文/雷 勇

信息技术的迅猛发展，带来了海量数据的聚集和沉淀，大数据的概念应运而生。我国在“十三五”发展期间，大数据不仅从概念上成为热门的话题，从档案管理的现实中更加成为研究的重要课题，它无论在宏观的社会领域还是微观的企业个体，都从本质上冲击着传统的档案管理模式。本文将基于大数据的概念和特点，以航空企业为背景，重点研究其对企业档案管理模式带来的挑战和变革

随着信息技术的不断发展和互联网信息的交互使用，海量信息不断聚集和沉淀，数据的频繁使用和调用，使得“大数据”的概念被提上日程，被不断延伸和发展，终成为海量信息的代名词。在我国“十三五”期间，航空企业几十年的资源沉淀，“大数据”堆积已经成为企业的普遍现象。企业的信息多以纸质的形式存在，或以电子的形式存在PDM、0A等流程设计和办公管理系统中。那么大数据和档案有怎么样的互联互通关系，又有怎样的差异和不同以及它对现有档案的管理模式会带来怎样的变革和挑战，本文着重进行分析与思考。

一、什么是大数据？它与档案有怎样的共通和差异？

为便于分析与研究，笔者首先从大数据概念入手，并厘清其与档案的关系。

1.大数据的概念

笔者以为，大数据顾名思义是个体数据依靠一定的软硬件平台所形成的规模化集合，就企业而言，它能够反映和记录企业各项工作的发展踪迹，是企业信息的汇集。

2.与档案的关系

档案是企业各项生产、经营等活动所形成的具有保存价值的历史记录的总和。在形成特征上，大数据与档案都是企业生产经营活动的原始记录，具有历史性和确定性，这是它们的共通之处；在价值利用上，大数据是没有经过鉴别的数据堆积和聚合，而档案则是依据一定的鉴定评判标准，进行有针对性的保存和利用。从数据本体而言，大数据是集合，档案则是集合中的子集。

二、大数据对企业档案工作的影响

大数据在形式上是企业各项活动的原始记录，无论是电子信息，还是纸质等其他载体形式的数据，因为没有被筛选，其量的积累惊人，造成了现有企业库房存放面积的严重肿胀和饱和。对于企业内部的各单位而言，尤其是机构撤销的内部机构，历史形成的数据都在各单位自行保管，由于保管条件的限制，加之有些数据属于历史原因形成，鉴别无从着手，又不能轻易处置，因此归档成为他们解决此类问题最便捷的途径，这种潜意识的思维和行为，无疑给档案部门的工作带来极大的压力和挑战。诸如：

1.鉴别不易，馆藏骤增

各单位急于归档的各类数据，包括文件、图纸、工资、记录、各类报表、上报信息等磁介质和纸介质，虽然档案部门在接收之前，就已经到各单位进行了鉴别、甄选，但是仍然无法剔除太多无用数据资料，只能将各单位积累的大量历史数据和资料全部接收，暂存于档案馆内，这样就造成了馆藏从量上的骤增，进而库房面积严重紧缺，给档案管理部门带来库房趋紧和人力成本剧增等压力。

2.整理困难，价值难定

对于档案工作而言，整理是最基础的工作，只有整理到位，提供利用才能便捷无误，但因各单位归档的所谓历史形成的数据群，整无出处，理无依据，给档案工作的整理、编目造成了诸多不便；加之归档的大多数数据年代久远，价值无从考证，档案的鉴别工作就如同鸡肋一样，嚼之无味，弃之可惜，造成了档案工作进退两难的境地。

3.库房饱和，保管困难

馆藏的骤増，必然带来库房面积的紧缺，对于档案而言，其保管条件必须做到“八防”，除湿、除尘和温控都有严格的要求，但这种保管条件非一朝一夕之间就可形成；由于量的剧增，现有的库房无法满足保管的需要，档案部门就要以各种请示、报告、阅批件等形式来说服企业领导为这些所谓的归档“大数据”另择佳处，而往往这些“佳处”就是一些无人办公的偏远地方，没人值守，无人管理，一切基础性设施无从谈起，归档的数据只能沉睡在冰冷的“库房”中，成为真正意义上无人知晓的僵尸档案，慢慢地随着时间的推移而被人们遗忘，造成了企业历史数据的流失，似此势必会给企业带来了隐性的巨大损失。

