马俊良

（佛山市金的信档案管理咨询有限公司，佛山 528000）

引 言

档案是人们在社会生产活动中形成的一种重要历史记录和宝贵资源，其重要性不言而喻，可是在实际使用的时候却常常遇到诸多困扰，如保存难、借阅难、查找难等。随着社会的发展，档案的数字化管理已成为一种必然趋势。提高档案数字化管理水平，需从管理人员入手，提高其专业素养和技能水平，还要借助网络发展的信息化进行全面的监督管理。在对档案数字化建设的发展过程中，要不断完善相关规章制度，在保障档案数字化的完整性和准确性的前提下，做好档案的安全性保障，为全面实现企事业单位的现代化管理奠定基础。

一、档案数字化管理的质量与安全保密工作介绍

（一）档案数字化的概念

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字影像（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。档案资源以数字化的形式存储，以网络化的形式相互链接，利用计算机系统进行全面的后台管理，形成一个结构有序的档案信息库，实现资源共享及档案信息的便捷化，是档案信息化建设的重要组成部分。档案的数字化管理与传统档案管理相比，可以提高经济效益，提高办公效率，提高档案原件保护，具有不可替代的先进性。

（二）档案数字化的质量工作

档案数字化的质量管控最主要的就是对原文件扫描工作的质量要求，它需要保证原文件所有内容齐全，不得有遗漏；每页的扫描图片必须整齐完整，不能出现倾斜和偏差；扫描所形成的电子图片要清晰，不能有污点和黑边；随时保证档案和原始文件的高度统一，避免错别字的出现。扫描档案的装订归档需确保质量的技术要求，以方便利用和保护原件为根本目的。质量保证是档案数字化的基础，狠抓质量管理工作是关键，应加强质量管理过程中的监督检查工作，促进档案数字化质量工作的有序健康推进。

（三）档案数字化的安全保密工作

档案数字化的安全保密工作需要配备专人管理，档案系统的登陆账号和密码需按照保密标准保管，负责人员不得泄露给他人，密码应定期修改，密码的保密程度也应该是高级层次的，必须由数字和字母等符号组成。针对数字化档案的查阅管理也是保密工作中的重要环节，必须规定好相关查阅人员的权限，在供查阅本人使用的同时，需明确告知不可外传，泄密的相关惩罚要落实到位。档案的安全保密工作关乎机构乃至国家的安全保障，是一项非常重要的工作，需从档案负责人这个根源上着手，保证一系列操作的安全。

二、档案数字化管理的质量与安全保密控制对策分析

对档案数字化管理的质量与安全保密控制应就单个独立的因素进行分析，档案的质量控制要求最重要的是对档案原件扫描工作的重视程度，因为实现档案数字化最重要的载体就是根据原件形成的扫描图片，所以扫描件的完整性和准确性是必须重点考核的对象。这需要考察相关经办人员的专业能力和对工作的负责程度，为确保档案质量的标准化还应就档案数字化管理的规章制度进行落实。

（一）档案数字化管理的质量控制对策分析

1.培养专业的档案数字化管理人员

培养专业的档案数字化管理人员是确保档案质量控制的基础保证。加强对档案管理人员的专业能力培养，需要从一个人的责任心开始。强烈的工作责任心是做好一件事情的有力保障，档案数字化管理这样一项意义重大的工作更是离不开责任心强的工作人员，把细微的小事做到极致，才能在大事面前镇定自若、游刃有余。工作中的细致、认真、负责是专业档案管理人员必备的品质。除了这些，还应定期对档案管理人员进行思想引导和专业技能的巩固，组织工作人员参加技能培训，以人为基础，把人管理好了工作才能做好，用专业的管理人才来促进档案管理数字化工作稳步向前发展。

2.健全档案数字化管理制度

管理制度的健全是规范工作的有效保障。档案数字化管理制度需要明确管理人员的权限和职责分类，将管理工作明晰化，权限范围精确到个人，使管理制度中的每一个人都具备不同的管理权限，用相互制约的方式进一步确保档案的质量安全。在对档案进行数字化归纳的时候，一定要确保每一份数字化文件的正确和清晰。把原件扫描为数字化储存的电子文件，是一项复杂且烦琐的工作，更是确保档案数字化质量要求的重要一步，所以扫描过程必须要做到精确无误。健全档案数字化管理制度必须做到明确每一步工作的细则。落实好对档案数字化质量的管理是对档案数字化安全保密的前提，健全各项档案的管理制度能非常有效地实现档案数字化的质量要求。

