李庆娜

摘 要：在机关事业单位档案管理中，数字化技术对提升管理效率和管理质量具有很重要的影响。现阶段机关事业单位认识到数字化技术在档案管理中的运用优势，通过建设数字化档案管理制度、构建数字化档案管理系统、有效处理纸质档案资料、提升档案管理服务水平等方式，促使档案管理工作得以有效开展。对于实践开展不良的情况，探讨数字化技术应用情况，为机关事业单位档案管理良好开展提供支持。

关键词：机关事业单位;档案管理;数字化技术

基于机关事业单位档案管理实际，数字化技术的运用对档案管理工作良好开展具有很积极的影响。结合机关事业单位档案管理特点，采用数字化技术，不但能够提升档案管理服务水平，同时也避免了资源浪费。因此，有效运用数字化技术，是档案管理工作的重要选择，也是机关事业单位未来发展的重要方向。基于此，在机关事业单位档案管理中，应探讨数字化技术的具体应用，促使档案管理工作得以良好推进。

一、机关事业单位档案管理数字化技术应用必要性

机关事业单位中的档案管理是比较重要也是很庞大的一个模块，其工作形式的先进性和工作开展的效率性，对于机关事业单位良好运行具有至关重要的作用。在传统档案管理工作模式的影响下，无论是工作人员的工作能力还是技术使用都具有很明显的局限性，而管理理念的落后使得管理工作具有明显的滞后性，同时，也没有相对完善的制度作为支撑。机关事业单位的档案多以纸质化形式体现，纸质材料的特殊性对于保存方式和保存空间具有很高的需求，使得管理工作开展困难非常大，经常会发生材料丢失、管理混乱、处理麻烦等问题。机关事业单位的人员构成平均年龄比较大，尤其是很多年纪比较大的工作人员文化程度较低、管理理念落后，同时，针对年纪比较大工作人员的培训非常少，导致档案管理工作的开展所能实现的科学性和先进性非常有限。长此以往，机关事业单位的档案管理工作会面临很大的问题。而通过当前时代的高速发展，很多年轻群体进入机关事业单位，使得很多现代化技术得以步入档案管理工作当中，档案管理工作的高效性和先进性具有极大的提升。数字化技术的优势随处可见，其无论对于更新管理理念还是革新管理模式都具有十分突出的作用。数字化技术的引入是时代发展的必然，是机关事业单位进步的必要途径。具体体现方式如下：

首先，机关事业单位以往的档案资料都是纸质形式，无论是管理还是借阅都很不方便。传统形式下档案管理方式是将纸质档案放置在档案柜中，同时，柜门上会张贴一张资料目录，在查找档案资料时也主要依靠这些目录，但是，问题在于如果工作人员出现漏看错看的情况，不利于之后的工作开展。而通过运用数字化技术，只需要输入关键词，其管理平台就会提供相应的文档，无须花大量的时间去寻找。同时，借阅环节也不必经过一步步的审批，只需要在平台上提交申请即可。其次，纸质档案在分散严重的情况下，档案管理部门想要实现档案资料的全面化管理非常困难。而在数字化技术的加持下，档案资料提交很方便，能够极大避免资料分散情况。同时，数字化管理平台具有的销毁功能，在提升档案资料安全系数的同时，也促使档案销毁工作更加便利，避免了对纸质资源的浪费。最后，通过对数字化技术的运用，避免了很多安全隐患。针对纸质档案开展的保存工作对人力和物力要求很高。比如，如果档案室比较潮湿，很有可能会导致档案受潮发霉;而如果档案室比较干燥的情况下，很有可能会导致档案烧毁。而将纸质档案转变为电子档案，无需放置在档案室，也无需注意过多的问题，档案就能够实现有效的管理，不必定期花费大量的时间维护管理，充分提升了管理工作效率。

二、机关事业单位档案管理数字化技术应用策略

1.建设数字化档案管理制度

从现阶段机关事业单位档案管理工作开展的情况来看，应该进一步加强对数字化技术的运用，树立数字化档案建设目标，明确机关事业单位档案管理未来发展的方向，进而促使档案管理制度建设良好推进。从当前社会发展的趋势来看，数字化技术已经逐步深入到人们生活工作中的各个角落，并且从高效的工作效率和优质的生活水平来看，数字化技术具有不可替代的作用。因此，机关事业单位应该充分认识到这一社会发展趋势，进而改革优化档案管理工作，将数字化技术有效落实到管理工作当中，促使档案管理工作能够为机关事业单位未来发展奠定坚实的基础。档案管理制度是管理工作开展的根本依据，机关事业单位应该着手于建设数字化档案管理制度，以数字化的角度进行工作流程优化，从而切实提升管理工作开展的效率。机关事业单位管理层应该明确作为领导的责任，主动了解数字化技术的发展情况和具体运用，并积极推动数字化技术落实到档案管理工作当中。有意识地对档案管理工作现状开展调查，投入相应的人力、物力，强化数字化设备建设，完善相应的基础设备体系，为之后的数字化档案管理工作提供充分的支撑。

机关事业单位想要促使数字化技术良好落实在档案管理中，首先要做的就是完善相应的制度体系，促使接下来的工作开展具有充分的支持。而想要建设数字化制度，首先，要对机关事业单位的档案管理工作情况进行分析，进而有针对性地对制度进行建设完善，确保其能够很好地推动机关事业单位现代化发展。而档案管理制度具体可以分为几个方面，管理人员应该从不同的管理角度进行思考，有的放矢地完善档案制度。针对档案资料的存储整理工作，档案管理人员工作开展不仅要在部门内部，还会涉及其他部门。因此，每个档案管理部门人员都应该投身到制度建设中，促使内部工作良好开展，同时，也能与其他部门实现有效的统筹协调，进一步确保档案制度的层次性。同时，还要为其他部门提出档案提交要求，提交档案资料时，要确保资料的格式是一致的，这样以便于开展数字化管理工作，从而简化工作流程。

2.构建数字化档案管理系统

数字化档案管理系统是开展档案管理工作的有效途徑，能够极大程度上保障档案管理工作的效率和质量。因此，机关事业单位建立健全相应的数字化档案管理系统是非常有必要的，进而提升档案管理工作的效率，尽可能地减少部门之间的矛盾，推动机关事业单位得以良好运行。构建数字化档案管理系统，促使文件档案能够以电子形式进行管理，极大程度上延长了档案保管的时间，让档案资料的利用价值得以延伸。同时，档案资料从生成开始，到整理、提交、处置、保存这整个流程，都实现了数字化管理，在充分简化管理流程的同时，也极大地减轻了工作人员的工作负担，也为后期档案追踪提供了可供查找的依据。数字化档案管理系统应该包含文件收集、文件存储、文件运用、鉴定处理等，确保每一步档案管理工作都能够实现良好开展，切实保障档案管理工作的有效性。