医院会计档案管理的特殊性及管理方法创新研究

2021-11-22李荣青岛市中医医院市海慈医院

财会学习 2021年17期

李荣青岛市中医医院（市海慈医院）

引言

会计档案管理工作对医院的日常管理产生重要影响，有效的管理方式能够进一步促进医院的可持续发展。随着信息技术的发展，以往的管理方式已经无法适应当前医院的实际需求。因此，医院应摒弃传统模式中的不足，选择行之有效的方式展开管理工作，最大限度地提升医院会计档案管理工作的质量和效率。

一、医院会计档案管理的特殊性

医院会计档案就是经济活动的历史记录，其直接反映出医院各项经济业务活动的收支情况，能够为各类经济责任提供有力的证据。档案中包括会计凭证、会计报表以及会计账簿等与医院财务相关需集中保管的重要资料性文件。

随着我国经济体系的深化改革，医疗卫生事业得到深入发展，医疗机构内部的管理人员也感受到前所未有的工作压力。会计档案为管理人员提供相应的经济分析指标，通过对年度财务报表的分析和业务收支的对比，即可详细的了解到医院的发展趋势为各类经济决策提供可靠的数据依据[1]。

与文书档案和科技档案相比较而言，医院会计档案具有一定的特殊性主要表现在以下三个方面。第一，形成范围广泛。医院会计档案涉及的领域比较广泛、形成普遍，会计档案的实际数量也比其他类别档案数量多一些，作为反映单位活动的重要资料产生数量自然也就比较巨大。第二，档案类别稳定。医院会计工作内容虽然比较复杂，但会计内部核算方式都是相同的，更加便于档案分类和整理。第三，档案形式多样。根据会计档案外形多样的特征，相关档案整理和保存工作应结合实际情况选择相应的管理方式。

二、医院会计档案管理方法应用现状

医院会计档案管理期间部分管理人员受到传统方式的影响，对会计档案管理工作没有给予足够的重视，认为档案管理工作是会计的分内职务对相关工作很少关注。即便部分医院比较重视会计工作但是对档案管理工作重视程度不足，极易造成医院的会计档案管理工作与日常会计业务之间产生分离。另外，部分医院没有针对会计档案管理工作制定相应的管理体系，导致档案管理工作无法得到有效的开展。

进行档案管理期间相关工作人员没有及时更新和完善档案信息造成原本的档案信息不够完整，管理人员考核制度的不全面。导致相关档案的可靠性和真实性大大降低，工作开展受到阻碍，造成相关工作失去原有意义和价值。此外，部分工作人员的自身素质和综合能力水平较低，无法胜任新时代的医院会计档案管理工作。医院对档案管理的重视程度提升但由于人员匮乏而无法进行有效的管理，对整体工作的效率造成一定影响。医院意识到人员能力无法满足现状但没做出相关培训，导致医院会计档案管理工作的实际质量和效率无法得到提升。

三、医院会计档案管理方法创新路径

（一）提升医院领导重视程度

若想进行医院会计档案管理方法的创新就应跟随时代发展完成信息化、数字化的转变，应使医院领导者意识到会计档案管理对加速发展起到的关键意义。现实管理过程中可结合专家讲座、定期培训、专业学习等方式转变领导人员的态度，充分意识到会计档案管理对医院未来可持续发展的重要性从而转化领导的传统观念，促使医院领导人员在组织档案管理信息化和数字化管理中发挥积极作用。应用此方式引导管理者提升对档案管理工作的重视程度、改变自身不正确的传统认知，进而提升管理人员的服务意识，为提升管理人员的专业能力奠定基础，为档案管理工作信息化和数字化建设做好铺垫。因此，领导人员观念转变十分重要。正确的管理理念可促进医院的可持续发展，为得到更多的经济效率贡献自身力量。在信息化和数字化的管理工作建设基础上应重点提升医院的竞争力，使医院在新时代的激烈竞争中占领重要地位。