3.严格监督核查档案数字化管理工作

任何一项工作若离开了监督职能就失去了工作的基础保障，特别是档案管理这么重要的工作，一定不能缺少监督核查环节，并且还需严格监督核查档案数字化管理工作中的每个环节，以确保这项工作的完整性和准确性。应定期抽调人员对档案数字化管理工作进行全面的核查，包括档案的数字化存储是否符合要求，分类是否细致明了，档案目录是否合理，目录列表是否清晰，档案内容是否完整，档案图片是否清晰，对所有档案的调取查阅相关信息是否记录完整，并对调取人员记录信息进行电话核实，追根溯源，确保每一项有关档案的信息流动都能落实到人。人事相符才是监督核查的真实保障，严格监督和核查是对档案质量要求的有效保证。

（二）档案数字化管理的安全保密控制对策分析

1.提高档案信息化管控技术

档案数字化管理的安全保密管控技术一定要顺应时代发展而不断提高，在档案管理的基础建设上要加大经费投入，使档案管理在硬性条件上得到充分保证。例如，对档案数字化分类的管理和对档案原件的妥善管理等，应在其基础建设上下功夫，使硬件设施得到有力保证，这是对档案信息化管控的大力支持。应重视对档案管理人员的培养，人员是技术手段的实施者，确保人员的专业性是有效保障档案数字化质量和安全的基石。做好档案数字化管理是为了更好地为人们提供便捷的查阅服务。建设数字化服务平台就是数字化管理的重要管控技术，对管控技术应实现每周、每月、每季的考核，要用数据说话，把技术手段提到更高层次，并成立专门的验收组保证档案数字化保密工作的质量要求。

2.完善档案数字化管理安全保密制度

在档案数字化的工作建设中，做好档案的安全保密就必定要完善好档案数字化的安全保密相关管理制度，用制度管人，在制度中要明确保密工作的各项规定和注意事项，一定不可忽略对制度的重视。确保档案的安全性是所有制度的前提，便捷性是安全保密制度需要注意的事项，档案数字化的一个重要目的便是方便使用者查阅，那么便捷性要求就是制度中的一个重要思考点。以保密性为原则，以便捷性为方向，把档案数字化的安全管理制度制定得更加完善，且严格要求档案管理人员遵守规章制度行事，按照相关流程管理档案，确保档案信息的安全。

3.加强档案管理人员的保密建设

一切的信息化工作都离不开人，人是一切事物的主体。人为因素是所有工作中最大的不确定因素，在档案数字化保密管理中做好人员的保密建设是非常有必要的。如今，网络的安全隐患无孔不入，现代黑客的盗密技术亦是越来越高，因此针对档案管理人员的保密建设要从多方面入手。机构内部的安全保密是工作的基础，网络和外界的保密是拓展，针对网络保密工作，要做好系统杀毒软件的安装和防火墙的设置，有意识地防止黑客的恶意攻击，有效地利用起每个人独有的指纹或者面部识别来进行档案的保密工作，把档案管理工作做到细处，做到实处，全方位多角度地实现档案的安全保密工作。

4.注重档案数字化网络安全的管理

当今，网络发展的速度日益加快，针对网络的安全防范也越来越严格。档案的数字化管理很重要的一项内容就是档案的网络安全问题，在做好实质的安全防备后，网络安全不容忽视，特别是国家重要文件历史资料的档案保管，更应注重网络的保密技术。黑客的盗密手段层出不穷，各种花样冲击着档案的安全，这就需要我们专注档案数字化网络的安全管理，对网络防盗措施的采用要从多方面出发，防火墙密码、多重密码的设置是必备的，对本地网和局域网的使用最好是专用网络，专门用于档案管理的电脑不可用于上网等娱乐活动，杜绝一切因网络漏洞带来的安全隐患。

结 语

档案数字化建设顺应了社会的发展趋势，关于档案数字化的质量和安全保密工作是做好档案数字化的基本需求。在不断提高档案管理的质量要求和安全保密要求的基础上，需要为国家档案数字化的发展之路注入更多的新鲜活力，不断寻求更高的技术手段并应用在档案的数字化管理中，把档案的安全保密工作当成一项重要的事项来抓，为实现国家及企业的档案良性健康安全管理起到推动作用，铺好档案数字化管理的良好发展之路。