左丽娜

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2103-5640-3952

摘  要：“南大之星”档案管理系统已经成为在我国许多高等院校的档案管理中得到广泛应用的一项软件，该系统的特点是其数据引入处理技术是一项适合应用领域涉及面很宽、非常实用、可以显著地提高其工作效率和服务质量的技术性功能。本文针对数据引导功能在档案管理中的应用进行了详尽的论述，此项功能在档案管理中的应用将会显著地提升其档案资料着录的工作效率与质量，并有效地减轻其工作量，提高其档案管理工作的科学性与现代化程度。

关键词：南大之星  档案管理系统  数据导入  功能应用

中图分类号：TP315                             文献标识码：A文章编号：1674-098X（2021）01（c）-0145-03

Research on the Application of Data Import Function in "Nantah star" File Management System

ZUO Lina

（Archives of Heilongjiang Institute of Engineering， Harbin， Heilongjiang Province， 150050 China）

Abstract： "star of Nantah" file management system has become a software widely used in the file management of many colleges and universities in our country. The characteristic of this system is that its data introduction processing technology is a technical function which is suitable for a wide range of application fields， very practical， and can significantly improve its work efficiency and service quality. This paper discusses the application of data guiding function in archives management in detail. The application of this function in archives management will significantly improve the work efficiency and quality of archives recording， effectively reduce the workload， and improve the scientificity and modernization of archives management.

Key Words： Nantah star; file management system; data import; function application

“南大之星”档案管理系统就是一种专门适用于我国高等院校电子档案管理信息化的课程建设和档案管理中比较理想的一种系统软件[1]。高校专用修订版“南大之星”教学档案管理解决软件在目前我国各类高校的实际教学运行中尤其应用相对较多，如国立中国大学华东师范大学、中国人民大学等。然而高校的档案管理工作者在实际中对于这款软件的使用认识还存在一定的欠缺，其中软件的很多功能还亟待实际应用中去开发[2]。笔者通过自身调研可以发现许多档案管理工作者目前在网络上对于这个软件功能的使用还明显陌生，使得数据引导人的功能没有真正得到充分的研究开发和运行[3]。使得数据导入功能没有得到充分的开发和应用。高校版“南大之星”学位档案管理软件的学位资料引入功能主要是基于 Excel 电子表格的学位资料信息数据，功能的具体应用和实践就以某校硕士研究生的学位档案资料的引入作者著录为主要案例进行了探讨。

1  大数据背景下构建档案管理系统的必要性

1.1 促进档案信息管理思想转变

传统的企业档案信息管理工作，属于企业的常规性与辅助性业务，存在被动性、消极性，容易受到忽视，这种情况下，企业档案信息并不能发挥其应有的作用。同时，传统的企业档案信息管理工作主要针对纸质档案进行管理，而这一阶段企业经营发展过程中所产生的数据信息，完全可以通过人工管理的方式进行收集与整合。但在大数据时代下的今天，企业经营发展过程中所产生的数据信息大量增加，传统的档案信息管理方法完全无法支撑档案信息管理工作的需求，企业档案信息管理工作就需要不断创新工作方法，引进更加先进的管理技术。企业档案管理部门应就传统的管理思想进行优化与转变，将档案信息作为重要的信息资源，突出用户或消费者的中心地位，建立档案信息管理理念，向用户或消费者提供人性化管理，改善企业产品或服务[4]。

1.2 丰富档案信息管理工作内容

在信息化的大数据时代下，数据海量增加已经给企业档案管理部门工作的开展提供了丰富的资源，这种情况下，企业的各个数据档案管理机构和部门的工作内容都有所变化，突破了其工作内容原本的局限性。就企业档案信息管理部门而言，其档案资源不仅包含本馆资源，还与其他部门进行资源信息的共享，以打破企業自身档案资源局限，为信息使用者提供丰富而有效的档案资源，保证信息合理性。海量档案信息资源可以为企业档案信息管理工作提供数据信息支撑，保证其管理内容的丰富性，并满足信息数据使用者的实际需求。在丰富档案信息管理内容的同时，对档案信息管理方式加以完善。

