何素敏 崔隽

[摘 要] 随着高校各项教学改革的深入，教学档案向多元化复杂化方向发展，要求高校档案管理人员运用先进的管理理念和方法对教学档案进行管理。近年来，中山大学生命科学学院对教学档案管理工作进行了全面系统的分析总结，针对发现的各项问题进行了一系列改革，初步实现了教学档案管理的规范化、制度化和信息化，提升了教学服务质量。

[关键词] 教学档案;规范管理;服务质量

[基金项目] 2020年度中山大学本科教学质量工程项目“生命科学学院在校本科生质量跟踪与毕业后质量跟踪分析”（33000-319111302）

[作者简介] 何素敏（1968—），女，广东平远人，硕士，中山大学生命科学学院助理研究员，主要从事高教管理研究;崔 隽（1982—），男，江苏南京人，博士，中山大学生命科学学院教授，主要从事免疫学和细胞生物学研究。

[中图分类号] G472.4   [文献标识码] A   [文章编号] 1674-9324（2021）37-0013-04    [收稿日期] 2021-04-07

学校在教学过程中产生的试卷、教案、学生成绩记录及文件等教学资料称为教学档案。高校教学档案包括在教学活动中形成的所有有价值的文字、图表和声像材料，是学校信息资源的重要组成部分[1]，对规范管理教学过程、指导教学实践和推动教学改革起着重要作用，具有一定的保密要求。随着高校教学改革的深入和教务管理要求的不断提高，教学档案的数量和使用的频率快速增长，传统的教学档案管理理念和人工登记保管检索档案的模式已经不能适应当前教学教务管理的要求。更新教学档案管理理念、运用基于计算机的现代档案管理技术提高教学档案管理效率是做好教务管理工作，提高教学质量的一个重要環节。中山大学生命科学学院现有专任教师155人，2020学年共开设专业课程153门，通识课程44门，每年产生的教学档案数量庞大。近年来，我们在学校和学院主管教学领导的指导下，对教学档案管理的理念、制度、模式等进行了改进和优化，提高了教学档案的管理水平。

一、高校教学档案管理存在的问题

（一）教学档案管理体制不健全

管理制度不健全和不被重视导致管理不规范，对教学档案投入不足，使重要资料流失。部分高校教学档案管理体制不够完善，没有健全的与之相匹配的规章制度，无法为教学档案管理提供明确的制度依据，也没有专职的档案管理员来负责，兼职人员大多未受过专业知识和专业技能培训，在工作中难免出现一些漏洞。

（二）教学档案管理跟不上时代的要求

信息化手段不明显，在资源共享传播中没有产生使用价值。例如，好的教学经验和优秀案例没能得到及时、广泛的宣传，尤其是不同历史时期的珍贵史料和科学技术领域的尖端成果档案，其对于发展教育事业、服务经济建设具有很高的开发利用价值。

（三）教学档案管理工作重管理、轻服务

教学档案的利用率不高，教学档案管理室成了储藏室，档案管理变成档案保管。部分学校教学档案管理的主要目的是为了应付上级机构的检查，特别是服务于教学评估和教学检查[2]。教学档案管理工作注重服务于上级教学档案管理机构，使得教学档案无法在教师的教学和学生的培养工作中发挥应有的作用。

二、教学档案管理改革措施

（一）改变管理理念，突出师生在教学档案建设和管理中的作用

在教学档案库建设和管理过程中既强调教务管理人员的责任和作用，也重视教学档案的主要提供者和使用者——广大教师和学生的重要作用。通过完善相关管理制度并通过各种渠道进行广泛宣传，提高师生对教学档案重要性的认识，明确各项教学活动需提交的教学档案的类型及要求，为提高档案资料质量奠定了基础。

为了避免传统行政的机械式管理，切实发挥教学档案为教学和师生服务的功能，始终贯彻以人为本的理念，注重档案管理工作的组织架构支撑。以“规划统筹—具体落实—质量监控—制度完善”为主线，对于教学档案管理人员，始终强化档案管理意识，注重专业素质和管理能力的提高，并通过部门管理和专人负责相结合的模式，确保教学档案管理业务工作的连续性和综合性。同时，强调发挥师生作为教学档案所反映内容主要参与者的能动性，促使师生主动参与教学档案建设。比如对于课程档案，建立“谁提交，谁负责”的责任制度，由教师全程负责教学档案的建立和完善。在教学服务和教学评估中，发挥相关主体对教学档案的质量监控职能，提供教学档案检查的开放渠道，便于师生对教学档案工作的检查和监督。

通过教师和学生手册、网站、教学会议等不同渠道进行广泛宣传，提高师生对教学档案重要性的认识，了解所开展的教学活动在档案资料提交方面的具体要求，做到职责分明，从而提高师生参与教学档案建设的自觉性，也为管理人员按章管理提供了依据，为从根本上提高档案质量奠定了基础。

（二）通过制定完善相关制度，加强档案规范化管理

在制定相关教学教务管理制度时，融入教学档案管理方面的内容，明确相关人员的职责，确定需提交的档案资料的类型及格式和提交时间等方面的要求，从而解决了由于职责不明确和标准要求不清楚而造成的互相推诿及档案资料质量不达标的问题。

由于学科特色和人才培养需要，我院本科教学模式多样，除了专业理论课和实验课，还有实践、实习课程，通识课等，教学档案的类型多、数量大。为了维护和完善教学档案管理体系，以制度建设加以规范，加强师生的教学档案意识。我院在建立教学相关管理制度时，均强调教学档案的建设，并细化教学档案相关业务流程，将教学档案管理渗入教学各类活动，切实提高管理效果。比如本科生课程命题与成绩管理办法中的第四章“课程总结及上交资料”中，对课程档案的归档要求和时间做了明确规定，从档案源头上加以规范。