文/孙庆楠

本文作者凭借以往的实际工作经验，总结分析某单位合同档案管理情况，结合日常工作中遇到的问题，从合同管理业务全流程角度全面阐述合同档案管理问题，尝试提出企业档案管理科学化、合理化的质量控制管理方案与实践模式，以及利用信息化手段在电子合同管理系统与电子档案管理系统集成后，纸质和电子合同档案的收集、归档、分类、利用工作的体会与经验

企业合同档案全流程管理方法与质量管控，是一个重要的课题。通过分析与研究，进行创新实践，无疑会对企业的进步与发展起到很大的助推作用。下面笔者进行论证与阐述。

一、企业合同档案全流程管理内涵

1.企业合同档案全流程管理方法的提出

党的十八大以来国家推进全面依法治国，随着管理类档案概念的提出，合同办理业务全流程产生的档案是企业管理活动的原始凭证和凭证越来越得到重视，逐渐成为企业被审计的重点对象。企业合同档案全流程管理是指对合同办理业务全过程各个工作节点下产生的各类文件的管理，是对合同全流程各类档案的收集整理归档的整体把控。

2.企业合同档案质量内涵

合同档案的质量是合同全流程管理的目标和管理要求，是指合同档案资源的有效性、完整性和准确性。有效性是指合同档案需为原件，且签署、用印完备。完整性是指合同办理全流程节点下的文件的收集归档完整程度，包括立项文件、审批文件、附件、合同交付物等。准确性是指合同档案是否真实准确反映合同管理活动。

二、企业合同档案管理的现状

合同档案全流程管理概念提出前，企业合同档案管理混乱、管理方法不科学，从而倒逼合同管理方法的改进。

1.对合同档案重视不够

企业对合同档案管理工作缺乏重视，归档意识淡薄，不同类型的合同档案收集不齐全，并且未从合同文件形成源头把控合同档案质量，忽视了合同档案的凭证作用，导致企业被审计时出现重大问题。

2.管理机构未统一归口

合同档案管理工作在组织机构上未得到统一集中归口管理，按照合同办理业务流程的不同阶段分散在不同部门和不同人员手中，从而造成合同相关文档不完整、不成套，合同档案资源缺失严重、利用困难。

3.档案资源不完整、结构不科学

合同文本在签订初期普遍存在合同条款中未纳入档案专业意见的情况，导致移交归档的合同文件不完整不规范，合同档案质量不过关。合同档案在整理过程中的分类不够科学和明确，造成合同档案资源频繁出现重复组卷、分类混乱的情况。

三、企业合同档案全流程管理方法实践应用

针对上述合同档案管理出现的问题，笔者结合实际工作，从合同文件形成阶段、合同档案收集移交归档阶段、合同档案整理阶段以及保管利用阶段详细阐述合同档案全流程管理方法的具体实践应用。

1.合同文件形成阶段做好全流程管理前端控制

首先，合同档案归口管理部门应首先在全公司范围内启动公司层面的合同档案归档工作，提高企业全员的合同归档意识。

其次，档案管理者应主动参加法务部门培训，深入学习合同管理相关制度及业务流程，了解合同业务的界面划分，全面掌握同一事项的合同文件分散在不同部门的情况，明确合同业务全流程形成的档案具体内容，并会同法务部门，共同规范合同档案的归档要求、归档范围、归档时间等。

再次，结合法务部门合同号编制规则，科学制定合同档号编制原则。熟悉企业合同电子管理系统，梳理业务流程应归档节点，明确不同流程不同节点下应归档的电子合同档案。

2.收集、移交归档阶段完整规范把控合同档案质量

（1）合同档案收集内容

通过前期工作，逐步确定合同全流程需收集的文件大致为：文件移交归档清单、合同订立记录单、立项及审批文件、采购方式审批单、供应商选择审批表、报价单、廉洁承诺书、保密协议、合同文本、合同执行记录单、合同交付物相关文件、合同变更文件、合同约定需提交资料等。

（2）合同档案的移交归档

合同签订完成后，结合合同订立记录单（记录合同订立情况）、文件移交归档清单，实时归档合同签订阶段所有合同档案；合同执行完毕后，连同合同执行记录单（记录合同执行情况）、文件移交归档清单，归档合同执行完毕阶段所有的合同档案（包括合同交付物）；若合同跨年度执行未结束，则在每年1月15日做年度归档，移交当年产生的该合同相关档案，合同执行完毕后，再做封闭归档。

