唐梦雅

摘 要：本文从“蝴蝶效应”中见微知著，讨论如何以推进数字化建设为契机，提升档案管理水平，增加档案资源利用的价值。

关键词：档案;数字化;安全;蝴蝶效应

院前急救档案是急救医疗机构在办理日常行政事务以及执行上传下达任务过程中形成的，是具备信息存储价值的原始资料和历史记录，对规范院前急救体系和数字化信息建设工作具有重要参考价值。

1 “蝴蝶效应”概述与数字化的联系

“蝴蝶效应”，其理论描述为一个极小的起因，经过一段时间及其他因素的参与作用，可以产生巨大和复杂的影响力。

随着社会的发展进步，纸质档案不能适应档案变革性的发展，可以考虑纸质档案数字化。电子存储不仅能够节约纸质资源，还能降低时间成本，起到开源节流的作用，这种优势能够暂时消除纸质档案的弊端。在把档案资源进行数字化的过程中，档案数字化一个流程出错可能会引起目录数据库、档案扫描件等原始档案消失的后果。因此，须谨防“蝴蝶效应”带来的连锁反应，助力院前急救事业稳步向前发展。

2 档案数字化建设存在的问题

2.1 职工对数字化认识欠缺

由于信息化推广力度不够，档案信息化发展空间具有一定的局限性，广大职工对档案数字化的作用理解不深，认识不足。认为医疗档案收集保管与他们没有太大关系。出现了不积极配合、拖延交档案的现象。

2.2 硬件设施配置不足

配备的硬件设施不足，或档案数字化存储设备参数未达到硬件设施要求等原因都会减慢档案数字化的实施进度。

2.3 网络环境存在隐患

在飞速发展的自媒体时代，网络安全问题不容小觑。网络是信息传递的载体，只有网络安全档案信息方能安全。在档案信息的处理、存储、传输过程中，如果操作不严谨、不规范、不细致，容易被計算机病毒非法存取、占用和控制，造成信息泄露。影响了档案信息的有效保存，易引发了档案丧失价值的危险。

2.4 管理监督不到位

档案数字化起步较晚，之前制定的制度不够健全，监管机制落实不够全面，对档案数字化监督工作缺乏重视，全面履行监督职能往往流于表面。

3 注重数字化细节管理，构建院前急救质控体系

档案服务外包是政策性强、技术要求高的专业工作。必须按照《中华人民共和国档案行业标准》（DA/T68.2-2020）中档案服务外包工作规范的内容来执行，坚持合法、安全、可控原则开展档案数字化服务外包工作，保证本单位档案的安全。

3.1 选择外包操作方式更能专注院前急救业务建设

3.1.1 劳动外包档案的优势。档案数字化是把纸质资料转化成电子档案保存，纸质文档材料数量繁多、冗杂，无疑增加了档案管理工作。因此，恰当选择档案数字化操作方式显得尤为重要。自主扫描和劳动外包是档案数字化的两种操作方式。劳动外包通常要求档案馆（室）提供数字化设备和场地，数字化企业根据档案机构要求，派出相关人员开展档案数字化加工业务[1 ]。采取劳动外包方式更有利于日常工作，因为起源于企业的劳动外包方式历史悠久，劳动外包公司管理制度完善，扫描人员专业性强，工作效率高，能够胜任更多的档案扫描任务，单位档案人员更能专注发展院前急救业务管理，有效推动档案数字化的进程。

3.1.2 选择劳动外包公司。选择劳动外包公司，一是只选择政府定点采购的供应商，从政府定点采购的供应商中择优选取一家中标供应商来进行档案数字化扫描。二是要在价格、品质、口碑、规模、成功案例、专业性程度等方面进行研究对比，优中选优。三是对于使用的供应商须签订合同和保密协议，明确工作职责，规范合作方式。

3.1.3 明确外包服务的范围。明确院前急救档案数字化服务外包的具体内容和依据。院前急救档案数字化服务外包内容不包括商业秘密、个人隐私。价值珍贵的档案，面临字迹消褪、载体脆化等危险的历史档案，具有特色的档案，以及与重要专题相关性高的档案应优先数字化[2 ]。因此，30年、永久的文书、科研、设备、会计等院前急救档案材料均需列入数字化范畴，以保持档案收集材料的完整性。

3.1.4 专人监督劳动外包公司。当劳动外包公司人员开展加工服务期间，必须对其实施有效监督，确保扫描公司遵守制度准则，规范约束自身行为。档案管理人员严格审核外包人员的资格，督促其遵守纪律，执行档案法律规定，防止外包人员私自夹带信息外出，严格执行档案出入库登记管理制度，每日清点登记档案盒数量及档案文件份数，并经双方签字确认。

3.2 掌握加工流程有助于提高管档水准

根据DA/T31-2017《档案数字化外包安全管理规范》文件规定：纸质档案数字化的基本环节包括数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等[3 ]。

