档案信息化建设的管理与改进方法探究

2021-12-01

科学与信息化 2021年4期

宁夏回族自治区惠农渠管理处宁夏银川 750002

1 档案信息化管理工作中存在的问题

1.1 信息资源收集途径不一，增加信息整理的难度

实际工作中，以我们水管单位为例，档案信息的收集途径主要来自个人和各科室，对信息类别理解不一致以及数据统计口径不一，导致收集的信息数据出现不闭合、不完整，甚至是矛盾的情况，从而只得进行二次筛查和甄别，提高了信息整理的工作难度。同时，由于各科室上报数据格式的不统一，数据入库后无法在共享平台正常显示，失去了信息的共享效用。

1.2 忽视对档案信息的日常更新管理，失去信息的时效价值

事业单位档案信息通常包含事业单位职工人事、财务、设备、专项固定资产、行政综合类等信息。其档案信息的特点就是会不断更新，而档案信息的价值正体现于时效性。因此，管理人员需要及时对档案信息进行更新和完善。若在单位重要决策时无法提供准确信息，便失去了信息的时间价值与档案信息管理的意义，信息的不对称甚至会误导单位做出错误决策，造成重大损失。

1.3 忽视档案信息的安全管理工作

档案信息化建设必将应用网络技术和计算机技术。若档案信息管理系统未建设完善的防火墙以及数据监测技术、数据恢复技术等，未对信息内容进行相应级别的加密和权限管理，极易遭遇黑客入侵或者病毒侵犯，从而发生网络信息泄密或丢失等问题，使事业单位和个人面临安全威胁，甚至造成巨大损失。

1.4 忽视档案管理人员队伍的梯队建设

档案管理人员虽经过长期的纸质档案管理工作积累了丰富的管理经验和方法，但并不一定能适应档案信息化建设工作。运用现代化手段进行档案信息管理，不仅要熟悉档案管理专业的业务要求，还要熟练掌握档案管理相关软件的应用以及一定的数据通信技术和计算机技术知识储备，一些档案管理人员队伍的专业知识结构不合理严重阻滞了档案信息化建设的发展[1]。

2 提高档案信息化建设效果的措施分析

2.1 建立和完善档案信息化管理制度

在档案信息化建设过程中，完善的制度是基础性保障。立足于档案资源的数字化建设，形成电子档案资源。同时注重存储和开发应用，不断加大基础设施建设力度，维护信息管理的安全性。我们在实际管理中，必须遵循国家、自治区档案主管部门相关标准规范和机制制度。对于事业单位尤其是水管单位来说，应当全面分析档案管理信息化建设问题，注重落实和执行各项制度机制。其一，事业单位应当建立档案信息管理制度，明确划分各级人员的档案管理职责，通过制度化方式不断强化档案管理责任。同时，在档案信息化管理工作中，制定科学合理的考核制度和激励制度，这样能够有效约束和规范信息化工作的开展，充分调动档案管理人员的积极性，不断提升信息化水平。其二，事业单位还应当将档案信息化制度落实到各个科室，提升制度落实与执行的监管力度，以此确保管理职责的落实效果，通过制度方式提升档案信息管理的信息化水平。为了提升事业单位的信息化水平，在优化升级过程中，立足于国家标准和行业规范，不断优化档案信息化规划与指导，确定合理有效的管理政策和管理体系。

2.2 建设档案信息管理系统

事业单位应当促进纸质版档案数字化改造，采用统计学方法进行分类整理。事业单位开发满足自身发展的档案信息管理系统，采用先进技术手段，使信息管理系统可以融入事业单位业务系统中，有效管理和控制档案收集工作，以此提升档案数据收集的及时性与完整性。全面应用政务云、水利云等云计算技术，分类处理档案数据。在档案管理过程中，采用动态管理和横纵分析法。沿着时间轴线，对档案数据进行纵向对比，联合其他科室进行比对，整理和归纳数据信息，全面提升档案数据的准确性。在建设信息管理系统时，应当注意以下几点：第一，在录入档案信息时，应当确保信息的详尽性和完整性。第二，派遣专业的档案管理人员实时更新数据，检修和维护档案信息管理系统，全面确保数据信息的真实性。第三，应用大数据技术，快速删除和整理数据信息，以此确保信息数据的实效性[2]。

2.3 注重建设事业单位网络系统，强化档案信息化安全管理

在网络建设完善过程中，注重优化事业单位档案管理信息系统，加强人才引进体制建设力度，引入专业管理人才和设备，不断优化完善网络建设。采用信息化方式和技术，大力建设档案信息化平台，从根本上提升档案管理效益。在事业单位档案管理信息化建设过程中，必须注重安全管理问题。为了提升档案开发利用率，必须加大档案信息安全保护等级。通过档案管理的各项安全要求，基于信息安全要求和分析进行分类，确定不同等级的安全保护要求和标准，科学评估信息管理系统的安全性。此外，事业单位还需要建立档案安全管理机制，实现常态化安全管理，对安全管理操作流程和程序进行规范，充分发挥出安全管理机制在档案管理中的作用。事业单位还应当引进安全管理设施，设置保密功能和安全查阅权限，联合网络安全建设硬件系统，全面确保档案管理的完整性和安全性。

2.4 注重档案信息化人才建设

在档案信息建设过程中，加强人才培养才是关键。从信息化建设角度来看，注重引进专业人才，采用优越条件吸引专业的档案管理人员。事业单位还可以与高校建立合作关系，按照信息化管理建设需求，制定相应的人才培养策略，全面提升档案管理信息化水平，给予相应的人力资源支持。事业单位还应当建立信息化人才管理平台，注重引导信息化人才，发挥出自身价值作用，为事业单位档案信息管理贡献应有的价值[3]。