袁留亮

【摘要】    为提高查新站的工作效率，本文在长期实践的基础上，总结出Noteexpress在外文科技查新中的应用方法。在对比中外文文献的特点及不同英文数据库的题录文献的格式后，本文通过编辑新的样式、筛选和修改几种特定的过滤器，实现了多种英文数据库文献题录信息的导入和导出。

【关键词】    外文科技查新    Noteexpress 样式    过滤器

引言：

Noteexpress是北京爱琴海乐之技术有限公司开发的一款中文版文献管理软件，它在文献检索、文献管理、文献分析和论文写作等工作中具有强大的辅助功能[1]。国内一些科技查新站也借助Noteexpress辅助科技查新工作[2-4]。研究表明Noteexpress能高效处理科技查新中的机械、繁琐、低效的工作，如文献去重、查新报告文献格式调整等工作，极大地提高了科技查新效率和质量[2-4]。科技查新既涉及到中文文献，也常涉及到多种英文数据库的外文文献。然而现有文献主要介绍中文文献的导入与导出，尚未有文献详细介绍Noteexpress软件在外文科技查新中的应用。

外文科技查新常涉及几十种英文数据库，多数查新站主要通过Dialog一次完成多个数据库的检索。然而，Dialog导出相关文献题录信息时不但花费大，且导出的文献题录信息也常不完整。为降低查新成本，提高查新效率，笔者认为可通过修改Noteexpress的RIS过滤器，实现对大部分英文数据库文献题录信息的完整输入;同时Noteexpress也提供了Pubmed、Webofscience等格式的过滤器，解决一些特殊数据库的文献题录信息输入。基于Noteexpress的这些功能，查新员通过Dialog数据库筛选出查新相关文献后，把每篇相关文献在其所属数据库进行检索，然后导出RIS等格式的题录信息，即可通过Noteexpress管理与导出查新报告所需格式的文献信息。

科技查新常涉及期刊论文、博硕学位论文、会议论文和专利文献。教育部也通过“查新报告撰写规范”对不同类型文献的题录信息格式做了规定。科技查新常同时涉及中文和英文文献，由于不同语言文献的题录信息格式有很大差异， Noteexpress软件导入不同数据库文献时，首先需要区分不同语言的文献，然后把不同语言文献的题录信息通过不同的过滤器导出到Word文档中。

在实践中我们发现，除Pubmed等数据库外，大部分英文数据库导出的文献题录并不包涵文献的语言类别信息。故为了有效导入不同数据库的英文文献，我们需要根据不同数据库特征，编制特定的过滤器。本文主要介绍几种常见数据库文献的导入方法，同时提供其它数据库文献的导入方法，编制特定的样式，为外文科技查新工作提供有效的工作方法。

一、几种常用数据库文献的导入方法

为确保Noteexpress软件完整载入查新报告所需的文献信息，我们对Noteexpress所建数据库的表头进行设置，右键点击表头，打开自定义表头，依据期刊、专利、会议论文集和学位论文的顺序，依次把语言、题录类型、作者、作者地址、标题、期刊、年份、卷、期、页码、申请人、公开号、公开日期、丛书标题和大学等字段发送到显示的列。如图1所示，我们可以清晰看到导入文献信息是否完整，如信息不完整，我们可以修改过滤器或者手工添加所需文献信息。

1.1提供RIS格式的数据库的文献

由于大部分数据库均提供了文献题录信息的RIS格式（如Sciencedirec、Springer、Wiley、Scopus、EI等数据库），通过实践，笔者考虑可以通过修改Noteexpress软件自身提供的EI数据库的RIS过滤器，正确导入多种数据库的期刊、会议和學位等论文的题录信息。同时由于一些数据库文献导入软件后未显示语言类型信息，笔者把RIS过滤器的语言选项直接强制赋值为English。点击工具选项，依次选择过滤器，过滤器管理器，选中并编辑RIS，再依次点击常规，字段规则，通过模板下拉列表选择期刊文章、会议和学位论文等选项，在字段下拉列表中选择语言选项，点击添加规则在标识的选项中输入“TY  -”，在样式下列列表中选择正则表达式，在替换的对话框中填写English，再依次点击上移、保存。这样当使用RIS过滤器导入文献时，所有的语言信息均为English。

检索数据库后，选择需要的文献，导出RIS格式的题录信息。打开Noteexpress软件，点击文件，选择导入题录，打开导入题录对话框，在来自文件选项中选择刚导入的RIS格式的文献，在当前过滤器选项中，选择修改后的RIS过滤器，即可把文献导入到Noteexpress软件中。除Sciencedirect数据库文献缺少作者地址信息和学位论文的“大学”字段缺少信息外，其它数据库的期刊、会议和学位等文献题录信息均完整。

