文/张 琳

新形势下，企业不断发展，对企业的管理工作也提出了更高的要求。为了与市场发展更好地匹配，企业也应该加强对档案管理相关工作的关注，提供更优质更现代化的档案管理相关服务与保障。企业应该重视内部档案管理与服务模式的改进创新，以更好地适应当前时代发展。本文首先分析了进行档案管理与服务模式创新研究的意义，继而论述并分析了目前企业在档案管理工作中普遍存在的问题，继而从多个方面对企业的档案管理与服务模式的改进提出了相应的改进措施

做好企业的档案管理工作，可以为企业的发展提供更好的服务和更有力的保障。随着国内的经济体系渐渐完善以及企业数量规模的增大，相应的企业在正常运营中需要管理储存的档案数量规模也在渐渐增大。而且，企业内部很多资源的管理，比如信息、有形资产、无形资产等，很多都与企业的档案管理相关联。在目前企业的发展状况之下，档案管理的工作质量能够直接对企业的管理营运的效果产生影响。所以，在新形势下，企业档案管理工作直接作用于企业的运营管理效果，当前经济环境下，具有创新性的先进的档案管理工作服务可以更好地保障企业的发展。促使企业进步的强有力的动力包括企业文化，它能够体现企业的竞争优势。而在当前信息化形势下，档案管理能够做到良好的延续保存企业文化，大大提升企业的工作成效，还可以对企业长期发展产生正面影响。

另外，现今人工智能与大数据等信息技术发展逐渐成熟，信息化水平在飞速地发展，很大地影响着人们的生活。因此，当前企业的档案管理工作以及服务模式的改进发展都应该与信息化技术相结合，形成具有数字化特征的管理方法。而且这样做还能够减少管理成本，大大提升档案管理工作的效率。而且，具有数字化特征的管理方法可以促进部门之间的沟通协作，有利于档案管理质量的提升。现今，数字化在档案管理工作中具有十分重要的角色，而且，运用信息化技术进行档案管理可以提升工作质量和效率，也与现今市场的发展需求相契合。所以，企业应该重视内部档案管理与服务模式的改进创新，以更好地适应新形势、新时期的发展。

一、企业档案管理存在的问题分析

当前，企业档案管理工作存在的问题主要表现在以下四个方面：

问题一，企业档案管理人员专业水平不高。企业的档案保存记录着企业自身从开始到现在的发展历程，能够反映企业的发展水平、文化、人力资源状况，也是企业管理工作的重要组成结构之一。因此，企业的档案管理工作是否有序、合理、科学能够对企业营运的状况产生直接的影响。目前我国的档案管理工作的发展虽然在进步中，但也存在着一些问题。档案管理专业水平不高，这个问题较为普遍。作为合格的档案管理工作者，首先专业技术水平要足够高，而且工作过程中要足够细致和负责。但是在现今的企业中，很多工作人员一人兼任多项工作，档案管理在很多企业中变成一种兼职工作。很多员工也会因为工作福利问题不去认真对待这项工作。另外，很多从事档案管理工作的人员自身的相关知识水平没有达到工作要求，在工作中，对于档案相关文件资料的整理仅仅是基于先前的经验，档案相关资料的存放、归纳、梳理等操作也不够规范，而且往往无法做到对档案文件及时地进行整理、存档。

问题二，企业档案管理技术现代化水平不高。很多企业很少在自身营运管理时引入先进的档案管理方法以及相关技术，缺乏对当下先进的档案管理技术进行研究。因此，在企业的档案管理工作中，很多企业采用的档案管理方法体系非常传统，而且经常使用人工去收集和整理档案数据。由于很多企业的档案管理相关技术设备水平不高，设备现代化水平不够，因此在档案管理工作实施过程中，很多企业的档案管理工作人员只在档案的数据采集和取用时使用相关技术软件协助工作。还有很多企业的档案管理人员不会及时地利用档案数据解决工作问题，因此很多企业的档案管理工作实际产生的价值并不大，档案的服务功能没有得以很好地展现。

