投资者的出资比列分摊收益和风险，此模式不仅能减少出资者的投资风险，也能防止某一个出资者的资本退出而导致机构无法正常运营。外在优势，各地档案局已开始重视商业性档案服务机构的发展，且持支持态度，并制定相应的管理办法来强化监督，保证科学指导，才能促进其高质量、规范化、现代化发展。相信在学术科研领域对其的关注度不断提升下，会进一步为其标准化发展提供理论与实践的有力支撑。应将高校的档案专业人才开始输入其中，能以独特的专业视角为其发展进言献策。虽然商业性档案服务机构不断增多并形成竞争环境，但仍属于有序良性竞争，这样既促进各机构随时保持忧患意识，注重自身竞争力的提升，又增加了相互间的切磋交流，取长补短，竞相提高服务水平，商业性档案服务机构在此过程中不断发展。

主观问题，商业性档案服务机构是以营利为目的的组织，佣金的多寡直接影响着其对委托方档案业务的重视程度，在利益驱使下，整体积极性和效率水平也会受到波动和影响，这是因为大多数商业机构更注重档案在形式上是否符合合同标准，而委托方更加关心的是档案的内容，关心档案利用是否更高效。

客观问题，档案服务质量的评估指标和费用计算等方面有待完善，许多业务运营上不及其他服务机构成熟，如会计事务所。档案服务质量仍有待提高，档案丢失、档案平台兼容性差等问题都亟需解决。不仅如此，人才队伍参差不齐、人才流失严重，档案从业者年龄、学历及专业差异较大，许多从业者觉得工作枯燥和绩效工资不合理纷纷跳槽。还有，委托方前期档案管理混乱，如不设专岗，档案收集不完整等问题，很大程度上，影响了整体服务效率水平和整体效果。

五、结语

档案市场内的服务商分布格局在短期内不会发生大的变化，但长期来看，会向智力密集型和专门型倾斜。

政府立场上，要尽快落实相关法律法规和专门的管理制度，服务机构不仅需要在工商部门备案登记，还要进一步加强全面备案，以确保在业务上的科学监督和实践指导。档案主管部门应积极督促建立商业性档案服务机构专业委员会，定期开展经验交流活动，优化信息反馈机制，确保及时做出针对性调整和改进。可定期评估商业性档案服务机构的业务质量、信用记录，赏罚分明，鼓励服务机构诚信经营，提供优质服务。