欧阳苔京

摘要：近年来，我国的电子信息技术得到了飞速发展，使得各行各业的工作都发生了翻天覆地的转变。在文书档案管理工作中，传统管理模式耗费的资源、人力都比较多，且工作效率低下，还容易出现人为差错。而在信息化时代，使得越来越多的单位认识到了使用电子信息技术开展文书档案管理的优越性。但是要想促使文书档案电子信息化管理工作质量在更短的时间内得到提升，使工作模式更加完善，还需要从多个方面做出努力。本文主要探讨了有效的文书档案电子信息化管理方法。

关键词：文书档案;电子信息化管理;有效策略

信息化时代是21世纪的重要标志，在飞速发展的信息技术影响之下，给我们的生活以及各行各业的工作都带来了巨大变化。目前，各类行业工作的信息化管理已经成为了发展的必然趋势，因此文书档案管理工作也应当与时俱进，利用便利的信息技术，使该项功能能够像信息化管理方向过渡，从而提升工作效率以及工作质量[1]。在从传统模式向信息化管理模式的过渡过程中，不可能一帆风顺，而是需要不断地探索、实践，摸索出一条比较有效的改革之路。本文主要从文书档案管理工作经验出发，对该项工作的电子信息化管理方法进行了探讨。

1文书档案电子信息化管理优势分析

1.1促进工作效率提升

传统的文书档案管理方法主要是靠人工进行操作，无论是档案的书写、归档、查找等等，都完全靠人工来完成，这就使得在工作中容易出现遗漏重要信息数据、书写错误等情况，同时工作人员的工作量大，工作效率低。而在新时期，通过实施信息化管理模式，可以方便快捷地将各种文书档案录入到计算机系统中，并可以刻光盘保存，这能够节省大量的文书档案存储空间，一张小小的光盘可以存储的文书档案数量非常庞大，并且可以随时调取，不用像传统模式一样，查找文书档案的时候要靠手工方式[2]。这使得该项工作质量以及效率都能够获得显著提升。

1.2能够实现资源共享

在电子信息管理模式之下，文书档案的各项工作都从繁琐变为简单，能够很便捷的进行数据的录入、调取，同时也可以通过快捷的网络条件进行资源共享，使不同部门之间可以互通信息，提升文书档案的资源利用率。同时通过信息技术，也能够对文书档案进行快捷的分类、整合等，使文书档案的管理工作更加科学、规范、优质高效[3]。

1.3提升文件信息传输安全性

传统的文书档案信息主要是靠工作人员手工填写，另外在文件信息传输方面也是通过抄写、邮寄等方式来完成的，这种形式下，容易造成原始文书档案资料的流失、损毁，且信息传递时间较长，一些重要信息的延迟传递发生率较高。而在信息化时代，可以通过电子邮箱等多种方式进行文件信息的传输，能够实现信息的实时共享，方便快捷，且不会造成原始文书档案的破坏、丢失等现象[4]。并且可以使用计算机快捷的进行文书档案的复制，进行备份等工作，能够较好的保存原始资料。

2文书档案电子信息化管理的方法

2.1更新文书档案管理观念，提升工作的科学性

随着时代的发展进步文书档案管理工作也应当实现创新发展，而信息技术的快速发展为该项工作的改革创新提供了十分有利的契机。作为文书档案管理人员，应当与时俱进，树立正确的工作观念，能够对自己的工作有更为全新的认识，不断思考如何利用现有资源去提升工作效率以及质量。电子信息技术的应用，不但能够解放更多的人力，减轻工作人员的工作压力，同时也能够减少工作差错，提升工作质量[5]。而只有工作人员更新观念，推动工作的电子信息化管理，工作改革从被动状态转变为主动状态，才能够获得更加优质的工作改革创新效果。

2.2加强文书档案电子信息管理的安全管理工作

实现文书档案电子信息化管理模式之后，也面临着一些安全性问题，如黑客入侵、人为改动等等。因此，需要做好安全管理工作。首先，需要明确文书档案管理工作的权责，工作人员有其特定的电子工号、密码，进入系统需要进行身份验证，同时做好密码保护工作，定期更改密码。尤其是对于一些机密性较高的文件，应当实施加密管理。而对于计算机安全方面，需要安装防火墙，确保计算机安全，避免被黑客入侵。同时还应当定期进行计算机杀毒，避免病毒对文书档案造成破坏、泄密等。还需要做好备份工作。

2.3提升档案管理人员的职业素养

对档案管理人员需要加强业务培训，使他们具有较高的职业责任感，同时具有丰富的专业知识以及熟练的文书档案电子化管理技能。制定严格的奖惩制度，激励与约束机制并行，提升工作人员的工作责任感、积极性。另外，档案管理部门和其他部门应当加强沟通联系，更好地互通信息，从而不断改进工作模式以及质量。

2.4各单位应当注重文书档案管理部门的现代化建设

很多单位对于文书档案管理工作不够重视，在其他涉及企业效益的工作方面投入较大，而档案管理工作的设施、系统等不能与企业的信息化发展同步，导致档案管理工作发展相对滞后。针对这种现象，各单位应当对文书档案的管理工作加大投入力度，在办公设备、系统、档案管理软件等的配置方面需要跟上企业发展的步伐，同时可以让档案管理人员多学习各类相关管理系统的操作方法，如资源管理系统、信息管理系统、合同系统、档案系统等等。

3讨论

文书档案不但是记录各种信息的重要文件，同时很多文书档案还具有法律效力，当发生纠纷事件的时候可以作为法律文书进行使用。因此，加强文书档案的管理工作显得尤为必要。在信息化时代，加强该项工作的信息化建设刻不容缓。这还需要管理人员和相关工作人员革新观念，能够与时俱进，引入现代化的管理设备、管理模式，同时加强对工作人员的职业培训等，促使文书档案管理工作的效率、质量能够得到快速提升。

参考文献

[1]李国源. 文书档案电子信息化管理探讨[J]. 兰台内外，2021，（12）：25-26.

[2]黎秀雯. 顺应数字时代要求 改进医院档案管理工作[J]. 兰台内外，2021，（06）：70-71.

[3]李霞. 文书档案电子信息化管理方法探讨[J]. 兰台内外，2018，（08）：3-4.

[4]牛佳. 關于文书档案管理中电子信息化应用的思考[J]. 铁路采购与物流，2017，12（09）：55-56.

[5]赵敬芳. 探究文书档案电子信息化管理方法[J]. 办公室业务，2017，（17）：41-42.

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