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高校业务流程平台建设及数据应用研究

2021-12-10周琼江艳霞赵丹苏昕陈斌

中国教育信息化·高教职教 2021年11期
关键词:数据治理

周琼 江艳霞 赵丹 苏昕 陈斌

摘   要:随着信息化建设的不断推进,高校管理理念逐渐向“服务+引导”转变。传统面向管理部门建设的业务系统已无法满足师生用户的需求,而以师生办事为中心的业务流程平台在高校逐步得以认可,其建设落地模式可分为:完全基于业务流程平台的建设模式、基于“业务流程平台+数据管理端”的建设模式、基于“业务流程平台+已有业务系统”的建设模式。该平台具有以下特点:一方面不同于传统业务系统仅面向管理部门人员,业务流程平台包含了师生用户及管理部门人员,对人员身份及岗位的要求更全面、精细。另一方面区别于传统业务系统沉淀数据的模式,业务流程平台使用各业务系统的业务数据,产生过程及结果数据,部分结果数据又成为下次事项办理的支撑数据。数据的流动使用,既有效助推了数据治理,又在资源配置、提升校务服务等方面起到了较好的作用。

关键词:师生办事;业务流程平台;业务数据;数据治理

中图分类号:TP393 文献标志码:A 文章编号:1673-8454(2021)21-0058-04

一、引言

高校信息化经过多年的发展,基本建成了包括校园三大平台、数据共享库、各业务系统等的数字校园体系。当初期业务信息化的矛盾被解决后,更深层次的问题浮出水面,体现为部门业务系统繁多,业务系统之间缺少数据交互,或数据交互时间滞后,服务标准不一等,且部门业务系统建设主要以满足部门管理需求为目的,导致师生用户办事代价高,在办理跨部门综合事项时尤为突出。此外,随着高校管理改革的不断深入,高校的管理理念已经逐步从管理向服务+引导转变,以教师和学生的诉求为努力方向,原有面向管理部门建设业务系统的模式,已无法解决师生办事难的问题[1-4]。

在信息化前期建設的业务系统和积累的数据基础上,借鉴政务服务的模式,各高校在业务系统之外,以线上办事为中心,再造各业务部门办事流程,并在业务流程平台集中办理。相较于业务系统,单个流程以完成某个事项办理为目标,功能单一,建设周期短,支持移动端,解决了大量的跑路、签字盖章等问题,得到了广大师生的认可[5-6]。

二、业务流程平台建设模式

各高校依托已有的信息化基础,进行办事流程的梳理及再造。根据实际建设情况,总结为以下三种模式[7-8]。

1.完全基于流程平台的建设模式

对于缺少业务系统的简单业务,主要实现申请与审批、状态数据更改等事项办理,使用完全基于流程平台的再造,在网上办事大厅集中办理,无需再单独建设业务系统。中国矿业大学(以下简称“我校”)信息化建设与管理处建设的堡垒机申请、部门邮箱申请、网站建设审批等业务流程以这种模式实现。

2.基于流程平台+数据管理端的建设模式

对于缺少业务系统的较复杂业务,很难通过流程全部实现,一方面需要面向师生提供申请服务,另一方面也需要面向部门工作人员提供业务管理功能,在进行业务梳理再造时拆分服务与管理功能,使用“流程平台+数据管理端”的建设模式。这种建设模式保留了原有业务系统的管理功能,同时也兼顾了师生真正的办事需求,且区分前端用户及管理端用户入口,是新建业务系统值得参考借鉴的模式。我校的离校业务办理采用该种模式,毕业生在网上办事大厅进行离校业务办理,辅导员及其他管理人员在管理后端查看学生的离校情况,为已办理离校手续学生发放离校材料。

3.基于流程平台+已有业务系统的建设模式

高校已建设的聚焦性传统业务系统,通过人员权限划分,具备较好的管理端支撑及一部分面向师生办事的功能。一方面,此类业务系统承载的业务量大,业务逻辑复杂,且业务运转已成规模,考虑人力、时间、经济等成本未到系统更迭时机;另一方面,对于已建设的业务系统,如果配合流程平台直接进行业务前、后端改造,存在数据信任、对接等管理和技术应用上的壁垒,很难落地,所以考虑对面向师生的办事服务进行查漏补缺,利用流程平台建设周期短、跨部门办理的优势,开发面向师生用户端的办事流程。通过流程平台和已有业务系统并行的模式,解决师生当下办事难的痛点,在业务系统更迭时,再进行建设模式的迁移改造。

三、业务流程平台数据

1.传统业务系统和业务流程平台数据对比

业务流程平台的数据由人员身份数据、业务数据和过程数据组成,概括为“人”“事”“时”的数据,而传统业务系统仅包含了“人”和“事”的数据[9-10]。具体的数据对比如表1所示。

