王祎洋

辽宁省调兵山市社会保障和民政事务服务中心 辽宁调兵山 112700

通常来说，机关事业单位文书档案来源的途径有公文系统接收的电子文件，有邮寄的纸质版文件，更有需要特地到相关部门取回的保密文件等。这些文件到达机关单位后，先由文书档案管理人员进行登记备案，然后交由领导批阅，之后将文件传阅给执行工作的分管领导和具体人员，最后待文件精神落实完成，收回文件进行保存。

机关事业单位文书档案执行流程看似简单明了，其实由于工作量大，文件繁杂，涉及部门人员较多等原因，还存在很多问题，具体体现在以下几个方面：

1 文书档案数量多、任务急，开展起来有一定难度

对于机关事业单位文书档案管理人员来说，最头疼的事儿莫过于很多着急的文件赶到一起。因为文书档案来源途径广泛，有上级垂管单位邮寄来的，有公文系统接受的，还有其它部门随时通知取回的等等，这些文件落实时间若是赶到一起，对文书档案管理人员来说是一个不小的考验。有的时候因为时间特别紧急，还没来得及登记，只得先传阅给落实部门。那么造成的隐患就是，通常执行部门需要一段时间才能将文件落实完成，待时间一长，这些文件因为没有进行登记，档案管理人员极容易忘记回收，以至于最后存档时将其漏掉。

解决办法：首先要视本单位情况合理安排文书档案管理人员数量，如业务量巨大，要确保文书档案管理人员人数，以不至于业务繁忙时文书档案管理人员手忙脚乱把不过麻来。其次要尽量做到每份文件都有登记、都有跟踪，可以制定《文件传阅记录薄》，记录清楚以下信息：某月某日哪里来的文件、文件标题、传阅人员顺序，最后是否归还，都要记录清楚准确，使得档案管理人员自己清楚文件动向，时间长了不至于遗忘。建议如果时间允许情况下，文书档案管理人员可以先对文件进行备份，原件留存，将复印件传阅给执行科室，这样一定程度上就会保护好原始文件[1]。

2 档案管理人员流动性大，人员专业性不强

因为职务性质，文书档案管理工作需要应用到电脑网络，又需要腿脚勤快利于进行文件传阅，所以大多数机关单位都安排新入职的年轻人来做此项工作，而新人在管理文书档案一段时间后，由于对个人职业发展的规划等因素，也通常会离开文书档案管理岗位，去往更有发展前景的岗位，这样就造成了文书档案管理人员流动性颇大的问题。文书档案管理人员流动性大的直接后果就是，前后工作人员业务衔接的不好，前任工作人员如何管理文件，之前的文件落实怎样，传阅到哪些部门等，是否都有详细交代？新任工作人员又因为未必是专业档案管理人员，在“空降”到新岗位上难免会一团乱麻，这样就给文书档案执行工作带来困难。

建议：各单位应充分重视文书档案管理工作，单位领导应提供给文书档案管理人员一定的发展空间，使得文书档案管理人员热爱自己的本职工作，愿意留在本岗位上继续奉献。此外，前后文书档案从业人员应做好工作交接，前任文书档案管理人员应事无巨细地将本岗位职责及工作办法交代给新任工作人员。《文件传阅记录薄》所登记文件及文件去向应清晰明了，使得新任工作人员一看记录一目了然，不至于一头雾水摸不着头脑。

3 保密文件管理不够严谨

保密文件是文书档案工作中很重要的构成部分，由于性质特殊，保密文件也可以说是文书档案工作的重中之重，因此文书档案管理人员应该特别细心地对待保密文件的管理。在日常工作中，文书档案管理人员常常由于工作量大，或者是长久从事文书档案工作失去了警惕性，对保密文件的保密要求变得松懈和忽视。比如由于工作繁忙，直接嘱托顺道同事帮忙取回保密文件。又或者取回保密文件时随意放置，导致其它不相关的人看到保密文件。又或者自己放松了警惕性，忘记告知其它传阅人员保密文件不可拍照、复印、转发等等要求[2]。

建议：文书档案管理人员一定要提起十二分的精神，认真严肃地对待保密文件的管理工作。涉及到保密文件的取送事宜一定要亲力亲为，确保保密文件不会经手不相关人员。文件取回后，及时登记备案然后放置于保险柜中，不可随意乱丢乱放。文件传阅过程要确保相关人员一个不落地审阅，不相关人员一个字也不能泄露。在传阅保密文件过程中，要本着不可拍照，不可复印，不可转发的原则进行，并且要将此原则传达给保密文件传阅的每一个相关人员。

4 文件归档整理繁琐

由于文书档案来源部门多，有上级单位，有平级单位，还有本单位发文等，加之各来源部门所发文件涉及不同方面，有的涉及党务，有的涉及业务，有的又不需要落实，那么整理起来就会很杂乱。文书档案管理人员如果业务不娴熟，或者工作不够仔细，就很难区分文件种类，尤其涉及到不同业务的工作更是区分难点。如果档案归纳不够标准，造成的结果就是所有部门来源的文件和所有种类的文件混杂存档，一旦日后有需要调取某份文件，就是大海捞针，从头找起，很是费时费力[3]。

建议：文书档案从业人员应积极参加档案管理培训，充分掌握文书档案的存档办法。要将不同年份、不同来源的档案进行分类存放，可根据不同来源的档案划分上级、本级文件。在上级、本级文件中再细分党委文件和业务性文件。对于政策性文件，对日后工作有指导性意见的文件一定要做好存档，为日后开展工作提供便利；对人事任命职责分工等文件也应做好保存，以防日后责任落实有所依据；对于临时性文件，比如通知、会议等即时性文件，则基本不需要保存，以免文件太多，给档案保管工作带来困难，日后查找文件也不方便。