数字化加工人员在提取档案时需依次进行拆卷、校对页数、区分高扫和平扫、数据信息采集等工作[4 ]。这些前期工作决定档案数字化加工能否顺利进行。第二步是扫描人员对领出的档案原件分类整理，在档案文件上盖档章、编写校对页码，图像处理，形成图像文件后导入档案管理信息系统，同时在系统上录入电子目录、审验数据并备份，最终进行图像质检。最后经中心档案验收小组验收，发现挂接问题由扫描方整改，整改结束后及时清点档案材料，把档案入库上架。

数字化各步骤之间环环相扣、息息相关，正如“蝴蝶效应”会影响数字化每一环节的发展，数字化前处理是档案数字化初始程序，有效明确档案的匹配性和一致性，对档案关键节点进行科学判定和统筹规划。数字化处置的步骤非常重要，其能够更好地对档案原件实施保护，会对档案扫描的质量造成深远影响。数字化后处理处置不当不利于数据的真实性、有效性，而且会影响数据备份保存和处理。

3.3 质控体系有效提升数字化安全系数

档案质量是档案管理的重要基础性工作，建立档案数字化质控体系，需做好事前准备、事中监督、事后检查三个方面的工作，以保证档案数字化的质量可靠、准确。

事前准备，开展数字化操作之前，先制定工作计划、实施方案、档案鉴定方式方法、技术规范标准等，并且措施要得当，简单扼要，便于操作和对照执行。使档案数字化有章可循，有法可依，有条不紊地实施计划并取得良好的效果。

事中监督，在档案数字化的进程中，为了保证工作进度，让档案数字化加工每一环节联系紧密、相互配合、无缝衔接，需提前制定数字化操作流程和操作规范、质量标准、检查方法和相应的处罚措施等制度，使数字化使用有操作规范，质量有保证，有效地控制整个档案数字化过程。

事后检查，当档案数字化工作完成后，应逐柜逐盒逐份核对，检查档案挂接纸质档案与图片相符程度，积极组织档案验收小组进行档案数字化验收，对扫描工作做出相应评定。随后检查档案加工过程中U盘、硬盘等移动存储介质是否同时移交，保证档案数据安全有效。

4 严防“蝴蝶效应”，确保数字化安全

4.1 建章立制，规范档案信息化建设

建立《院前急救档案信息数据统计制度》《档案信息安全保密安全管理制度》等完整的档案信息化制度。从档案收集到档案录入、档案数据整理以及档案利用各个环节，按标准操作。进一步加强档案数字化的规范管理，切实保护档案信息保密性、真实性和完整性，提高其实际利用价值。

4.2 管控“蝴蝶效应”带来的风险变数

“蝴蝶效应”寓示着在日常信息输入、数据传递中，要注重保密细节管理。除了及时收集纸质档案材料外，还需做好电子档案材料收集。档案员应该胆大心细工作，自觉遵守档案数字化安全管理有关规定。电子系统本身也可能会遭到网络黑势力的恶意攻击[5 ]，因而在建立档案信息系统后，定期进行网络安全检查和保密检查。确保电子档案数据及系统正常运行，构建档案管理系统的安全管控平台。

4.3 提高认识，提升综合能力

加大档案数字化工作的宣传力度，通过出版报、简报及大小会议等渠道宣传，使大家充分认识档案数字化工作的意义和重要性，积极配合和参与档案工作。加强档案人员的继续再教育，组织其参加各种档案培训，既要学习档案理论和计算机基础知识，又要熟悉数字化操作，掌握处理简单的系统故障，活学活用档案软件，提高档案管理专业水平和技能，善于运用现代化档案管理工具管档，激发档案人员活力，逐步培养一支技术过硬，服务热情的高素質团队。

4.4 强化监督，保证档案数字化质量

档案数字化是档案工作的一个重要组成部分，质量是关键。为了有效监督，提高质量，还可以引入第三方监管机制。监理单位受业主单位委托，依据国家有关法律法规、技术标准对数字化建设项目实施监督管理[6 ]，监管档案实施更安全有序，档案信息准确无误，挂接内容与档案文件完全吻合，档案数字化工作更安全可靠，质量有保证。

参考文献：

[1]钱毅，李洪.浅论档案数字化质量控制体系构建研究[C].档案事业改革与创新——2013年全国青年档案工作者研讨会文集，中国人民大学信息资源管理学院、航天档案馆.

[2]DA/T68.2-2020《中华人民共和国档案行业标准》档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务.

[3]DA/T31-2017《档案数字化外包安全管理规范》.

[4]刘丽华.新时期高校档案数字化建设探析[N].内蒙古财经大学学报.

[5]王秀红.加快机关单位档案数字化建设的措施分析[J].兰台内外.

（作者单位：南宁急救医疗中心）