2 “南大之星”档案管理系统中的数据导入功能应用

2.1 制作档案表格并完成信息的填写

Excel版的企业档案要求表软件需要依据各个不同门类的企业档案资料库的信息管理要求表来进行设计制作，所以我们能够把它确定做成高于Excel版主要理由是因为“南大之星”的企业档案管理系统软件对于档案资料和索引人的信息要求都已经是高于Excel版的软件最高版本[5]。就以某校2015年硕士学位考试研究生的硕士学位考试档案资料基本信息的目录人设计为题举例，首先，我们也就需要通过这种设计方法首先来设计制作一个Excel两种版本的关于硕士学位考试研究生命题资料信息档案的学位考试命题资料信息目录中的电子化资料表格，这个电子表格中所列的需要明确包含的学位考试档案资料主要基本信息内容有：序号、案卷资料名称、责任人、起止期日、保管期和截止期、备注等。Excel版本电子毕业表格的设计标准化填写格式由各所学校学位档案馆学生自行设计填写制作好，交由各个本科学院的学校研究生入学秘书按该一个学院的学校研究生秘书学位信息档案馆的实际使用情况，完成了这份版本电子毕业表格的设计填写整理工作，再将自己所设计填写的这份Excel版本的电子毕业表格格式送回各所学校学位档案馆。

2.2 档案信息的检查和完善

教学教材档案的审核管理员将及时对接收收到的Excel版数学教材中的电子拼音文字文本表格内容进行了审核检查，其需要审核的检查内容主要功能包括两项：其一，审核目标就是及时检查本版教材中所有电子拼音文字文本表格的所有形式信息是否正确;其二，审核目标就是及时检查本版教材中所有电子拼音文字文本表格中所有相关信息内容的正确完整性和其他的准确度[6]。其一在案卷填写名称格式中常见的考试答案填写错误之一就是学位案卷填写名称的正确填写次序格式要求错误，未严格的依照学位案卷名称要求填写次序、名称，未能遵照标准格式正确的填写，这样就可能会直接导致造成在被收录人“南大之星”的学位档案管理信息系统管理服务系统过程中的填写资料混乱，发现这个存在问题后就应及时予以进行改进与及时纠正。格式内的问题在于“起止时间”这一栏识别、填写，一般会错误的填写为“一”，不注意仔细看就不会发现此识别问题，这些小问题在系统内很难识别。因此，发现此识别问题应及时予以纠正。其二在于检验专业电子档案资料内的信息，查看其是否完整，或精准，主要应当根据对研究生的学位档案实体情况进行逐个检查，发现存在问题及时给予修改或者完善。“南大之星”的档案管理系统对于引用导入个人数据的 Excel 版电子档案表格的技术要求相对比较高，这样我们才能够有效地保证其所导入的档案资料信息被“南大之星”档案管理系统正确地识别，并且有效地保证其档案资料的真实准确性与其完整。

2.3 档案信息数据的导入

在数据预览导人功能页面中直接点击“浏览”，选择是否可以打开一个需要预览导人的 Excel 版本或档案信息的电子表格，之后再次点击“导人数据”按钮，等到数据初步导人功能系统运行完成后，就在“导人预览数据”这个表格中就可以查看到预览导人的相关信息，此时我们就可以实时查看预览导人的相关信息[7]。随后在“导人数据字段对应设置”的文档表格中自动匹配进行了原始着录信息的源数据和含有着录档案信息的源数据的着录字段名称匹配处理操作，点击“导人预览数据”文档表格中第一列中的首行诸如f11、f22、f33等着录数据匹配模块，在“导人数据字段对应设置”的文档表格中“源字段名”中就应该会自动匹配产生一个诸如f11、f22、f33等着录信息，此时就不是需要我们用户就是可以直接通过点击“目的字段名”下的一个带有空白红色按键的对应位置，会自动使得其中相应地就会出现一个系统文件的其中的所有目的着录字段名，这时候我们就是需要用户可以选择一个空白按键，在其选择按照档案表字段对应的录目字段，点击名称，并进行自动匹配。换而言之，能够将初步分析到人的着录档案资料以及数据库表格中的所有源着录字段名和所有目的着录字段昵称名都自动完成了一个匹配。在最终完成这项归档工作之后就可能需要对最初的各引导人专业资料档案进行一次最终成为引导人的归档工作，即最终引导人在该专业门类中将档案放在管理员的微信公众号中[8]。