4.分析受限，难创效益

大数据从本质上来说，就是各类数据的汇集；而档案从本质上说是在大数据汇总、统计、分析的基础上得来的有价值的信息，能为企业带来价值和变相地产生效益。然而档案部门所保管的上述“大数据”基本上都是一些难以鉴定的数据堆积，统计、分析受到了时间、事件和经办人员的限制，难以实现真正意义上的数据分析和数据挖掘，档案的价值也就难以体现；因为数据的挖掘和分析不仅仅是经验主义和意识形态的想当然，更多是结合当时的历史事件所做的信息判断，将其通过一定的语言组织，形成可以为企业决策所用的有价值的档案信息，可以为企业创造效益，进而提升档案部门的服务功能和影响力。

三、应对措施

大数据的产生是随着企业科研生产等各项工作开展而出现的，它对档案部门带来的上述冲击是摆在档案部门面前的现实问题，如何解决与应对这些压力和挑战，笔者认为应从以下几方面着手：

1.建立企业内部数据管理中心

企业内部应以部门为单位，按照档案部门管理的制度要求，进行数据的分类管理和定期鉴定，同时档案部门也应定期做好各单位数据管理的培训和指导工作，便于各单位数据管理都有一个统一的标准，明确细化归档范围，保证各单位产生的重要价值信息能够及时被档案部门收集和集中管理，为后期数据的二次开发奠定基础，也能对不易鉴别的数据从源头了解其保管的价值和时限，不至于堆积太多，最终导致无从下手，失去了数据管理的意义。企业内部各单位的数据，有些虽不归档，但对于企业来说，在特定的时期内也属于有效信息，不可随便处置。因此档案部门可以每年进行各单位的数据积累情况摸底，有针对性地制定合理可行的风险防范方案，保证“数据中心”有序、合理地运行，达到良性循环的目的。

2.建立档案管理安全防范预警机制

档案管理安全是档案管理工作的重中之重，档案部门应在馆址选择、面积预估、突发情况等方面制定切实可行的防范措施，例如在数据骤增、面积紧缺、保管条件达不到要求时，档案部门应如何应对？其实对于企业而言，档案部门的地位永远被定性在技术保障的名列之下，如若要被重视，应有所作为，比如在海量数据中寻求规律，发现可以创造效益的有用信息；在数据收集整理前，做好各项工作的前端控制；在突发事件发生后，可以第一时间控制局面，掌握解决问题的主动权；可以利用一切机会，为档案的保管创造更好的条件，以解决不可预估的突发事件，降低损失。

3.引进和培养数据分析人才

数据分析是大数据能够成为档案最主要的途径之一，大数据虽然不会说话，但是数据分析会说话，会暴露管理和生产中存在的问题。例如好的统计分析，可以帮助企业的决策者了解什么时段什么样的人在什么情况下产生的质量问题多，产生的废品多；比如人员的学历、专业及成本、效益分析，可以帮助企业在日后人才的引进方向和数量提供参考。但是对于企业的档案人员而言，并非专业出身，档案的基础管理和业务能力相对较弱，对于数据的整理和分类较为熟悉，但是对于数据的统计分析能力却不擅长，然而数据分析之于企业的职能部门，之于企业管理层面都有着决策的重要作用，因此档案部门在做好日常整理工作的同时，更要做好和指导好各部门的数据统计和分析的能力，实现跨部门的数据统筹分析，解决分析受限，效益难创的局面。

4.建立自上而下的大数据研发计划，实现资源的体系化建设

大数据研发计划，就是要从档案管理的方向上实现数据资源的市场化观念，挖掘数据更深层次的价值，用最小化的数据管理成本实现最大化的效益，解决大数据躺在文件柜中睡大觉的局面，实现通用数据的专用转化，实现有用信息的共享化管理，实现集数据挖掘、统计分析和推广为一体的资源库建设工作，让大数据资源按照一定的规律自成体系，为企业科研生产经营提供依据和借鉴作用。

通过上述分析与研究可见，大数据不仅仅是概念上的名词，它更多的应该是一种基于某种规律而自成体系的集合体，要实现这种产生效益的集合体，离不开档案部门从数据源头的总体设计和统筹规划，更离不开档案管理人员自我提升的意识和恪尽职守、有所作为的心态，只有这样，基于大数据的档案管理工作才能紧跟企业发展的实际，才能让大数据状况下的档案管理被认可，有效发挥出档案管理的真正价值和作用，为企业的发展与进步提供更大的助推力。