杜锐君

摘要：由于业务需要，中韩（武汉）石油化工有限公司公文管理系统面临变革，总经理办公室、企业管理部、党群工作部等业务部门的关键用户期望利用更加智能、科学化的公文管理系统，获得更加便捷的体验、提升工作水平和效率。该文将对信息中心承接的中韩石化公文系统升级改造实施过程进行研究，得出该项目挖潜增效的经验，并探讨进一步优化的相关思考。

关键词：公文管理应用系统升级改造挖潜增效

中图分类号：TP311.52文献标识码：A   文章编号：1672-3791（2021）09（c）-0000-00

Upgrading of SINOPEC-SK（Wuhan）Petrochemical Company Limited Document System

DU Ruijun

（China Korea （Wuhan） Petrochemical Co.， Ltd. Information Center， Wuhan， Hubei Province，430000 China）

Abstract： Due to business needs， the document management system of China South Korea （Wuhan） Petrochemical Co.， Ltd. is facing changes. Key users of the general manager's office， enterprise management department， party masses work department and other business departments expect to use a more intelligent and scientific document management system to obtain a more convenient experience and improve work level and efficiency. This paper will study the implementation process of the upgrading and transformation of Sinopec document system undertaken by the information center， draw the experience of tapping the potential and increasing efficiency of the project， and discuss the relevant thinking of further optimization.

Key Words： Document management upgrading;Application system;Tapping potential and increasing efficiency

1.中韓石化公文系统升级改造的实施背景

1.1公文管理的发展趋势以及其他先进企业的做法

机关处室不仅扮演者管理者和协调者的角色，为各部门服务的职能也日趋重要。使用有如下特点——数据处理能力强、安全可靠性高、解决方案与产品维护性全面、自定义与扩展性强、办公开放兼容性高的企业办公自动化系统，有助于机关处室办事效率、服务水平等提高。

目前，国内外先进企业采用的公文自动化系统多为B/S结构，在网络上实现公文流转、审批、办结与归档等动作，用户与服务器的全部交互通过Web实现。整个公文自动化系统，通常在业务逻辑上包括系统、人事、文档、考核几个主要管理模块。这类系统体现了企业机关处室的大部分日常职能，为文件流转提供高速通道，有效提高工作效率，体现机关处室信息化办公理念，并可对相关流程进行实时监控、公文查询。

1.2中韩石化公文管理的特点

原武汉石化（炼厂）和原中韩石化（乙烯厂）分别使用两套公文系统进行公文的在线流转和归档管理等工作，互不相通。武汉石化采用总部统一推广、使用的中石化公文系统是从2012年开始的。对这一版本的中石化公文系统以下简称老公文系统。鉴于2019年公司一体化合资后信息系统需要整合， 公文接收报送均由武汉石化直接对接办公厅，考虑到中韩石化的公文系统版本较高、功能较全，根据公司统一安排，决定在新合资公司改用中韩石化公文系统，以下简称新公文系统。

1.3新老公文系统对接的情况

两套公文系统整合涉及组织机构和人员信息调整、流程更改等大量工作。为确保公司合资后公文系统平稳过渡，成立公文项目组，承担中韩公文系统（新公文）的具体部署、测试和功能改造等工作。公司安排中韩石化公文系统上线后，新合资公司统一采用新公文系统，老公文系统继续保留3年，已供查阅原有文件。

1.4针对新系统的个性化开发

由于中韩石化公文系统是在总部统一推广、使用的中石化公文系统架构上升级改造，个性化功能模块多是信息中心根据公司工作实际单独提出开发的。例如：为适应合资公司的管理要求，凡涉及到集团公司内部保密文件，在新公文系统中要增加阅知权限仅限于中方管理人员的分组功能。再如，在左侧导航栏分列中韩石化行政发文、武汉石化党委发文等模块，这是与其他分公司的展示有所不同的。由于模块更多，用户界面上看似只有一点小变化，UI设计、数据库维护，前后端的改造实则要经历大改动。针对新系统的个性化开发离不开项目组所有人的配合、协调，工作量大、任务繁多，在合资的进展过程中，中韩石化公文系统也边用边调，最终得到了业务部门用户的满意，在中韩石化公文管理工作中发挥了作用。

