杜利娥 李子强

摘要：针对目前我国高校大学生缺乏长文档编辑技能的现状，提出在现代信息技术课程教学中增加一个长文档编辑的教学内容，来提高学生长文档的编辑技巧与能力。该文以毕业论文为例来演示长文档的编辑操作过程，通过多级列表和样式来实现文档内容的格式和次序的一致性、通过分节符的使用实现各个编辑内容的独立与联系、通过引用来完成图、表、脚注、尾注、目录、表目录等的插入，最终实现长文档的编辑操作，通过更新域来同步目录与文档内容的一致性变化。学生不仅掌握了长文档编辑的技能，而且还提高了课程学习的兴趣，改善了课堂教学效果。

关键词：多级列表;样式;题注;目录

中图分类号：G642      文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2021）14-0094-02

1 背景

现代信息技术课程是高职院校面向非计算机专业开设的一门公共基础课，要求学生能够熟练掌握计算机应用的基本技能和相关办公自动化软件。其中Word字处理软件是办公软件中非常重要的一部分，在学习及今后的工作中的应用也非常的广泛，因此，学生学习并掌握好文档编辑的操作技巧至关重要。但由于课程教学课时的限制，本章的教学内容学时较少，一般安排8学时，并且要求教师要将Word的窗口组成、页、节、页眉页脚、模板、版式、样式、边框、底纹、图文混排、表格制作等诸多知识点一一介绍讲解。知识点多而碎，课时紧张，老师辛苦，学生也累。经过8课时的理论学习与操作，学生虽然掌握了一定的Word基本操作技巧，也可以进行一些短文档的输入及编辑操作，但到了毕业之际，需要编辑几十页的长文档、还包含图片、表格等内容时，很多学生则束手无策。大脑一片空白，如果还是按照短文档的编辑方法去一个标题、一个段落、一张图片、一个表格的处理方法去编辑，往往效率低下、顾此失彼，完全达不到理想的编辑效果。因此，教师可以将一些Word的常规知识点以微课的短视频的形式让学生在课前进行预习，而教师在课堂上则可以快速介绍常规知识点，将有限的课堂教学时间预留出来增加长文档编辑的教学内容，来巩固和提高长文档编辑技巧，为今后长文档的编辑，做好准备，打下扎实的基础。

2 长文档编辑介绍

WORD长文档是指字数、段落数及页面比较多的文档，一般几十页、几百页甚至更多，其中还可能包含很多图片、表格等内容。长文档不仅章节多，而且要求连续编号，如第1章、第2章[1]……第18章……，1.1、1.2……18.1、18.2……，章号、小节号都应该相对应而且连续;不仅其章节内容的字体、段落格式统一，而且章节名称、小节名称格式也要一致;还要求长文档正文内容的编号要连续，从第一章第一节第1页直至最后一章的最后一小节的最后一页的页码;长文档中各个章節可能有的多张图片、多个表格等则也需要连续的编号;长文档中各个章节应该还有其对应章节的页眉，一般用章节名称作为各章节的页眉;有些长文档还有尾注、脚注等标识，也需要连续的编号等。最后，长文档在按照上述要求编辑完成后，就可以提取各类目录，比如章节目录、图目录、表目录等。

长文档的编辑有一套约定的规范，包括多个样式、多级编号、节、引用、页眉页脚、纸张方向、页面设置的规范[2]，长文档编辑的这些规范若采用短文档的编辑方法是注定无法完成的，长文档编辑是Word中的高级操作，需要使用到的知识点和操作技能比较多，还有许多需要注意的细节问题。目前高职院校大学生动手操作能力差，不善于长文档编辑，为此，针对学生在写毕业论文或毕业设计时无法完成长文档编辑的现状，提出在现代信息技术课程中增加长文档编辑的教学内容的建议，主要通过毕业论文的编辑来讲解其相关的理论知识点及其在实际操作过程中的应用方法。

3 长文档编辑的主要理论知识点

3.1 多级列表

为了使长文档更加美观，我们不仅需要对文档各章节添加编号，并且每个级别的编号标题格式要相同。对文档要从第一章直至最后一章要进行连续编号，还要对该章下的各二级节进行连续编号，如1.1、1.2……;2.1、2.2……，以此类推，扩展到多级小节中[1]，这样的要求正好可以通过多级列表来实现。多级列表就是用来设置各个级别的章节编号格式、编号样式、编号位置及级别链接的样式等。通过多级列表的设置和应用可以从整体上实现长文档章节格式和次序上的一致性。

3.2 样式

长文档中的正文内容除了章节号标题外，具体的内容都是一个个段落，这些段落也需要具有同样的字体及段落格式，比如字体、字号、段落缩进、段落间距、段前段后距等也需要一样，这样的要求可以通过样式来完成。根据文档编辑要求设置一个新的样式，满足文档编辑的字体及段落格式，然后应用于文档中的段落。例如：对于章节的编号格式的设置，可以通过多级列表来完成;对于长文档各个章节中段落的一致性，可以通过样式的设置与应用来完成。

3.3 引用

长文档中会有大量的图、表、公式等，也需要连续的编号，不可能手动给它们加入编号，这样格式、序号容易产生错误，另外手动加入的编号也不能生成图表目录，这个要求正好可以用引用来完成。引用中的插入题注就是给图片、表格等进行连续的编号。长文档中可能不同的章节都有图片、表格等，对其插入题注设置时，在题注对话框中，题注编号设置时应选择包含章节号，根据图片、表格所在的章节选择相应的章节对应的标题级别，则生成的图表目录中也包含相应的章节号。引用中还有一个功能叫交叉引用，是对长文档中其他位置的内容的引用 [3]。毕业论文中如果需要对题注再引用则可以使用交叉引用。