相较于传统业务系统,使用业务流程平台的人员范围更大,业务数据的流动性更强,对过程数据的记录更详细。以下将详细说明业务流程平台的数据组成。

2.业务流程平台的人员身份数据

业务流程平台的人员包括事项办理人员(一般指师生用户)和审批人员(一般指管理人员、业务负责人员),通过部门和岗位对人员身份进行限定。如图1所示,由人员、部门、岗位三元组信息唯一确定人员身份。

人员信息包括姓名、工号、年龄、证件号等基本信息。教职工的人员信息来自于人事系统,学生的人员信息来自于教务或者学工系统。

部门信息指人员所在的单位。教职工的部门信息来自人事系统,学生的部门信息来自教务或者学工系统。

岗位信息指人员的岗位身份。比如:①教职工身份、学生身份;②部门正职、普通教职工;③辅导员、教学秘书等。这部分信息来自人事系统、组织管理系统、OA系统、教务系统、学工系统等。

当业务系统中没有某些岗位信息,但又是办事流程中不可缺少的审批环节时,则通过在流程平台中自建岗位,实现办事流程的正常运转。

3.业务流程平台的业务数据

业务流程平台的业务数据来源主要有两部分(如图2所示):一部分来自各业务系统;另一部分来自流程平台业务数据库。师生在使用业务流程平台进行事项办理时产生的填报或结果数据,当没有对应业务系统承载时,留在流程平台业务数据库中,成为下次事项办理的数据源(比如在解决重复填报问题时,自动带出上一次填报的数据)。

4.业务流程平台的过程数据

流程平台的过程数据是关于“时”的数据,主要包括时间(流程发起时间、审批时间)、环节(审批环节)、使用频率等。

相较于传统业务系统,过程数据是业务流程平台的特有数据,可完整描述数据流转的全过程。针对过程数据的分析利用,可在指导资源配置、提高服务精准度等方面发挥更好的作用。

四、业务流程平台的数据应用

1.人员身份数据的应用

(1)人员精细化管理

身份数据是保证流程运转的最基本数据,决定了流程办理人和审批人。相较于人事部门把人员定位到二级部门,流程中的审批人员具体到某个事项办理岗位,对应到系、科室、实验室等,对人员管理提出了更精细化的要求,同时,精细化管理也带来更深入、更精准的服务。线上事项办理对岗位分工也有了更具体的定义和划分。我校目前使用流程平台自建岗位作为线上审批人员管理的补充。

(2)量化岗位任务

线上化改造不仅需要重新梳理业务流程,同时也在梳理流程节点的人员岗位,通过线上事项办理可以量化岗位任务,作为岗位设立的依据之一。以我校设立网络安全员为例,各二级单位的网络安全员是为了配合网络安全相关工作,协助处理网络安全事件。因工作需要,各单位申请的虚拟机、域名等均需要网络安全员知晓,并纳入本单位的信息资源进行监督,故在办事流程中设有网络安全员查阅环节。自2019年11月至2020年11月,我校网络安全员在四个办事流程中共计查阅了406次(如表2所示)。通过线上办事,规范了办理环节,同时把网络安全员的工作任务具体化、数字化。

2.业务数据的应用

传统业务系统产生并沉淀业务系统数据,各业务系统之间数据很少或不流通,造成在进行跨部门事项办理时,师生多跑路、办事难的问题。

业务流程平台以办事为中心,流程服务开发周期短,可快速实现业务数据跨部门的流转使用,解决跨部门业务办理难的问题。同时,业务数据的灵活使用使得事项办理更高效、准确。

以我校的研究生离校服务为例。研究生离校涉及了图书馆业务(提交论文、还书并注销借书证)、档案馆业务(提交论文)、总务部业务(退宿)和财务处业务(缴清欠费)。流程平台作为桥梁,从各业務系统中抽取相关数据,在研究生离校服务流程里展示出来,提醒研究生办理未完成的业务,研究生无需填写任何数据,只需要查看核对。如果所有业务都办理完成,学生只需在流程表单页面提交,即可生成离校单,作为发放离校材料(毕业证等)的凭证。图3展示某研究生的离校服务页面,其中:图书馆业务未通过,因论文未通过审核;档案馆业务未通过,因论文未提交;总务部业务未通过,因未退宿;财务处业务无欠费,已通过。

研究生离校服务流程在使用时,展示的数据被学生核对确认,如数据有误能及时发现并直接从源头改正,既提高了事项办理的效率,也形成了业务数据治理的良性循环。

3.过程数据的应用

(1)优化资源配置

通过筛选、分析高频次审批流程,进一步优化资源配置。以我校本科“自助打印申请(成绩单等证明材料)”为例。教务部为学生提供自助打印机,可免费打印成绩单等证明材料,为避免浪费,规定有5次免费打印机会,5次之后如果还需要打印,则需要通过“自助打印申请(成绩单等证明材料)”流程申请,审批通过之后,由负责教师在自助打印机上按学号添加打印权限。

