【摘   要】在依法治国理念深入推进的背景下，民众的法律意识逐步提高，对自身合法权益维护的重视度显著提升，其集中表现在人事管理方面，在经济效益等因素的影响下，文书档案的保存及利用价值越来越大，使得事业单位文书档案管理涉及的档案数据类型逐渐多样，增加了文书档案管理的难度，传统文书档案管理模式效率低与质量差等问题逐渐显露，使得事业单位管理工作的展开与落实缺乏档案数据支撑，在一定程度上降低了相关工作落实的可靠性。信息技术在文书档案管理工作中的应用，不仅有效提升了文书档案管理的效率，还促进了文书档案利用率的提升和可靠性。对此，本文将对文化档案管理的信息化建设及安全保障进行分析，以促进文书档案管理信息化建设完备度的提升，为事业单位管理相关工作的展开提供档案数据支撑。

【关键词】文书档案管理;信息化;利用率;安全保护;建设策略

引言

档案管理作为事业单位的保障工作与流程环节，对事业单位的稳定良好运行具有重要影响，特别是在社会环境日趋复杂的背景下，档案管理逐渐成为事业单位提升工作效率的基础性保障。而文书档案管理作为档案管理的核心构成，管理对象是日常文书资料，文书资料作为工作经验的总结与工作指示的凭证，对事业单位各项工作的顺利落实具有重要影响。在传统文书档案管理工作中，事业单位更多采用纸质保存为主，数字存储为辅的管理模式，随着文书档案管理复杂性的提升，该管理模式效率低等局限性逐渐显露，由此，以信息技术为主导的文书档案管理覆盖范围显著提升，有效提升了文书档案管理与新时代发展的适应性。对此，本文将从特点、优势、问题以及策略出发，对文书档案管理信息化建設和安全保护等方面进行探析，促进文书档案管理工作的创新发展，以促进经济和社会的发展。

1.文书档案管理的特点分析

文书档案管理主要包括纸质档案与电子档案两种形式，主要表现为：

一是纸质档案，纸质档案主要是指以纸张为媒介的档案数据呈现形式，主要包括文件、凭证、合同、证书以及图纸等多方面内容，纸质档案具有安全性与稳定性的特点，稳定性得力于染料、纸张以及颜料的稳定性特征，安全性得力于纸质档案字迹。一般而言，字迹具有明显的个人特色，保留手写或签字件原稿，可信度高，被篡改可能性小，进而使得纸质档案具有较高的安全性，但是，缺点在于纸质档案的保存会占用较大空间，却易受到环境与空间的影响，且需要耗费高额的维护管理费用，同时，纸质档案在查阅与搬运的过程中方便度较低，且易因搬运而产生档案资料损伤的情况，此外潮湿、火灾、光和空气污染物、病虫等亦会对纸质档案的完整性产生不良影响;

二是电子档案，电子档案主要是指以电子为媒介的档案记录形式，在文书档案管理工作压力有所提升的背景下，电子档案成为文书档案管理的发展倾向，且随着经济社会和信息技术的发展，电子文书（凭证）将替代纸质文件（凭证），档案信息化管理成为必然，其管理演变为：单套制（纸质）——双套制（电子与纸质文件）——单套制（电子文件）。相较于纸质档案而言，电子档案具有数据内容承载量大且占地空间小的优势，具体表现在借助移动硬盘、云盘以及U盘等即可以实现大量文书档案的储存与管理，此外，借助信息技术，还可以实现文书档案的多元化呈现，直观性与生动性显著提升，同时，文书档案管理工作的准确性与具体化亦有所提高。此外，电子档案还打破了纸质档案在空间与时间上的限制，实现了文书档案利用率的提高。但是，由于电子档案以互联网为依托，使其存在网络安全风险，容易中病毒，对此，在落实电子档案管理时，应当重视安全保障，以促进信息化文书档案管理价值的充分实现。

2.文书档案管理信息化建设的优势

在信息技术高速发展的推动下，民众的工作与生活方式发生巨大变革，有效实现了技术、群体以及生产要素的跨行业流动，文书档案管理的指导标准逐渐转化为数字化与信息，实行“双套制”的档案管理模式。在传统文书档案管理过程中，多以纸质档案为媒介，存在管理资源消耗大、存档难度高以及维护工作消耗大等方面的问题，通过将信息技术融入于文书档案管理中的方式，推动文书档案管理的信息化发展，有效解决了传统纸质文书档案管理模式的各项弊端，同时，还打破了空间环境对文书档案管理的限制，促进了文书档案数据使用效率的提升，降低了文书档案管理在人力、物力以及财力等资源的消耗，实现了文书档案管理成本的降低，推动了文书档案管理工作成效的提升。此外，文书档案管理信息化建设的优势，还表现在以下几方面：

2.1提升文书档案管理工作效率

文书档案管理的信息化建设有效缩减了文书档案管理的工作流程，减少了文书档案收集与整理工作的时间，将文书档案管理工作的侧重点放置于文书档案分析与使用等方面，有效缓解了文书档案管理人员的工作压力，实现了文书档案管理工作效率的提升。

2.2推动文书档案管理优化改革

在经济社会发展的推动下，各行业的工作模式与工作结构发生了较大的变化，特别是信息技术在各行各业各域的运用，事业单位的工作模式发生质的变化，从传统的现场办业务到网上办业务，很多资源需要网上共享，传统文书档案工作模式难以适应事业单位信息化办公工作模式变化，由此，文书档案管理工作的优化变革成为必然，而信息化建设则是文书档案管理工作创新变革的直观体现之一，能够有效提升文书档案工作与事业单位发展的适应性，为文书档案的价值最大化创造条件。