问题三，企业档案管理方法不合理。现今信息技术不断发展，对国民的生产生活也产生了较深的影响。在这种状况之下，部分企业渐渐开始实行数字化的管理体系。但是，目前在档案管理工作中专业水平高的管理人才数量严重不足，而且能够实际应用操作档案管理技术软件的人才数量更是稀缺。因此，尽管很多企业拥有比较健全的档案管理体系，可是缺乏能够在档案管理工作中实践操作计算机相关软件的技术人才，因此不能充分发挥数字化档案管理系统的作用。

问题四，企业对档案管理工作不够重视。当前，很多企业内的档案管理工作的开展并不顺利，话语权不强，这是因为企业相关人员，特别是企业领导者对档案管理工作重视不够所造成的。一些公司的管理人员觉得档案管理工作不会对公司的进步产生很大的影响，因此忽略企业的档案管理工作，缺少对档案管理工作相关资源的投入，包括人力资源以及物质资源。长久下去，进入恶性循环，最终档案管理产生的负面影响会逐渐加深，不能为企业提供有效的且具有质量保障的工作服务。

二、企业档案工作重点内容与加速数字化措施分析

分析一，持续推进企业档案工作的数字化转型

加快企业档案工作数字化转型，是培养管理能力进而达成档案工作对数字文档、重要参数以及内容等的先进管理的科学手段，企业档案数字化转型和进步为企业加速发展带来更便捷、更细致的服务。必须持续进行传统载体档案数字化任务，并且在中央企业必须完成全部传统载体档案数字化。通过国家有关部门下达的指令，进行有关应急预案的档案数据库创办，增强企业档案任务面临突发问题时的管理水平。将电子文件单套制存档以及电子档案单套制管理适用规模必须由会计系统扩大到各个方面业务系统，不局限于单一会计系统。不同试点应逐点进行，企业集团应从内部进行数字档案馆（室）以及先进管理技术的试用。

以各个试点为基础，深层次增加企业电子文本存档以及电子档案管理、企业数字档案馆（室）开发的涉及范围，而且完成档案任务的横纵一体化。设立的试点应采取应用区块链以及更先进、更科学的技术手段，如图1所示，档案管理数字化的优点在于可满足信息管理智能化和信息资源共享的要求，实现提高工作效率、提高档案信息的时效性、提高档案信息的利用率的目标。数字档案馆建设和档案数字化加工是实现档案管理数字化、现代化的重要基础。

图1 档案管理数字化流程

分析二，要寻找融入业务的突破口和机会

在“十三五”期间，根据企业档案信息的创造以及使用、电子文本存档等作为着力点，国家档案局已经把档案任务结合到国有资产管治、金融、运输、贸易以及税收等等任务，从而深层次增加档案项目对经济社会发展的效益。“十三五”的实行也表明这是十分稀有的经历。因此，在“十四五”期间，在各个区域，想要给予中小企业更优质的服务，必须共同联系开发区行政部门根据开设发展云平台提供档案管理云服务，以此增强中小企业的档案信息化水平。

分析三，进一步在地区集团层面完善企业档案管理体制机制

应注意增强企业档案业务的监管标准和治理力度，进而提升对企业档案工作的监控指挥。为新兴企业档案管理的审核提供新手段，开设档案监管领导平台，逐步完善信息化的指导任务。在国家层面，应该深层次探究国有档案的界限，针对上市公司和非公有制企业进行特殊的服务监管以及相关指引，根据组建合作团队等模式指引非公有制企业完善档案制度，增加档案人员团队的组建。

利用人才选用、技术教学、专业培养等方案，组建专门的档案管理领导团队。激励非公企业档案工作者参与职称评审以及职务评审，增强该档案工作者的职业素养。优秀的大规模企业集团应设立相关档案工作技术经理制度，开建档案主任和档案副主任等职位，为档案工作与业务相结合提供制度支撑。如图2所示，企业档案管理研究的几个焦点问题，主要包括以下几个方面：企业档案管理的归属与流向问题、资产与评估问题、档案管理工作存在问题与对策等方面。

图2 企业档案管理研究的主要问题

三、企业档案管理及其服务模式的改进措施

措施一，企业档案管理工作必须强化

首先，对于企业的档案管理工作，领导层必须加强对其相关工作的重视。在公司的营运期间，在制定公司将来发展计划的时候一定要将公司内部的档案管理也纳入考虑范围内，依据存储的档案数据进行未来规划的设计。另外，所有档案管理的相关工作人员都应该对档案管理工作的重要性有足够的认识。在做相关工作的时候必须对工作的实际内容进行核验检查，档案管理工作内容不能浮于表面，避免劣质工作成果的出现。