在应用多级列表、样式之后，应用引用中的插入目录、表目录，可以对长文档中的章节、图、表、公式等生成相应的目录。目录有超链接的功能，想要修改哪部分的内容，只要点击目录中相应的章节号、图、表等题注名称即可跳转到长文档中相应的部分;同样当文档中的内容修改了之后，可以采用更新域的操作更新其对应的目录，从而实现目录与文档中内容的一致性。

3.4 分节符

节是Word文档中的一个重要的编辑单位，在一个节中，可以单独进行页面、页眉页脚等设置。首次创建的Word文档默认为一节，不适合长文档不同部分的独立设置。因此对于长文档不同部分进行独立设置时，则可以通过页面布局→页面设置→分隔符→分节符→下一页命令的使用将不同部分划分为一个独立的节。比如目录、图目录、表目录、正文等需要设置不同的页眉页码等格式时，则需要通过分节符在两部分内容分界点将他们分成独立的四部分内容来进行设置，四个独立的部分则需要三个分节符来实现。

4 以毕业论文为例介绍长文档编辑的实际操作步骤

毕业论文是高校学历教育毕业前的最后一个环节，要求学生根据选题开展独立性的思考、实践后撰写。内容撰写完成后在提交之前还需要排版，高校一般都规定了毕业论文的格式要求，包括论文的标题、目录、正文、图片、表格等[4]。然而调查发现，为数不少的同学在毕业论文排版技术方面存在很大欠缺。下面将以毕业论文为例介绍长文档的编辑操作。

4.1 多级列表的设置及应用

光标放置在要应用多级列表的第一个章节所在的段落中，找到开始→段落→多级列表→定义新的多级列表的命令，对于长文档毕业论文则光标应该在第1章问题的定义所在的段落中。在定义新的多级列表的对话中，主要设置章号的级别为第1级;编号格式为第X章，对应的编号样式X为阿拉伯数字;编号对齐位置为居中对齐;级别链接样式为标题1。其次设置节号的级别为第2级;格式为X.Y，对应的编号样式Y为阿拉伯数字;编号对齐方式为左对齐;级别链接样式为标题2。如果小节中还需要分节，则依次设置。

多级列表设置后，则章节进行相应标题样式的应用。例如：对于所有的章号则全部应用标题1样式;对于第2级别的节号全部应用标题2的样式;如果有更多级别的节号则应用相应的标题样式。对于毕业论文则第1章、第2章、第3章……应用标题1样式;1.1、1.2……2.1、2.2……。应用标题2样式。如果小节中还有分节，则依次应用。

4.2 样式的设置及应用

如果对标题样式中的字体、段落等格式有要求，则可以在相应的样式标题名称上点击右键进行修改，则长文档中应用过该样式的内容的字体及段落格式會相应变化。对于长文档中除了章节号之外的正文内容，可以通过新建样式，来定义字体、字号以及段落格式并应用其样式，来实现除章节号的正文内容的格式一致性。

4.3 引用中目录及图表目录应用

多级列表设置好，标题样式应用之后，则可以通过菜单引用中的插入目录命令，生成目录表，应用过标题级别的所有章节号都会出现在目录中。

对于长文档中的图、表等可以通过引用中的插入题注命令：通过题注标签、题注编号的设置等实现统一规范且连续的编号。然后再听过插入表目录命令，则可以对所有的图片生成一个图目录、对所有的表格生成表目录等。

4.4 分节符的应用

目录及图表目录生成后，各自自成一页，而且与正文内容的页码一般要求不连续，页眉也与正文内容的页眉不一样，可以使用分节符来实现。对于毕业论文，则可以在第1章的第字前面插入一个分节符，前面两页目录与正文内容成为独立的两节。在第1章所在的页眉页脚处双击，找到页眉页脚工具→导航→链接到前一条页眉命令并单击，取消该命令，则两节的页眉页码可以进行独立设置。页眉页脚设置完成后，则可以在目录及图表目录中单击右键更新域，更新目录及图表目录中的页码。

5 总结

近几年，通过在现代信息技术课程中增加了长文档编辑的操作实践后，学生毕业论文或毕业设计的排版、编辑水平得到 了很大提高，文档排版越来越美观、整齐。在课堂教学中，增加了实用性强的长文档编辑操作训练项目，调动了学生学习的兴趣和积极性，保障了学生在学习中的主体地位，教学效果得以提升[5]。在今后的课程教学中，应继续坚持长文档编辑的教学。

参考文献：

[1] 冯康.长文档编辑在大学计算机基础教学中的应用[J].电脑知识与技术，2020，16（8）：102-103.

[2] 岳云艳.文档编辑中提升Word字处理软件使用水平的策略[J].信息与电脑（理论版），2020，32（21）：98-100.

[3] 黄玲.利用Microsoft Word编辑与保存书评长文档的方法与技巧[J].现代情报，2004，24（11）：152-153.

[4] 安海宁，孙洪溥，倪志宏.“WORD长文档排版技术——毕业论文排版”精品实验项目的设计与实践[J].电脑知识与技术，2018，14（31）：202-203.

[5] 孟金红.Word长文档编排在微课设计中的应用[J].福建电脑，2020，36（6）：156-157.

【通联编辑：谢媛媛】