2.3提升文书档案保存的方便度

传统文书档案管理受外在环境因素的影响较大，纸质文书档案极易受到侵蚀，进而对文书档案的完整性产生影响。通过信息化建设的方式，能够有效降低外界因素对文书档案的影响力，降低文书档案的储存难度和损毁度，促进文书档案管理方便度的提升。

3.文书档案管理信息化建设的问题

文书档案管理信息化建设的问题，主要表现为：

一是管理设备落后，主要是指事业单位在落实文书档案管理信息化建设的过程中，并未顺应信息技术发展变化，将先进技术设备引入到文书档案管理工作之中，使得文书档案管理信息化建设与时代发展处于脱节状态，进而对文书档案管理有效性的提升产生影响;

二是重视度偏低，部分事业单位对文书档案管理信息化建设的重视度偏低，使得文书档案管理信息化建设缺乏资金保障，再加上工作管理机制的缺失，使得文书档案管理工作信息化建设的落实面临诸多限制。此外，部分文书档案管理人员并未明晰文书档案管理的价值，将文书档案管理工作的侧重点放置于文书档案数据的收集与整理之中，存在积极性偏低的问题，进而对文书档案管理工作有效性的提升产生影响;

三是工作流程陈旧，文书档案管理信息化建设的推进改变了原有档案管理工作模式，但是，在实际的管理工作中，部分事业单位仍采用原有管理架构，并未结合文书档案管理工作信息化建设的变化情况，对管理流程、管理内容等进行优化调整，使得文书档案管理存在信息更新较慢与管理侧重点偏差等方面的问题，进而对文书档案管理信息化建设的成效产生不良影响。

4.文书档案管理信息化建设利用率与安全保护策略

4.1文书档案管理信息化建设利用率的提升策略

机制是推动文书档案管理信息化建设落实与利用率提升的关键，在优化常态化机制的过程中，应当重视以下几方面：一是规范机制，应当以电子档案管理规范为依据，对电子文件归档与管理工作机制进行完善，侧重于引导管理人员以元数据为基础，保持文书档案原样，并将之以数字化形式上传至管理系统之中，用以推动文书档案信息化管理有序性的提升，为后续使用提供保障;二是使用机制，主要是指应当引导档案管理人员对文书档案进行筛选，对价值偏低的文书档案进行剔除，一方面提升档案管理的效率，一方面促进文书档案价值性的提升，进而达到提升文书档案利用价值的目标;三是一体化机制，主要是指通过将文书档案信息化与办公自动化巧妙融合的方式，实现文书档案管理全面性与自动性的提升，提升文书档案信息化管理的方便度与直观性。

4.2文书档案管理信息化建设的安全保护策略

外在把控是提升文书档案信息化管理安全性的骨架支撑，在优化骨架支撑时，应当注意：一是规范机制，侧重于通过完善安全管理机制、安全培养机制以及安全行为操作规范的方式，降低人为因素对文书档案信息化管理安全性的影响力，进而达到提升文书档案信息化管理安全性的目标;二是优化组织架构，侧重于通过提升领导层安全管理意识的方式，为文书档案信息化管理安全保障工作的落实创造条件，在此过程中，应当对领导层的管理职责进行规定，并将领导工作深度引入对实际安全保障工作之中，将安全管理融入于领导日常工作之中，为文书档案信息化管理安全保障工作的落实提供上层保障;三是培训机制，侧重于通过提升文书档案信息化管理人员管理能力、服务意识以及安全管理能力的方式，推动文书档案信息化管理工作的有序展开，在此过程中，还应当构建相应的安全培养机制，强化文书档案信息化管理人员对安全防范的认知。

内在把控侧重于提升文书档案信息化管理系统的安全防护力，具体措施如下：首先应当构建内部网络，通过构建可信内网的方式，提升文书档案的安全性，同时，还应当在局域网内构建监控点，实现对档案信息状态的实时监控;其次数据备份（最好是异地备份），文书档案信息化管理人员应当对重要数据进行备份处理，用以降低数据丢失的影响力，同时，还能方便复原恢复，用以保障文书档案数据的完整性，为文书档案信息化管理系统的稳定运行创造条件;最后人才选用，应当聘用专业安全管理人才，对文书档案信息化管理系统运行进行实时管理与监控，以达到提升文书档案信息化管理系统稳定运行的目标。

5.结束语

综上所述，在文书档案管理工作日渐复杂的背景下，文书档案信息化管理作为文书档案管理工作的创新体现，实行“双套制”的档案管理模式，有效提升了文书档案管理工作的效率、质量以及利用。但是，在落实文书档案信息化管理的过程中，仍存在使用率偏低与安全风险较大的情况，对此，事业单位在落实文书档案信息化管理时，应当重视文书档案信息化管理体系与安全防护体系的构建，通过这样的方式，促进文书档案信息化管理使用率与安全性的提升，为文书档案信息化管理价值最大化创造条件。

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作者简介：周剑锋（1973.11-），男，汉族，四川广安人，专科，档案管理馆员，研究方向： 从事文书档案收集、整理、保管、利用、信息化等工作制度和方案并组织实施。

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