文/霍倩倩

近年来，随着高职教育事业的不断发展以及智慧校园的建立，高职院校教学档案资源种类和数量等都得到极大的丰富，其管理模式也在发生着变革，以往传统的档案管理模式正在逐渐被计算机信息化技术所取代，因此加强高职院校教学档案信息化建设势在必行

档案管理工作是高职院校的基础工作之一，其重要程度不言而喻。当前，随着计算机信息化等现代技术的广泛应用，致使高职院校的教学档案工作重点、内容、管理方式、方法等都发生了重大变化。特别是2019年4月，教育部、财政部发布《关于实施中国特色高水平高职学校和专业建设计划的意见》（以下简称“双高计划”），在此背景下，高职院校的教学档案工作如何更好地助力“双高计划”实施，这是档案工作者需要面对的重要问题。

一、加强教学档案信息化建设的意义

1.科技时代的发展决定高职院校必须加强教学档案信息化建设。计算机信息技术的不断发展，促使高校教学活动的模式也发生了一系列改变，选课、排课、成绩、学籍管理等教务管理系统软件已经普及，电子文档、光盘、多媒体等成为存储教学档案信息资源的重要渠道，同时也改变了教学档案的开发和利用模式。

2.加强教学档案信息化能够充分发挥教学档案的内在价值。现有的教学档案利用模式还停留在你查我找的层面，使用现代信息化技术对教学档案资源进行数字化处理，形成专题资源库，个人根据需要在网上自行检索，大大降低了因人工翻阅、查找实体档案所带来的烦琐。在互联网大环境下，人们在利用教学档案时，可以不受时间地域的限制，大大提高了利用率，进而实现信息共享。

3.加强高职院校教学档案信息化建设可以有效提高办公效率。随着高职院校的不断扩招，招生计划、教学计划、学籍管理、专业课程建设资源等教学档案与日俱增，单靠手工操作，不仅烦琐、工作任务重，占用空间较大，需不断增加箱柜、专用库房，而且还容易出现错误。对现有教学档案资源进行数字化处理后，可以避免原件的丢失，也有利于对其原件更好地保护。

二、当前高职院校教学档案信息化建设面临的问题

1.档案信息化建设制度不完善。教学档案不同于一般的人事档案或者城建档案，其内容众多，自身也具有很多特点，如果没有严格的管理制度，很难保证在最后收集时的完整性。

2.档案工作人员队伍不稳定。当前很多高职院校的教学档案工作人员流动性大并且大多为兼职或者是身兼数职，这就导致了教学档案工作人员的专业素养普遍偏低，对档案知识了解不足，导致工作效率不高。

3.对档案信息化管理意义认识不明确。教学档案是对教学活动的真实记录，但当前大部分高职院校的教学档案依旧还是停留在简单的收集、保管阶段，没有充分对教学档案进行开发利用，使其达到为教学工作服务的目的。尤其是对档案信息化管理认识不明确，必然制约档案信息化管理工作的有效开展。

4.基础设施建设投入力度不大。教学档案管理信息化建设需要大量的资金及设备投入，实际工作中不难发现，当前高职院校因对教学档案信息化建设的不够重视，导致建设进度缓慢，影响学院发展。

5.档案信息交流不畅通。教学档案管理方法的滞后、纸质档案信息交流和反馈的劣势直接导致高职院校各二级分院、部门之间交流档案信息存在困难，难以实现教学档案信息的共享利用。

6.网络安全意识不强。长久以来，档案工作人员将档案原件的保管安全意识作为重点，忽视了在教学档案信息化管理过程中的网络安全问题。计算机网络技术是一个开放的系统，尽管当前在信息安全方面已经采用了如防火墙、防毒查毒等成熟的方法和技术，但面对电脑黑客的蓄意破坏，还是需要进一步加强网络安全防范。

三、加强高职院校教学档案信息化建设的对策思考

1.提高认识，转变观念。时代不断发展，科技给人们的工作带来了极大的方便，改变传统的教学档案管理模式，加快教学档案信息化建设可以有效提高工作效率。档案工作需要大家共同的支持，这不是一个部门或者一个人的事情，从档案工作的主管领导，到档案工作人员，再到档案的使用者，都要转变思想观念，充分认识档案的重要性以及和每个人的密切关系。

2.加强教育培训，提高专业管理人员的素质。首先，提高政治与思想素质。其次，提高职业道德素质。再次，提高知识素质。从高职院校管理层面而言应加强对教学档案管理人员的业务培训，定期组织人员学习档案管理的新思想、新知识；另一方面，档案管理工作人员应不断充实自身，除必要的培训外，可以自学掌握专业理论与技能，提高业务能力和服务水平。

3.完善制度，加强监督管理。教学档案来自不同的部门，类型繁多，对其收集整理的各个环节和流程都应有一套科学、合理、有效、可行的管理制度。学院领导应提高对教学档案的重视程度，统一思想，可以不定期组织相关人员对各二级分院（部门）的档案管理工作进行检查，对于存在问题及时指出并督促改正，从而建立有效的监督、检查机制。

4.加大基础设施建设投入力度。高职院校应投入大量的资金，统一给二级分院（部门）采购配备与档案信息化相关的各类自动化办公用品，像扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备等等，加大信息化物质基础力度；此外还应不断更新完善档案信息化的各类软件系统，在此过程中，加强自主开发与改造，以此适应本校档案管理工作的发展需要。

5.采取有效措施，切实保障档案网络信息安全。21世纪，档案网络信息安全很容易被计算机病毒、黑客等侵害，高职院校在大力推进教学档案信息化建设的同时对其安全问题，应给予足够的重视，加强网络系统的安全保护，及时了解网络安全领域的新技术、新方法，提高档案管理工作人员安全保护意识，确保档案信息的安全。

6.充分利用智慧校园平台，加快信息化建设步伐。经过数字化整理的教学档案信息资源，可以通过智慧校园平台公布，充分发挥教学档案价值，方便利用者查询使用，有效解决部门之间因管理滞后、沟通不畅、信息分散等带来的问题，实现教学档案信息的共享利用。

综上所述，高职院校应不断深化对教学档案信息化的认识，加快档案管理专业人才的培养，不断增加建设资金，加强基础设施的配置，改变现行档案管理运行模式，充分发挥计算机等现代化信息技术的作用，积极推进高职院校发展，有效助力“双高计划”实施。