为了让企业的档案管理工作者更好地掌握该岗位的工作技巧，公司可以采取举办讲座的形式对他们进行专题培训，激发他们对这项工作的积极性，更深刻地感受到所从事的这份档案管理工作的分量，重新认识这份工作。当员工体会到所从事档案管理岗位的重要价值，可能会更加积极地工作以增加创造自身的价值。

措施二，改进企业档案管理的工作模式

企业内的档案管理一般都会进行对各部门运作情况的记录，比如各组织之间的人员变动情况、部门工作内容的改变等，这些存档的档案信息能够为很多活动的进行提供非常有价值的参考信息。在传统模式下，几乎所有企业都是由专门开设的组织部门专门负责档案管理工作的开展与实施。在新形势下，依靠信息化技术企业能够在档案管理工作中进行信息的共享，因而档案管理工作可以让不同的组织的人员都参与进来，不仅能够增进其他组织人员与档案管理部门相关工作的联系，还能够同时做到对该部门服务模式的创新。采用这种方式，在增进组织间联系的同时也可以将档案管理工作的价值和作用更好地展现出来。

在企业管理过程中，如果领导层能够发觉档案管理工作对于企业发展而言是非常有价值的信息资源，就会有利于档案管理工作成果更好地体现其价值。借助先进的信息技术，企业可以发展智能化的档案管理体系提升经济市场中自身企业的竞争优势，把数字化服务模式融入到企业的日常营运工作之中。如图3所示，随着信息网络技术的发展，采用管理系统将档案资料分类存储在计算机数据库中实现档案资料数字化归档和高效率査询与借阅，引用信息技术改进档案管理与服务模式，是工程建设领域档案建设的趋势。

图3 档案管理的工作模式

措施三，培养引进专业的档案管理人才

档案管理工作能够直接对企业的营运质量造成影响，因此对于企业来说很有必要成立特定的档案管理组织进行相关工作的开展。该组织的成员专门负责档案管理相关工作，对档案数据信息进行整理、归纳、存储以及使用，组织中拥有优秀的档案管理人才是非常重要的。档案管理专业人员的能力状况会对档案管理的质量造成决定性影响，因此对档案管理工作岗位的人员进行能力强化培训是有必要的。

企业在进行档案管理岗位的招聘工作时，应该着重考察应聘者的工作态度，以及其对档案管理工作流程的熟悉程度与专业程度。入职后要对档案管理岗位员工进行定期培训，及时更新员工胜任该岗位的需要具有的新的知识储备，学习最新的档案管理方法，把先进技术及时应用到档案管理工作之中。

措施四，建立严格的企业档案管理制度

想要顺利完成档案管理与其工作模式的改进创新，首先要有严格的规章制度为工作创新护航。所以，企业需要参考真实的企业状况以及档案管理工作的计划去建立合适的档案管理制度。档案管理工作的一系列流程，包括信息接收、档案归纳、整理、存储等都要在制定的档案管理制度中有明晰的条文进行明确的规定，让档案管理人员实行规范化操作。

建立严格的档案管理制度除了要做到对档案管理工作流程的科学严格监督，对于重要的档案文件，要建立严密的存放查验制度。档案管理规章制度中还应该包括明晰的奖惩措施，促进档案管理工作更有序的实施。对于确实存在工作失误的档案管理人员，要依据档案管理制度追究应该承担的责任。

通过上述探究，在现今环境下，企业的档案管理工作业已成为企业的一项重要工作。企业不断发展，对企业的档案管理工作也提出了更高的要求。相应地，为了与市场发展更好地匹配，企业也应该加强对档案管理相关工作的关注，提供更优质更现代化的档案管理相关服务。在大数据信息化环境下，目前国内的档案管理水平还存在很大的改进空间，因此，当前企业应根据自身档案管理工作的实际状况，探究存在的问题并从多方面找出改进档案管理与工作模式的路径，做到对企业档案信息资源的科学利用。而企业档案的创新发展，无疑会助推企业更快地发展与进步。