王 越

（山东石油化工学院，山东 东营 257000）

在高校的发展当中，档案管理工作是非常重要的，其记录着高校发展变化的全部内容，对于教职人员与学生都有着关键意义。在新时期，提高高校档案管理工作水平，让档案管理工作顺应时代发展，是高校档案管理人员需要深入研究的重要问题。

一、新时期加强档案管理工作的重要意义

作为现阶段管理当中的重要组成部分，档案管理在高校管理工作当中有着不可或缺的作用。通过档案管理能够对高校发展过程中的各方面活动进行详细记录，因此，档案就是呈现高校发展情况的资料。通过档案记录能够对高校发展过程中的各方面问题与优势进行明确，为将来的进一步发展打下基础，同时还可以为未来的改革提供数据支持。借助对档案的分析，能够不断进行改革，以此来进一步提高管理水平。[1]因此在高校的发展过程中一定要在档案当中不断发现问题，同时结合档案当中的一些重要信息来进行总结，进而提高管理工作的效率与质量，同时推动高校的进一步发展。

二、高校档案管理工作的特点

（一）高校档案的来源变得更为广泛

现阶段，高校档案资料当中不仅有教育教学的相关工作内容，还涉及了对学生的管理、科研、行政管理、人事管理等不同内容的资料。这就使得高校档案管理工作变得愈发困难。同时，高校档案在每年都有积累的现象，这也会让档案的数量与内容变得越来越多。

（二）管理业务复杂

不管是教师档案、职工档案还是学生档案，在高校档案当中的管理业务都是相当复杂的。因为教师在我国属于比较特殊的人力资源，所以，教师在学校与单独的行政教育部门都拥有个人信息文件。如果出现人员调动，档案管理工作人员一定要及时联系相关部门进行修改并对档案进行删除。[2]而对于学生档案来说，一旦学生在毕业以后一定要及时遵循一系列程序来对档案进行删除。虽然现阶段对于学生档案的管理已经向着信息化方向发展，但是在实用性、安全性及可靠性方面，对于传统档案管理模式的应用依旧较为普遍。

（三）高校院系档案更具有互动性

随着我国科技水平的不断提升，网络技术的发展取得了很大进步。在高校档案管理当中对网络技术进行有效应用，能够使各项工作的联系更加紧密，各个平台之间的交流也能够越来越频繁。这样既能够强化师生之间的交流，还能够使高校档案管理工作的互动性得到进一步提升，进而实现档案资源共享。[3]

（四）种类繁多，管理繁琐

高校档案有着种类多、管理复杂的特点。对于档案类型来说，高校档案当中涵盖了学校行政档案、财务档案、科学研究档案、基础设施档案、学生信息档案以及职员档案。这些档案的类型不同，其特性也有很大的差异，因此无法进行统一管理。在这些档案中，学校行政与教师档案的稳定性低、申请率也很低。对于学生档案的记录来说一定要每年进行更新，同时学生记录也难免会被移动。[4]因此档案管理工作人员一定要在学生记录工作上投入更多的时间与精力，以此来保证各学生记录的准确性。科研档案一定要结合科研成果不断进行更新，要求管理工作要迅速、完整。

三、新时期高校档案管理工作当中存在的问题

（一）重视程度不够

现阶段，一些高校对于档案管理工作还不够重视，这就造成了档案管理工作始终比较薄弱。另一方面，由于高校的档案管理工作通常都比较复杂、工作量大，因此传统的档案管理模式管理效率普遍较低，进而导致工作人员的工作热情不高。再加上硬件设施与软件设施相对落后，对于高校档案管理工作的质量与效率造成了很大程度的影响，并且管理人员自身的专业能力并没有随着管理技术的发展而更新，使得管理水平不高，高校档案管理工作的问题也在不断发生。

（二）高校档案管理制度不健全

可以说，目前我国大部分的高校档案管理制度还不完善，相应的管理体制落后，严重阻碍了高校的正常发展。而通过相应的调查，我们能够发现造成这一问题的主要原因是相关的高校档案部门对人事人才档案管理没有进行专门的规定，从而就造成了对高校档案的管理没有统一的标准，另外，在高校发展中难免会出现档案丢失的问题，大部分的高校对于档案管理人员却没有相应的处罚，使得高校档案管理人员对档案管理的规定不能严格执行，从而对高校档案管理规定的落实工作产生了不利的影响。

