基层财政部门档案管理问题与对策研究

2021-11-26王晓丽

魅力中国 2021年36期

王晓丽

（河北省石家庄市平山县财政集中支付中心，河北石家庄 050400）

随着社会经济的发展，基层财政部门的管理工作，越来越受到人们的重视，基层财政部门档案记录的是财政部门真实工作过程，档案涉及范围面较大，数量也较多，进行管理工作时遇到的问题也较多。只有解决基层财政部门档案管理中问题，财政部门的各项工作才能顺利开展。将档案管理作为基层财政部门工作的重要内容，解决档案管理中存在的问题，使基层财政部门对档案管理工作有一个新的管理方式。

一、基层财政档案管理的含义

随着信息时代的不断深入发展，档案逐渐显现出促进社会经济发展的重要作用。通过档案可以对相关地区的经济发展状况有一定的了解，可以为基层部门在展开各项工作时提供依据。基层财政部门的档案种类较多，档案存放的形式也有很多种。基层财政部门档案主要以纸质档案、电子档案、图片资料等形式保存。基层财政部门在进行档案管理工作时，先将档案资料进行收集、在对档案进行整理、在进行资料的分类、再将整理好的资料以不同的形式进行保存。基层财政部门的档案管理的好坏关系到基层财政部门的发展，也影响着基层财政部门的其他工作地发展。因此，要重视基层部门财政档案管理工作，使基层部门档案管理有一个科学合理的管理模式[1]。对基层财政档案管理工作进行深度分析和研究，促进财政档案资料充分发挥自身作用，为财政部门的其他工作开展提供重要依据的同时，为基层单位以后的发展奠定良好的基础。

二、基层档案管理存在的问题

（一）不重视档案管理

基层单位对财政档案管理工作不重视是财政档案管理中出现问题的重要因素。基层单位对于财政档案管理没有明确的认知，认为财政档案管理部门的主要工作就是对各类资料进行整理和存放，不能够促进基层单位经济的发展，在开展财政档案管理工作时也不会投入大量的人力和资金。除此之外，由于基层单位对财政部门档案管理工作的不重视，也影响到了基层单位其他工作的顺利开展，从而降低了基层单位的经济发展速度。加上基层单位领导者财政部门对档案管理的不重视，导致财政档案管理没有完善的管理制度，无法保证财政部门档案的安全性，会造成档案资料的泄漏，给基层单位造成无法挽回的损失[2]。

（二）档案内容单调

基层财政部门对于档案管理的工作内容不清晰，对档案管理也没有正确的认知。在进行档案管理工作时，只注重财政部门会计票据、财政数据等方面的收集和整理，对于其他方面的内容收集较少，导致基层财政部门档案的内容过于单调。财政部门的年报和大事记等都属于比较重要并且需要长时间保存的资料，但是在档案管理工作时，比较重视业务内容方面的收集和整理，缺少对文书资料的收集和整理，导致财政部门档案管理出现各种各样的问题[3]。档案内容的过分单调，会导致基层财政部门在开展其他工作时没有可以借鉴的资料数据，为工作的开展加大了难度。

（三）档案管理制度不完善

目前，基层财政部门对于财政档案管理还没有一个完善的管理制度。在工作中只重视日常实际工作，不重视档案资料的管理，导致档案管理工作不到位，无法发挥出档案管理在财政部门中的作用。基层部门档案管理制度的不完善，导致档案管理工作人员对管理制度认识不清晰，无法对档案管理人员进行约束管理，导致档案管理人员在工作中较为散漫，档案管理意识不强。随着信息时代的不断发展，纸质档案逐渐转变成电子档案，以往的财政档案管理制度已经不适用电子档案的管理，因此，完善档案管理制度是顺应信息时代发展的必然要求[4]。

（四）工作人员素质不高

在以往的财政档案管理工作中，档案人员只是对财政资料的收集和整理，所涉及的工作内容较为简单，一般财政部门都会安排年龄较大的老员工在档案部门工作，不会安排年轻的新员工或者是拥有专业管理技能的工作人员进行档案管理工作，导致档案管理工作水平出现问题。传统的纸质档案正逐渐转变成电子档案，老员工对于电子计算机的使用并不熟练，在一定程度上拖慢了档案管理工作效率。老员工在工作中一直秉持的是传统的管理观念，不利于基层财政部门纸质档案管理向电子档案管理的转变。

（五）档案管理条件差

基层财政部门对于档案资料没有固定的存放位置，一般档案管理人员将档案资料存放在办公室或者是储藏间，不利于档案资料的查找和使用。基层财政部门没有专门的档案管理空间，就不能进行合理的档案管理，从而影响基层单位的经济发展。部分基层财政部门虽然建立了档案室，但是由于基层财政部门对档案管理工作投入的资金较少，档案室的内部设施不健全，无法对档案进行分类管理，影响档案资料的正常查找和使用。

三、解决基层财政部门档案管理问题的策略

（一）提高对档案管理重视程度

想要解决基层财政部门档案管理中存在的问题，首先就是要提高的财政部门对于档案管理的重视程度。基层财政部门加强档案管理重要性的宣传，可以通过海报或者是杂质等形式进行宣传，可以借助多媒体社交软件进行传播，例如：微信、微博、QQ 等APP[5]。保证基层财政部门的所有员工都能认识到进行档案管理的重要性。另外，基层单位领导也应该加强档案管理重视，尽量档案管理工作中起到带头作用，要安排专业的档案管理人员进行档案管理，并且实时对档案管理工作进行监督，从而提高财政档案管理水平。

（二）完善档案管理制度

建立完善的档案管理制度是解决基层财政部门档案管理问题的重要手段。完善的档案管理制度有利于提高档案管理水平，促进财政部门其他工作的顺利开展[6]。首先，必须明确档案管理人员的工内容，加强档案管理人员对档案管理的认知，做到档案人员明确工作内容，找到档案管理工作方向。其次，制定合理的档案管理流程，规范档案收集到存放的过程，保证档案管理工作有序进行。最后，加强档案管理资金投入，建设专门存放档案的档案室，加强档案室内的内部设施，为档案管理创造良好的条件。

（三）提高管理人员专业水平

基层财政部门应加强档案管理人员的专业知识和专业技能，培养档案管理人员具有基本的财务知识和档案管理知识。基层财政部门可以对档案人员进行专业的档案管理知识培训，加强培训的实用性，保证档案管理人员在工作中可以将档案管理知识运用自如。还要对档案管理人员进行电子计算机技术培训，加强档案管理人员对电子计算机使用熟练度，方便之后财政部门从传统的档案管理模式向电子档案管理模式的转变。除此之外，还要提高档案管理人员档案安全意识，在顺利完成财政部门档案管理工作的基础之上，保证档案资料的安全，避免出现档案资料泄漏和档案丢失的情况。

（四）实现信息化档案管理

随着信息时代的不断发展，传统档案管理模式逐渐转变成信息化档案管理模式[7]。实现信息化档案管理不仅可以提高基层财政部门档案管理的工作效率，还可以在一定程度上为财政部门节省人力和资金的投入。实现信息化档案管理，要运用科学合理的转变手段。将传统纸质档案管理模式作为转变的基础，不断地发掘具有专业管理知识和技能的人才加入到档案管理工作中来，实现传统档案管理像信息化档案的转变。