此项流程在三个月(2020年5月1日—2020年8月1日)共办结了1660次。其中,有的学生申请了1次,有的申请了2次或以上,通过具体分析次数可得:免费自助打印次数如果由原来的5次增加至6次,可减少1007次申请,如果增加至7次,则可减少1371次申请,相当于减少了约82.6%的线上工作量,如图4所示。

假设学生填写打印申请流程耗时1分钟,教职工审批并在自助打印机上添加权限耗时1分钟,当自助打印次数增加至7次,减少的1371次申请相当于节约45.7小时,即相当于每天节约半小时。从学生的使用需求上考虑,建议在免费自助打印5次的基础上,再增加2次,以大幅减少此项工作消耗的人力成本。

(2)记录用户使用习惯

疫情防控期间,我校教职工每日需通过流程平台填报健康“日报告”,填报时间为每日中午12∶00至凌晨00∶00。图5记录了某月每个时间段的平均填报人数,横坐标为时间轴,纵坐标为填报人数,12∶30代表区间(12∶00~12∶30),在区间(12∶30~13∶00)填报人数最多,在区间(23∶30~00∶00)填报人数最少。①每日12∶00至13∶00是填报的高峰时间段,也是服务器承压最大的时间段,流程平台通过使用三台引擎服务器共同负载,并发数达1000,支持用户达2万,保证“日报告”及其他流程的正常使用。②时间区间“20∶00~20∶30”“21∶30~22∶00”是两个填报晚高峰时间段,在督促填报时,可在这两个时间段进行通知,能达到最佳效果。

在使用流程进行事项办理时,“人”和“事”的数据来自不同的系统数据库(共享数据库、业务系统库等),从填报人流转至审核人,在使用时被重新审核、更正,既减少了填报,同时也助推了数据治理,在办理跨部门事项时尤其显著。

五、结语

高校业务流程平台建设模式根据实际情况可分为:完全基于流程平台的建设模式、基于流程平台+数据管理端的建设模式、基于流程平台+已有业务系统的建设模式。其中,基于流程平台+数据管理端的建设模式拆分服务端与管理端功能,是新建业务系统值得参考借鉴的模式。

业务流程平台数据包括了人员身份数据、业务数据、过程数据,相较于传统业务系统的数据应用,优势明显。优势主要体现为:①业务流程平台服务的对象更多,包括了师生用户和部门管理人员,使用范围更广。②业务流程平台作为桥梁,解决了跨部门进行业务办理的难点。师生在使用办事流程时,业务数据可部分或全部从各业务系统中自动带出,减少线上手动填报次数,同时,自动带出的数据被师生重新核对确认,也形成了业务数据治理的良性闭环。③流程平台记录审批等过程数据,通过对过程数据的分析利用,可进一步指导优化资源配置,开展精准服务,为提高办事效率、提升校务服务质量提供完备的数据支撑。

参考文献:

[1]包筱玲.以人为本理念在高校教育管理中的渗透[J].科教导刊(下旬刊),2020(11):5-7.

[2]束乾倩,涂庆华,陈思,等.“以人为本”理念驱动下的网上一站式服务大厅实践探索——以南京理工大学应用为例[J].教育现代化,2017(11):255-256.

[3]姚星宇,吕双双,张宁.高校智慧一站式服务大厅建设对策研究[J].科技创新与应用, 2020(8):50-56.

[4]赵成福.政府职能转变:从管理向服务理念的改变——以成都市政府职能转变为例[J].行政论坛,2015,22(1):13-15.

[5]刘香玉,邹云龙,徐红彦,等.“互联网+”背景下高校信息化一站式服务模式实践探索[J].教育现代化,2018,5(46):271-273.

[6]张瑾,王冠西,沈富可.从传统信息化服务到信息化一站式服务的探索和实践[J].中国教育信息化,2017(13):27-30,33.

[7]徐梅丹,兰国帅,张一春,等.构建基于微信公众平台的混合学习模式[J].中国远程教育(综合版),2015(4):36-42,62.

[8]赵泽宇,张凯,宓詠.高校一站式信息化服务[J].科研信息化技术与应用,2012(3):53.

[9]庞庆泉.右江民族医学院一站式大学生服务中心建设研究[D].南宁:广西大学,2016.

[10]杨祥.基于流程引擎的一站式服务大厅建设[J].电子技术与软件工程,2020(18):45-48.

(编辑:王晓明)

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