（二）注重档案管理制度完善

为加速医院会计档案管理的发展进程、尽早实施科学合理的管理体系，还需建立完善且全面的内部管理制度，健全的管理制度也是信息化和数字化管理的重要依据。目前，医院会计档案管理工作的主要内容就是对档案进行整理、更新、归档以及整合等工作。使上述内容制度化可最大限度地保障医院会计档案的安全性，将医院档案管理工作的完成性充分展示出来，以此方式提升会计档案数字化和信息化管理效率及质量。应以医院实际情况为基础建立符合实际的管理制度，结合相关档案管理的法律内容和规章制度，充分考虑管理工作实际内容的效果再完成制度的制定。比如，对于档案管理工作中的保存工作应在保证档案安全的基础上，进行相关会计制度的备份处理。定期完成档案内容的检查，尽量避免档案资料出现缺少和丢失的情况。对于档案归档，应明确记录会计档案涉及的内容（如财务凭证、医疗记录等），随即制定明确的规定。对于档案整理工作，应明确各类档案的内容和品类，根据情况进行有效的分类整理才能保证档案管理的可靠性。医院应结合自身发展和当前实际情况，为信息化建设为基础完成档案管理制度的完善，制定与之相关的控制体系和责任模式转变医院工作人员对档案管理的认知，全面提升工作人员的责任意识才能更好地提升当下管理工作的效率及效率。

（三）加强内部会计人员培训

作为医院内部会计档案管理工作者，应具备专业的档案管理知识和法律法规知识，并且对医院财务管理的日常流程和管理需求做到熟练掌握。实际档案管理工作开展期间，一方面应遵守档案管理法律法规的规定和工作规范，另一方面需坚持遵守医院内部的财务管理规章制度，只用做好上述工作才能提升会计档案管理工作人员的工作效率和质量。针对当前医院内部工作人员专业水平不足、人员老龄化加重、人才紧缺的实际情况，相关部门应建立完善的岗位培训制度，坚持对整个工作团队实施集体性的培训，争取在短时间内提升工作队伍的整体素质。积极鼓励并支持医院会计档案管理工作人员，参与内容丰富的专业技能学习活动逐步提升整体工作队伍的专业能力和工作素养。进行档案管理专业培训期间应以档案管理内容为主、财务管理知识为辅，建立有效的人才考核管理体系在培训结束后应对相关人员进行相应的专业技能培训，明确实际考核机制保证相应培训工作的实际效果。

（四）完善信息系统管理模式

现阶段，信息化已经逐渐成为各个行业的重要发展方向，互联网+已经成为我国一段时间内重要的战略发展目标。作为具有一定的特殊性的医疗机构，应结合实际强化现代通信网络的建设进而形成具有综合性质的网络平台。以信息化的模式更好地完成医院内部财务制度的创新，充分运用当前的先进技术完善医院会计数据的有效审核和管理，令其变得更加方便和快捷，最大限度地提升医院财务内部管理的效果和水平。医院会计作为特殊的财务会计分类，应积极强化信息系统对会计的岗位责任划分。进一步明确会计工作人员的职责，创新医院会计数据的有效审核和管理、减少会计内部制度审核错误率等，更好地促进医院会计档案管理的合理发展将内部控制制度的重要作用充分发挥出来。

（五）强化内部审计监督创新

医院会计内部制度的创新和执行植根于内部审计的有效实施，内部审计对财务工作的开展具有推动作用，积极完善医院内部审计制度和创新能够更好地完成内部会计制度的实施，促进医院会计管理水平得到全面发展和提升。倡导绿色会计对当前会计信息质量的提升有着关键意义，其中绿色会计就是一种全新的企业社会资源成本核算形式。积极增强绿色会计内控制制度的建设，并对此会计发展理念进行全面且透彻的分析，才能更好地发挥内部会计的重要作用、推动医院健康且长远的发展。

（六）有效利用网络技术创新

需不断对医院会计内部控制制度进行创新，进行医院内部会计控制制度有效实施应积极完善与网络化技术的对接，进而更好地进行内部管理制度的创新，将会计内部制度的重要作用发挥出来，不断提升医院内部财务的管理能力。比如医院会计档案正式形成的接收期间可通过网络进行传输，此方式为医院会计档案管理工作打开了一条新途径。利拥网络信息技术广泛收集相关站点的数据信息，不仅可以节约时间还可以最大限度地拓充医院会计档案的内容。严格落实计算机的授权和价目措施，建立会计档案管理账号的多用户、分权限管理方式，及时完成相关数据的备份和维护，避免因人为因素而造成的档案信息损失，充分压缩存储空间降低存储成本。强化信息化医院会计档案管理，保障医院经济的正常运作和资产完整[2]。