刘凌燕

（菏泽市牡丹区统计局，菏泽 274000）

引 言

人力资源管理工作包含人资档案与社保档案的管理工作，无论公司规模如何，这项工作都具有较为庞大的工作量。因此，几乎所有企业都选择使用Excel工具建立数据档案。例如，在管理社会保障信息时，人力资源管理者首先需要在人社部官网下载当年的“人力资源社会保障统计报表结构”，在SMIS系统中制作相应报表，以响应党和国家对基层企业管理工作的指引。这套报表包括工资信息的汇总、人事信息的统计，也含有二者的交叉统计，是企业人力资源管理工作的基础工作之一。

一、Excel数据表与报表之间的关系分析

在人力资源语境下，Excel数据表指人力资源者管理为统计与存储日常工作中各类信息而制定的电子表格。报表则是为将数据供他人查阅、汇总、分析、审计而制作的电子表格。因此，二者从性质到功能上主要存在以下几方面的联系与区别。

（1）数据内容相同，数据处理不同。数据内容相同是指二者均以企业实际工作中产生的数据为依据，皆是真实经营管理数据在计算机平台上的存在形式，存储的数据在内容上是一致的。但在处理方式上，Excel数据表偏重于日常统计功能，注重数据记录的全面性和准确性。而报表则注重其参考价值，常会额外将现有数据汇总、分析，更倾向于呈现趋势化、整体性数据，表格的样式也会基于美观化原则进行调整。

（2）数据来源不同。Excel数据表通常由一线工作人员统计并制作，是将实际工作转化为电子信息的过程，在数据统计工作中属于初始步骤。报表则通常不存在统计步骤，仅直接以Excel数据表为数据来源，重点在于将原始数据可视化，用以深度挖掘数据价值，是以数据展现企业经营状态的方式。

综上，Excel与报表并非两个独立的概念。前者为后者提供数据，后者挖掘前者的数据价值。在人力资源社会保障统计报表中，也应充分利用Excel数据表做好数据收集工作，利用Excel技术做好数据整理与处理工作，以确保报表的科学性。

二、制作“员工社保缴费申请表”的具体流程

步骤1：新建文件、文件命名及调整行高。

①新建Excel表格，将文件预先保存并命名为“员工社保缴费申请表”。

②鼠标选中整个单元格的第2行，右键打开菜单选择“行高”，在界面中将行高调整为30，选择“确定”。

③重复上一步骤将第3行的行高数值调整为20，将第4～16行的行高调整为15，行高调整结束。

步骤2：调整单元格列宽。

①利用鼠标点选第2列（B）单元格，右键打开菜单并选择“列宽”按钮，在界面中将列宽调整为5。

②重复上一步骤将第1列和第8列（A、H）的列宽调整为15，将第4列（D）的列宽调整为15，将第6列和第7列（F、G）的列宽调整为10，选择“确定”以保存设置。

步骤3：合并单元格。

①利用鼠标点选第2行的第2列至第7列（B2～G2），在上面的界面中找到“合并后居中”，将这6列单元格合并。

②重复上一步骤将第3行的第2列至第7列（B3～G3）的单元格进行合并操作。

步骤4：设置边框线。

①利用鼠标拖选第2行第2列至第15行第7列的方形区域（B4～G15）。

②对准所选区域按右键，选择功能菜单点击“设置单元格格式”。

③在弹出的操作界面中选择“边框”页签，选择一种适宜的线条样式，并将该样式应用于上、下、左、右框线。

步骤5：输入内容。

①拖拽单元格选择第2行第2～7列（B2～G2），该单元格在步骤3中已被合并，因此可输入“员工社保缴费申请表”作为表头；输入后调整该单元格字体，调整为“宋体”（字体）、“18”（字号）；按Ctrl+E调整为“居中”格式，按Ctrl+B将文字调整为“加粗”。

②在第4行的2～7列分别输入“序号”“姓名”“身份证号”“月份”“月均工资”“月缴费基数”。

步骤6：输入函数公式。

①用鼠标双选第5行第7列进入内容输入，在其中输入公式“=F5*0.09”。选择F5时可直接输入，也可以用鼠标单击单元格F5。

②输入后按回车键可计算出该员工的月缴费基数。

③将F7中的内容复制粘贴到下面每一行的第7列，也可拖拽单元格右下角复制公式。

步骤7：将数字设置为货币。

选中上个步骤在单元格中输入数额的区域，重复步骤4的①②步，选择“数字”页签，并为其选择“货币”类型。

三、Excel在“社保代扣代缴统计表”中的应用

（一）制作“社保代扣代缴统计表”的意义

社保代扣代缴是实践工作中用人单位为职工缴纳社会保险的主要方式。代扣代缴以月为单位，根据职工的工资收入水平计算各类社会保险需缴纳的金额，代表所有职工向征收机构缴纳社会保险。该项工作是顺应《中华人民共和国社会保险法》的具体做法，也是职工维护自身权益、相关部门征收社会保险费的主要方法。因此，HR需做好社保代扣代缴工作，为职工权益与企业的财务统计负责。