档案管理者注重合同交付物、合同立项审批等合同全流程文件的移交审核检查，确保合同全流程合同档案资源的完整性。

（3）电子管理信息系统的应用

企业采用电子合同管理系统后，将合同业务流程固化在电子合同管理系统中，从而强制归档流程节点下的合同相关文件。并且保证线上原生电子合同文件归档保存，电子合同档案和传统载体数字化后的电子合同档案成套管理，从而实现合同档案的双轨制管理。

例如，在合同签订一个月内，线上用印申请启动后一个月内归档相关文件，否则触发系统报警。在合同签订前编制技术条件阶段，设置流程档案审批角色，对合同文件归档范围、质量等要求纳入相关合同条款。设备仪器转固提交流程需有档案管理者审批确认相关档案归档。

3.整理阶段科学合理整合合同档案资源

（1）两种企业合同档案整理方法对比

第一种是将合同文本、招投标采购文件等单独分类收集整理。这种整理方法分类清晰，档案利用率高，但是破坏了科技档案的成套性原则，将同一事项的不同阶段合同档案割裂管理。

第二种是本文讨论的合同及相关全流程文件成套立卷整理方法，保证了科技档案的成套性、完整性，但合同档案会分散在不同类型档案中，很容易造成重复组卷的现象。

（2）分类整理与虚拟组卷

在整理过程中项目合同档案、设备仪器合同档案、供应链合同档案三类档案虚拟组卷，合同原件与本类型档案放在一起，其他类型合同档案则作为合同类档案统一单独管理，确保合同档案资源结构科学合理。

设备仪器合同档案和招投标及其他采购方式档案资料、立项资料、设备仪器随机资料、设备调试验收资料、转固资料等放在一起；项目档案和项目建设全过程文件放在一起；产品合同档案和供应链合同档案和相关谈判记录、会议纪要等相关资料放在一起；变更合同要与原合同放在一起，合同交付物和原合同放在一起。

（3）合同档案的档号

编制合同档号过程中，HT为合同档案的一级类目，二级类目为年度，三级类目为法务部门给定的具有唯一性的大流水号，例如HT2019-002。同一事项相关所有文件放在一卷整理，一卷为一个合同档号，卷内文件按形成先后顺序排列。

（4）利用信息化手段整理合同档案

将纸质合同档案数字化后，形成符合要求的电子文件，在电子档案管理系统文件库著录完成后，单条条目信息下挂接一份单独的电子合同文件，然后进入案卷库将同一卷的文件虚拟立卷。

已实现线上管理的合同相关流程，则需要集成电子档案管理系统和电子合同管理系统，将合同立项、审批等流程设置归档节点，完成原生电子档案与数字化后的合同档案在电子档案管理系统中成套归档，实现线上线下合同档案资源完整整合。

4.保管利用阶段提升合同档案安全利用率

按合同档案的涉密程度，制定不同密集、不同载体合同档案的借阅审批流程，档案人员参与到电子借阅系统流程设计中提出相关需求，保证合同档案的利用安全可控性。

四、加强企业合同档案全流程管理的思考

做好企业合同档案全流程管理，加强合同档案质量控制，总结归纳有以下几个方面：

1.构建制度体系

档案管理部门应梳理分析合同管理业务流程，持续完善合同档案管理制度体系，规范合同档案工作流程和业务要求，明确哪些文件需要归档，在流程下哪个节点归档，由哪个人员进行处理，并由谁来负责审核，以及档案管理者如何介入等问题。

2.加强归档意识

档案管理者需形成立足审计及内控角度下的合同档案管理思维，提高企业领导和全员工归档意识，在合同档案形成移交过程中做到不重不漏，应归尽归。

3.利用信息化手段提高合同档案质量

档案管理者应参与电子档案管理系统流程设计，做好和合同相关业务系统的流程集成，利用信息化技术提高合同档案归档率、利用率，完善合同档案资源，优化资源结构。

4.档案人员角色转变

在合同档案的收集移交归档阶段，档案管理者需提升自身专业素质，由传统管理者变为对归档资料质量的审计者，为合同全流程档案的形成、收集归档、整理、保管利用提供专业性、指导性的意见，对移交归档的合同档案资源需进行完整性、合理性质量把控，以及对是否为原件、签署完备等问题进行检查，检查无误后办理移交手续。

通过上述分析显而易见，合同档案全流程管理方法的提出，大大改善了企业合同管理的现状，提高了合同档案资源的质量和合同档案管理工作的效率，使企业管理合法合规，避免了审计过程中很多问题的出现。凡此，无不彰显合同档案全流程管理方法的实用性与有效性，确实为企业的发展与进步，提供了良好的服务与有力支撑。