2.4 导入信息数据的修改完善

档案资料信息引人后仍然必须对其作一定的修正或者完善。首先，以注册用户名和登录密码的方式直接进入“南大之星”档案信息管理系统，在“档案信息管理”的界面就已经可以清楚地看到一个红色中所呈现的文字“导人数据”，点击按钮打开，就会自动呈现一个“导人数据编号***”，选择了所有需要修改的导人数据就已经可以直接打开本档案数据库[9]。在“档案文件信息管理”的界面就已经可以直接进行数据的修改，对于引导人的信息共性问题，数据修改等。比如：大幅度地进行项目修改与完善，并对其进行优化等，选择的是大幅度的修改方式。

2.5 移动信息数据至相应的档案表

修改和调整完善好的修改引导人信息数据只是在一个被同时暂存于“南大之星”高校档案管理系统的“档案信息管理”门类中的一个数据暂存管理单位，要将它们同时移动到一个位置相应正确的高校档案系统信息管理门类中，才能最终顺利地调整完成本次高校档案管理信息门类表的修改引导人数据编辑管理工作。以作为注册人的用户名和注册登记号码为密码的输入方式直接点击进入“南大之星”的引导档案管理信息系统，打开作为引导人的单位档案系统信息管理数据库列表，点击“全选”按钮，即可直接看到下图表明将此部门类型的引导档案管理信息数据表全部自动转换至一个相应的引导档案或部门类型的信息数据表中[10]。

3  结语

综上所述，“南大之星”档案管理系统的应用，在实际应用中，要依照门类档案信息资料，进行信息编辑与信息桌录，完善相应的工作。在实际应用中，可先制作Excel 版的档案信息表，明确相应的目录与项目，为网络脱机纠正、修正奠定基础，提供便捷，Excel版档案信息错误，可修改与完善，确保信息的完整。接着由网上相关档案信息的导人，很好的着录档案表的相关信息。

参考文献

[1] 赵海涛，杨莎莎，王琢琴.高校档案信息安全管理与应用探讨[J].科技创新与生产力，2019（6）：18-21.

[2] 田冬梅，郝晓梅，高歌.“南大之星”档案管理系统在医院档案管理中的应用[A]. Information Engineering Research Institute，USA、Singapore Management and Sports Science Institute，Singapore.Proceedings of 2018 5th International Symposium on Computer， Communication， Control and Automation （3CA 2018）[C].Information Engineering Research Institute，USA、Singapore Management and Sports Science Institute，Singapore：智能信息技術应用学会，2018：4.

[3] 马国胜，王文慧.“南大之星”档案管理系统中的数据导入功能应用分析[J].兰台世界，2017（6）：23-24.

[4] 马国胜.“南大之星”档案管理系统数据导入功能在档案信息著录中的应用实践[J].山西档案，2016（5）：56-58.

[5] 樊帅. 我国档案管理软件应用现状研究[D].哈尔滨：黑龙江大学，2015.

[6] 朱琦;.大数据技术在档案管理中的应用研究[J].科技资讯，2018（2）：14-15.

[7] 任国玲.大数据的计算机数据挖掘技术在档案管理系统中的研究应用[J].科学与财富，2019（1）：25.

[8] 李珍香.医院档案管理中电子档案系统的应用研究[J].东方企业文化，2017（s1）：177.

[9] 郑力嘉.数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用研究[J].现代信息科技，2019（4）200-201，204.

[10] 孙志敏，王政嘉，周志军，等.数据决策功能在实验室管理系统的应用研究[J].实验技术与管理，2019（2）：278-282.