（三）档案管理信息化水平有待提升

目前大部分的高校仍然通过纸质手工的保管方式，这种方式的保管环境不佳，同时编制缺乏科学性，这就使得在查找档案的过程中非常麻烦，在很大程度上降低了档案的使用效率。[5]同时，当前的档案管理基础设施也应该引起相应的重视。在档案管理的信息化建设过程中，对于服务器与存储器的需求量是非常大的，并且还需要通过专业的软件来进行档案的录入与管理工作，平常的维护管理工作也是必不可少的。因此，对于档案管理工作的资金投入不仅要考虑硬件设施，还要考虑到日常的维护。目前，高校对于全面维护的资金投入还相对较少，使得档案管理的基础设备比较落后。

（四）人员素质问题

现阶段，高校档案管理部门在人员方面还存在着许多问题，其中最主要的就是管理人员短缺，整体的管理水平较低。尤其是专业的信息化人才，既具备信息化专业水平，又掌握档案管理的人才是十分缺乏的，这就导致了高校配置的信息化设备发挥不出相应的作用及价值。[6]比如对于电子文件和档案信息的采集、储存和维护工作，如果档案管理人员不够了解信息技术，对于庞大的档案资源信息就没有办法进行充分利用，导致工作效率受到影响。

四、新时期做好高校档案管理工作的策略

（一）提高高校领导对档案管理工作的重视

在高校当中，档案作为第一手历史发展资料，是高校发展过程中必不可少的重要部分，相关领导必须要予以重视，在档案管理工作当中应当配置专业的工作人员，因此高校对于档案管理人员的编制制度要加以优化，并增大投入力度，进而让整个社会都能够对档案管理工作的重要性有所了解。所以，一定要创建健全的管理制度，引起高校领导的重视，引进专业的档案管理人员与配套设备，同时加大对档案管理工作的资金投入，科学规范化地收集、整理、汇编、存档和利用档案，发挥档案在高校建设发展中应有的功能和效率。

（二）规范管理制度

高校想要切实的提升档案管理水平，第一步就是要根据高校的实际情况建立健全的档案管理制度并予以落实。在这个过程中需要高校的管理方式与管理水平能够跟上时代进步的步伐，建立信息化的档案管理体系。[7]档案管理工作一定要将相关责任落实到个人，同时将管理水平与员工绩效进行关联，以此来提高档案管理水平。另一方面，高校档案管理工作还需要严格遵循国家法律，同时根据高校的发展需求来制定出有本校特色的管理体系，并且需要各个档案管理人员能够严格遵守高校管理制度，将重要档案的保密工作做到位，以此来提高高校档案管理工作的价值。最后，还应该提高档案管理人员的责任心，进而确保档案管理工作的作用。

（三）创新高校档案管理方法

随着我国科技水平的不断提升，信息化时代已经到来，信息化技术在各个领域得到了广泛的应用。所以，高校档案管理工作也需要进行信息化建设，以此来提高档案管理水平与管理效率，并且还可以使管理成本得到进一步降低。信息化技术在当前的高效管理当中一般应用在高校档案管理信息系统当中，借助该系统能够让高校管理工作更加科学化、合理化，使高校对学生与教师的信息有一个充分的了解与掌握，并且能够使高校教职员工对高校的发展与时代发展有一个更加清晰的认识，做到胸怀大局，眼光长远，为科学决策奠定坚实的基础。

（四）加强档案管理教育培训，提高管理人员综合素质

档案管理人员的素质和能力对高校档案管理工作有非常直接的影响。所以，为了有效地提高高校档案管理工作的质量和水平，保证高校档案管理工作的健康发展，必须要努力提升档案管理人员的素养。可以定期地举行一些档案管理知识方面的培训，使管理人员能够对新的知识和先进的管理技术得到了解和掌握，从而不断地提高他们的管理技能和水平，能够对党和政府制定的有关档案管理工作方面的政策和法律法规有充分的了解，对自身的专业理论知识方面的技能不断地强化，用专业的档案管理知识和理论来指导管理工作，不断地适应当代高校档案管理的新要求。[8]同时要对高校档案管理人员进行充分的思想素质教育，使他们能够以身作则，对待工作严谨认真，增强他们的工作责任感，为管理工作尽自己最大的贡献和努力。除此之外，高校也要对档案管理人员进行相应的关心，使他们在管理工作中体会到温暖，提高他们的工作积极性，以至推动整个高校档案管理工作的发展。

综上所述，提高新时期档案管理工作的水平是非常关键的。但是，对于现阶段的高校档案管理工作来说，与新时期的要求依旧有着很大的差距。因此，高校必须明确新时期档案管理发展当中相关工作的变化，对档案管理方式进行创新，通过对档案管理工作效率的不断提升，进一步适应高校发展的要求。