（二）制作“社保代扣代缴统计表”的具体流程

步骤1：新建文件、文件命名及调整行高。

重复上一部分的“步骤1”，将文件预先保存并命名为“社保代扣代缴统计表”。

步骤2：调整单元格列宽。

重复上一部分的“步骤2”，将单元格调整为合适的列宽。

步骤3：合并单元格。

利用鼠标点选第2行的第2至第10列（B2～J2），在功能区选择“合并后居中”按钮，用鼠标左键点击。

步骤4：设置边框线。

①鼠标拖选第2行第2列至第15行第10列的方形区域（B4～J15）。

②对准所选区域按右键，在弹出的功能菜单里点击“设置单元格格式”。

③在弹出的操作界面中选择“边框”页签，选择一种适宜的线条样式，并将该样式应用于上、下、左、右框线。

步骤5：输入内容。

①拖拽单元格选择第2行第2～10列（B2～J2），该单元格在步骤3中已被合并，因此可输入“社保代扣代缴统计表”作为表头；输入名称后将该单元格字体调整为“宋体”（字体）、“18”（字号）；并按Ctrl+E将其调整为“居中”格式，按Ctrl+B将文字调整为“加粗”格式。

②在B3～J15区域内的单元格内分别输入文字，并对文字进行适当调整。

步骤6：设置显示“月份”公式。

①用鼠标双击第3行第3列（C3），在单元格中输入“=MONTH(TODAY())-1”。

②输入后按回车键可计算出应统计的月份（当月缴纳上月的社保，如9月时显示8月）。

步骤7：设置“养老保险”计算公式。

①用鼠标双击第5行第6列（F5），在单元格中输入“=E5*0.08”。

②输入后按回车键可计算出该员工应缴纳的“养老保险”金额；再次选中F5，将其中的公式应用于F列整列，得出所有员工应缴纳的“养老保险”金额。

步骤8：设置“医疗保险”计算公式。

①用鼠标双击第5行第7列（G5），在单元格中输入“=E5*0.02+3”。

②按回车键可计算出该员工应缴纳的“医疗保险”金额；将其中的公式应用于G列整列，得出所有员工应缴纳的“医疗保险”金额。

步骤9：设置“失业保险”计算公式。

①用鼠标双击第5行第8列（H5），在单元格中输入“=E5*0.01”。

②按回车键可计算出该员工应缴纳的“失业保险”金额；将其中的公式应用于H列整列，得出所有员工应缴纳的“失业保险”金额。

步骤10：设置“住房公积金”计算公式。

①用鼠标双击第5行第9列（I5），然后输入“=E5*0.08”。

②按回车键可计算出该员工应缴纳的“失业保险”金额；将其中的公式应用于I列整列，得出所有员工应缴纳的“住房公积金”金额。

步骤11：为数字设置货币符号。

选中上个步骤在单元格中输入经济数额的区域，重复步骤4的①②步骤，选择“数字”页签，并为其选择“货币”类型。

操作小技巧：如果准备自动设置数字中小数点的位数，我们可以执行“文件”“选项”命令，在弹出的“Excel选项”对话框中，激活“高级”选项卡，并启用“自动插入小数点”复选框，即可设置小数点的位数。

结 语

以上两个案例可知，Excel数据表拥有十分便捷的操作界面和十分强大的功能，HR只需运用简单的公式编写便可以完成复杂的计算过程，在数据总量较大的情况下将数据计算公式应用于整个表格，能够充分节省HR的工作成本，同时为企业的经营和发展提供可靠的数据工具。HR需注意将数据录入表格时的准确度。只要原始数据是准确的，Excel表格完全可以实施100 %无误差的计算，能为后续的数据汇总和数据分析环节提供极高的精度保障。这充分证明了利用Excel推进人力资源社会保障统计报表的方式具有较高的价值，适用于我国绝大多数具备信息化办公条件的企业。我国各类企业应充分利用Excel表格的技术优势，将“无纸化办公”“信息化办公”落到实处，提升企业运营的信息化水平，积极推进我国现代化建设。