针对Sciencedirect数据库不完整的题录信息，我们可以通过手工添加信息。双击选择的文献，在弹出对话框中，找出作者地址的信息栏，添加所需信息即可。对于大批量文献缺少题录信息的情况，我们也可以选择软件升级的方式，自动补充缺失的信息。右键选择需要更新的文献，依次点击在线更新和手动更新，在弹出的更新对话框中选择需要更新的数据库入口，点击检索，检索完毕后，点击批量更新，即可完成信息更新。针对学位论文缺少“大学”字段信息，我们可以修改过滤器。打开RIS的过滤器编辑器，在字段规则中把学位论文的大学字段赋值为“PB  - ”。

1.2 Pubmed数据库文献

经过pubmed检索，查新员选中需要导出的文献，点击sent to选项，选择citation manage，即可把所选文献导入到电脑硬盘中。打开Noteexpress软件，点击文件，选择导入题录，打开导入题录对话框，在来自文件选项中选择刚导入的Pubmed文献，在当前过滤器选项中，选择pubmed过滤器，即可把文献导入到Noteexpress软件中。这样查新报告所需的所有题录信息均存在。

1.3 Webofknowledge平台文献

Webofknowledge平台常会涉及到期刊论文、专利和会议文献。不同类型的文献需要不同的过滤器才能导入Noteexpress软件中。

Webofknowledge平台中的专利文献。检索Derwent Innovations Index数据库后，选择需要导出的文献，点击导出，导出全部信息，选择EndNote Desktop格式，即把所选文献导入到电脑硬盘中。打开Noteexpress软件，点击文件，选择导入题录，打开导入题录对话框，在来自文件选项中选择刚导入的Derwent Innovations Index文献，在当前过滤器选项中，选择Derwent Innovations Index New的过滤器，即可把文献导入到Noteexpress软件中。这样查新报告所需的所有题录信息均存在。

Webofknowledge平台中的会议文献和期刊文献。目前Noteexpress并未提供Webofknowledge平台会议论文的过滤器。为顺利导入会议和期刊文献，笔者对Web of Science的过滤器进行了修改。点击工具选项，依次选择过滤器，过滤器管理器，选中并编辑Web of Science，再依次点击常规、模板，点击添加按钮，打开新建模板对话框，可用模板对话框选择会议论文，基于模板新建对话框选择选项通用，点击确定。再把会议论文集选项中的题录类型修改为DT，丛书标题修改为SE，点击保存。回到Web of Science过滤器界面，把会议论文集修改为默认模板。这样我们便可利用新编辑的Web of Science过滤器顺利导入Webofknowledge平台中的会议文献和期刊文献的题录信息。

二、题录信息导出

科技查新报告常同时包含中文外文献题录信息，利用Noteexpress软件导出外文文献时，我们也必须同时导出中外文文獻题录信息。为此我们需要编辑新的样式，确保Noteexpress能通过语言和文献类别导出不同格式的文献题录信息。

在构建Noteexpress样式时，我们选择打开，点击工具，依次选择样式，样式管理器，创建新的样式，点击常规，选择新打开窗口中的“使用多语言格式化”选项，打开语言标识管理器，添加chinese和english两个语言，把default选项设置成默认选项。这样就为中外文文献题录的信息提供了不同的输出模板。

为编辑不同类型外文文献的输出模板，我们打开新建的样式编辑器，在题录模板中选择English模板块，依据教育部查新规范，我们可把期刊文章的输出模板设置为“作者|（作者地址）.|标题 [J].*期刊，|年份，|卷|（期）：|页码|.摘要”;把专利的输出模板设置为“申请人.|*名称：专利国别，|公开号[P]，|公开日期|.摘要”;由于导入的学位信息缺乏大学所在城市信息，我们把学位论文的输出模板设置为“作者|（大学）.|标题[D].*添加城市名称：|大学，|年份|.摘要”;我们把会议论文集的输出模板设置为“作者.|标题[C].//|*丛书标题.|会议年份：|页码|.摘要”。通过此模板输出的查新格式，经过稍微修改，就可以达到教育部查新规范的标准。

三、结束语

外文数据库数量繁多，目前虽然Noteexpress已被应用于科技查新，但国内尚未有把Noteexpress应用于外文查新的详细教程。本文在实践的基础上，通过选择和修改RIS过滤器，及介绍特殊数据库文献题录信息的导入方式，编制适合中外文文献输出的样式模板，成功实现用Noteexpress管理外文文献，导出符合教育部查新要求的文献题录信息，能极大地提高查新员中外文查新的效率和质量。

参  考  文  献

[1] 李茂. NoteExpress软件在科技查新中的应用[J]. 情报探索， 2010，（08）：73-76.

[2] 任俊霞， 姜长宝， 季莹. 基于NoteExpress软件的科技查新档案管理系统构建[J]. 科技信息，2011，（19）：241-242.

[3] 黄春晓. 文献管理软件在科技查新中的应用——以NoteExpress文献管理软件为例[J]. 大学图书情报学刊，2011，29（01）：54-55.

[4] 川蓉. NoteExpress在科技查新工作中的应用[J]. 现代情报，2010，30（08）：152-154.