李文琼

摘 要：当前，我国已经进入到大数据时代，大数据技术的逐渐普及为高校档案管理工作带来了挑战与机遇。只有转变原有的工作理念和思路，才能够达到高效管理档案的目的，凸显这项工作的价值。这就要求高校的档案管理部门抓住信息技术的特点，充分借助其优势开展档案管理工作。本文将高校档案信息化建设的意义作为切入点，对于大数据时代背景下高校档案信息化建设展开了一系列的探究。

关键词：大数据;高校;档案管理;信息化建设

高校档案工作的目的不仅仅在于记录高校的过往工作，还能够为未来的决策提供依据，具有利用作用与保存价值。特别在高校工作日趋复杂化的背景下，实施各种活动会生产较多的数据信息。传统的档案管理方式具有较强的局限性，已经难以适用于现代高校档案工作的发展趋势。纸质档案占有的空间较大，并且其保存条件较为苛刻。在社会朝着信息化方向发展的背景下，建设信息化档案工作体系已经成为必然。将信息化技术以及设备切实应用于档案管理工作中能够在縮减人力资源的同时提升档案管理工作的效率。

一、高校档案信息化建设的意义

1.有利于建立畅通化的智慧校园渠道

智慧校园已经成为高校发展的必然趋势，其指的是基于互联网技术所构建的智慧化校园体系，使得学习、生活与工作被有机整合。档案信息化建设是智慧校园构建的关键支撑力。根据《高等学校档案管理办法》的要求，高校应该在档案管理工作中保证纸质档案和电子档案相同步。现代高校档案的种类越发丰富，数量也逐渐增加，形成海量电子档案数据。如果忽视的建设信息化档案管理体系，则会对于构建智慧校园形成一定的阻力。

2.有利于迎合时代发展需求

对于高校而言，推动档案工作朝着信息化方向发展是基本方向。当前，大数据已经被广泛应用于较多领域，发挥其优势使得工作效率得以提升。人们在生活中常用的软件也得益于大数据技术逐步实现发展目标。运用大数据技术能够帮助人们处理数据，并对其进行整理。相比于电子档案管理方式，纸质档案管理占有空间较大，整理工作难度较大，容易出现错误或者丢失档案。应用大数据技术能够保证档案被长期存储，更加易于收集与分类管理。

二、大数据时代背景下高校档案工作的特点

1.数据体系庞大

近几年，高校面临教育改革，各种院校建设计划正如火如荼地开展。以建设信息化平台为目标，很多高校都已经加入构建智慧校园的行列当中。物联网、大数据、云计算等先进的技术都被运用于智慧校园的构建中，使得数据资源得以整合，提升基础设施的完善程度，建立数字化资源体系。以推进智慧校园建设为背景，高校的各项系统之间得以整合升级，使得档案信息激增。

2.服务质量优质

在传统的高校档案管理工作中，人工检索是档案检索的主要方式，档案信息的使用者需要到馆。这种方式不仅造成档案检索低效的局面，也相对增加了检索成本。在大数据时代下，从线上获取档案信息加以应用成为普遍应用的方式。借助在线传输的功能能够使得异地利用档案。另外，一些高校已经引入了档案自助查询机，使得档案自助的设想变为现实。学生可以在系统中申请办理成绩证明或者学历认证等业务。这些信息化设施得以应用在提升了档案管理工作效率的同时也在很大的程度上减少了人力资源的浪费问题。

3.技能要求较高

在信息技术不断高速发展的过程中，对于相关信息技术使用者的技能水平提出了较为严格的要求。区块链、大数据以及云计算等先进技术的问世，使得高校档案管理工作面临新的挑战。这就要求档案工作人员应该保持持续学习，不断积累新知识与技术，从而更加从容的应对时代变化与岗位需求。从生命周期来看，大数据属于一个综合性的概念，其涵盖大数据采集、预处理、存储和分析这几项主要技能。相关人员只有掌握这些技能才能够适应大数据时代的发展趋势。总而言之，大数据时代的到来使得档案工作人员所面临的技能要求更加严格。

三、高校档案信息化建设中面临的挑战

从理论层面来看，高校搭建档案管理信息化平台面临较大的挑战。要想优化高校档案管理工作效果，则应该创新档案管理工作的基础理论。在大数据时代背景下，高校档案信息的类型也发生了改变，对于其管理方式也提出了更高的要求，传统的管理方式难以充分发挥作用。大数据时代是信息量井喷的时代。因此，怎样在海量信息中提取有效信息，提升档案管理工作质量成了档案工作信息化建设的一个挑战。

四、高校档案信息化建设中存在的问题

1.档案信息化技术的应用缺乏支撑

第一，当前，仍然存在很多高校档案管理人员缺乏对于建设信息化档案管理平台的正确认识的情况，在实际工作过程中，沿用传统的管理方法，使得工作质量难以提升，并没有深入探索以大数据技术为支持的档案信息化建设的意义。第二，一些高校并未对于档案信息化管理工作给予足够的关注。与档案建设相比，学校向其他方面投入较大规模的资金，比如，基础设施建设、强化师资力量、人才培养、学科发展等，使得档案管理工作的重要性被忽视。第三，很多高校在档案管理信息化建设方面并没有建设相应的硬件设施。要想达到理想的信息化档案系统构建目标，需要信息化设备、网络建设等，缺一不可。这样才能够支撑档案管理信息化建设工作顺利开展。在一些高校中，其在推进档案管理信息化建设中并没有完善的数据库、信息处理系统等基础设施，阻碍这项工作取得实质性效果。第四，档案管理软件建设方面的投资不足。建设信息化档案管理平台，能够录入档案信息的同时推进档案资源共享与实时查询。

2.档案信息化管理制约有待完善

在很多高校中并未针对档案管理安全建立健全的制度，使得在缺少制约的条件下，工作人员的工作效率较低，难以达到理想的管理工作目标。从高校档案管理工作来看，需要多个部门之间形成协调以及配合，才能够使得档案管理工作安全且高效。在大数据时代下，存在很多以盗取信息作为赚钱手段的黑客，对于高校建设信息化档案管理体系造成了一定的威胁。另外，由于高校中缺乏信息技术水平较高的人员，使得档案资料的保护工作不到位且不全面，容易造成档案信息丢失、泄露学生档案资料的情况。