2中韩石化公文系统升级改造的创新特色

中韩石化公文系统的总体设计是搭建企业内部统一的综合技术框架、对已经存在的信息资源作初步整合、设计和开发相关基础办公管理功能提高办公水平。

通过构建企业内员工公文办公平台，满足用户在企业内实现公文起草、审核和传阅知会的要求;满足公文无纸化、自动化管理业务功能模块的要求;同时保证平台稳定可靠，保证企业管理活动的延续性和正确性[1]。

3中韩石化公文系统升级改造的具体做法

新公文系统将继续保留老公文系统原有的主要功能，在此基础上重新设计系统架构全面提升现有系统功能，通过小范围调整和优化实现为各级管理部门、直属单位及领导提供高效、便捷的无纸化公文环境。但由于界面维持原有样式，用户并不会因为更改系统感受到不适应。经研究讨论，新公文系统项目组实施方案如下。

3.1建立与总部统一的办公业务管理体系、标准

结合中石化总部要求及企业自身特点，完成中韩石化公文管理系统建设技术规范、电子公文交换标准、相关系统集成标准，制定统一的标准来规范公文业务流程与管理，提高公文处理水平，形成公文全周期管理的一体化行政办公管理体系[2]。

3.2建立企业统一的系统架构平台

基于中石化统推公文管理系统为总部与企业建立综合办公基础平台，开发新公文系统满足集成要求，并向综合化、智能化方向发展。

3.3開发系统流程定制、系统管理、权限管理等功能

针对合资企业对不同信息的分类处理，设计新公文管理系统包含系统管理、人员管理、权限管理等功能，实现中韩石化组织机构维护、日常人员维护、岗位权限定义。在系统安全设计和操作方面进行加强，符合国家部委及集团公司相关保密要求，规避数据安全和稳定运行方面的隐患[3]。

新公文系统对比老公文系统，新增加的设计内容包括：公文系统产品部署;根据中韩石化业务需求部署中韩石化行政、党群发文、收文、纪要等业务模块;系统logo的变更;统计功能、统计结果导出功能;领导统一公文处理界面功能;各业务模块流程独立管理;邮件、短信提醒功能;左侧导航分类展示公文业务;首页分类待办待阅纪要督办提醒;新增纪要督办模块;中韩信息门户待办提醒;登录系统前客户端要求;“马上就办”工作项;提供两种盖章方式等。

4中韩石化公文系统升级改造的效益提升

通过对中韩石化公文管理系统等一系列自动化办公系统升级改造的自主创新实践，实现了节约环保的无纸化办公、多终端操作、智能化、规范化处理，为企业带来了可观的经济效益、生态效益、社会效益。

由于中韩石化公文管理系统与中国石化VPN和移动应用平台集成，实现了台式机、笔记本、手机等终端随时随地均可畅联网络、快捷操作的效果。系统投用一年来，特别是在2020年疫情期间，大大减少了人与人之间的接触，提高了大家的工作效率、也为安全办公、有效阻断疫情的蔓延传播，提供了良好的办公条件[4]。

4.1加强信息化建设，服务管理创新，增加经济效益。

信息和数据就是当代企业生存和发展所需要的最有价值的财富。自动化办公系统让原来日复一日的公文办结手续变得不再繁杂、琐碎，统一的格式和流程，让出错率大大下降，节省领导和文书时间。在改造升级后的公文管理模式下，企业创新创效，节省各项成本费用、增加利润收益。例如：与老公文系统相比，同一份公文的办结时间在新公文系统中节省1/3以上。“马上就办”和“督办”功能，限定了公文在每个环节的处理时间不超过3天。

中韩石化公文管理系统上线投用至今，累计已产生12370余项文件记录。仅疫情期间居家办公，职工在线处理的各类公文就累计多达507份。

4.2推进无纸化办公，响应环保要求，创建绿色工厂。

中韩石化公文管理系统的升级改造工作，有效巩固“绿色工厂”建设成果——仅以14个职能部门、6个业务中心和12个生产运行部，每天在线处理的公文数量达800余件、流程3000余个的数据来分析，节省的纸张、油墨、水电费就很可观[5]。

4.3提升公文管理水平，树立“严细实”的工作作风。

4.3.1实现安稳生产与产品保供，履行了社会责任

企业应用系统安全、稳定、长周期、经济运行，就间接有效避免了生产损失、人员安全和环境事故。高标准、严要求对公文进行上传下达，就确保产品保质保量生产销售、稳定供应华中地区市场，继而辐射全国，就直接履行了企业的社会责任。

2020年疫情期间，中韩石化作为保供生产单位提供天然气、“熔喷布”原材料等重要产品。中韩石化公文管理系统也为适应企业特殊时期的特殊需求进行了改造，例如设置“通信组”方便文件快速流转;再如，因疫情封城、封国，部分在外的工作人员因疫情影响无法及时办公，通过在系统内人为区分权限、更改流程，让原本不能通过审批的文件能“特事特办”，加快重要公文流转。

4.3.2自主管理创新，破解了合资企业公文管理难题

企业完成的公文系统升级改造是对管理的自主创新实践，提出了全新的技术架构，增加了通信组、督办等功能模块，重新定制适合新的合资企业的公文流程，业务明确区分中方、韩方人员权限。经过2年的不懈努力，成为了石化行业内尤其是合资公司公文管理信息化的成功范例，也为其他公司提供了借鉴[6]。

5对中韩石化未来公文管理提升的展望

由于现有的公文系统在提升后，还存在系统整体稳定性降低、用户对新功能操作不熟练的情况，有时也会因基础设施的落后造成负荷过重、系统短时瘫痪的现象。根据上述问题，希望从技术和流程方面进行展望。

（1）功能性上，预计未来的公文系统功能将根据智能工厂发展、人工参与度减少而更加精简，因此公文系统也会整合其他关联系统、减少同类、同质化的模块。通过信息数据共享，真正解放用户。我们建议联合总经理办等业务部门定期进行使用公文系统的用户回访，通过他们的真实反馈研究如何优化系统。

（2）性能上，在功能不能减少后，就要考虑基础设施的兜底能力，例如网络速度提升、服务器扩容来保障公文系统运行，以免出现大规模访问“宕机”“掉线”的情况，耽误工作进程。此外，新的编程语言、云技术的应用也将为未来公文系统用户日志更新带来新的变革，系统将更加及时、有效发掘用户需求，提供更加智能化的公文管理服务。

（3）管理思想上，重视公文管理，由上而下形成科学的、不断发展的理念，才是公文管理工作向前推进的法宝[7]。

参考文献

[1] 张国新，简彦成，王俊洪，等.浅谈设备远程智能诊断系统的建设与应用[J]中国设备工程，2020（1）：140-142.

[2] MELISSA SZ，KATEBI Y，DONIAVIA. A Heuristic model for Dynamic Flexible job Shop Scheduling Problem Considering Variable Processing Times[J]. International Journal of Production Research，2019，57（10）：3020-3035.

[3] NOUIRI M， BEKRAR A， TRENTESAUX D.Towards Energy Efficient Scheduling and Rescheduling for Dynamic Flexible Job Shop Problem[J]. IFAC PapersOnLine，2018，51（11）：1275-1280.

[4] 杨仕印.数字化实训车间设计方案评价研究[D].云南：云南大学，2018.

[5] 李成蒙.智能生产线故障预测分析方法研究与应用[D].辽宁：中国科学院大学（中国科学院沈阳计算技术研究所），2020.

[6] 李德刚，谢腾腾.石油化工智能工厂工程设计阶段工作的探讨[J].石油化工自动化，2020，56（5）：41-44，86.

[7] 李丰国.L自动化装备公司大客户关系管理体系研究[D].云南：云南师范大学，2019.