孙中博

曹县职业教育中等专业学校，山东菏泽274400

职业教育学校档案管理工作非常重要，涉及到学生学籍、评价等重要信息，因此长期以来职业教育学校都非常关注档案管理工作的质量。随着档案管理工作的日趋复杂，传统档案管理方式暴露出了很多问题，不利于档案管理工作质量的提升。而利用信息技术进行档案管理工作可以更好地满足档案管理需求，对工作整体进行优化，于是便提出了档案管理信息化建设要求。

1 信息化档案管理的优势

1.1 能更好地保障档案信息安全

职业教育学校的档案管理工作责任重大，其中一份非常重要的内容就是保障档案信息安全。但纸质档案受限于纸张特性，容易丢失、损坏，也可能出现外泄、被无故篡改、被违规挪用的情况。在纸质档案的特性下信息安全性的水平都不会太高，现已不满足人们预期要求[1]。反观信息化档案则能够有效地避免上述的问题，这是一种将档案信息以电子格式记录在计算机中的档案形式，因为其属于电子格式，且存储在计算机当中，所以只要计算机不丢失、不出现问题，档案信息的丢失、损坏、外泄概率极低，且做好计算机防护工作，基本可避免被篡改、被挪用的现象发生，因此信息化档案本身就具有更高的安全性保障，加之良好的管理，可以有效地提高档案信息安全性水平。

1.2 信息流动性更高

职业教育学校档案信息在特定需求下需要流动，如相关部门需查看某学生档案，就需要学校配合工作，从大量的档案当中调出对应档案，并交相关部门以便查看。但传统纸质档案的流动性较差，原因在于纸质档案始终是实体物品，要让档案信息对外流动，就必须经过查找、调出→现实搬运流程，而这个流程需要档案进行实际移动，因此效率比较慢，同时这种移动方式也会造成信息安全方面的不良影响，且每次能够移动的信息有限，若流动涉及到大量信息，则会进一步拖慢流动效率。反观信息化档案，因为这种档案的信息为电子格式，所以可以通过网络进行传输，实现信息流动，说明信息化档案的流动性更高，具有更高的便捷性，即网络传输能够在短时间内传输海量档案信息，且基本没有信息安全隐患，同时传输中每一条信息都可以独立摘出，可做到只传输需要的信息，这一点区别于传统纸质档案在流动中普遍需要将整个档案移交的方式，给信息的查阅工作提供了非常大的便利。

2 档案管理信息化建设

2.1 实现档案信息化

实现档案信息化的方法可以分为两个步骤：（1）建立专门的信息储存库，即职业教育学校中的档案信息数量较多，且信息有组别之分，要注意不能随意存放，因此学校在信息化建设中必须先建立专门的信息储存库，这个储存库首先在容量上要满足大量档案信息的储存需求，同时还要具有一定的超前性，确保能够充分满足档案信息数量增长后不断增大的储存需求，其次要具备信息分类储存、信息对称整理的功能。根据这些要求，建议职业学校采用云数据库，原因在于云数据库的容量无限（理论上是无限的）因此可以满足信息储存方面的两项需求，同时云数据库可以与智能技术进一步结合，从而具备了信息智能识别功能，借助该功能就可以让数据库系统自动完成各种档案信息分类、信息对称整理[2]；（2）档案信息电子化转换，即可以使用网络工具将传统纸质档案上的信息转化为电子格式，并同步保存在计算机中，完成后让专人按批次对转化结果进行检查，做好纠错工作，确认信息被正确转换为电子格式之后，即可将信息导入云数据库，实现档案信息化。

2.2 信息化档案管理功能设计

为了更好地开展管理，在实现了档案信息化之后，职业教育学校要围绕管理需求设计对应的管理功能，其主要包含以下几个方面的功能：（1）信息备份功能，该项功能主要是将现存的所有档案信息全部复制，随后储存到另外的储存空间中形成备份，备份可起到两大作用，第一可以核对主使用的档案信息是否正确，第二可以在主使用的档案信息出现安全问题时进行补充，因此信息备份功能是档案信息化管理中的必备功能；（2）安全防护功能，虽然借助信息备份功能在一定程度上可以保障档案的信息安全，但备份只能应对已经发生的信息安全事项，无法起到预防作用，因此在进行档案功能设计的时候必须要秉持预防优先原则，职业教育学校还需要设计相应的安全防护功能。以云数据库为基础，学校可以采用用户认证访问功能来进行档案信息防护，该项功能可以先将云数据库的数据储存空间全部封存，并设立一个用户访问接口，随后任何用户想要访问数据库，获取档案信息时，就必须通过该接口的认证，认证方式可以是账号/密码+认证证书+常用IP 等，这样任何无法通过认证的用户就不能接触档案信息，起到了安全防护作用，可以有效地保证档案信息安全；（3）信息检索/调度功能，为了方便档案的信息使用与流动，职业教育学校应当设计信息检索/调度功能，该项功能可以让专人从数据库中检索得到专门的信息，随后将专门的信息调出，传输到指定对象手中。

2.3 建设对应管理制度

因为信息化档案管理工作中的主体依旧是人工，信息技术及相关功能只是管理工具，所以为了做好该项工作，职业教育学校需要建设完整的管理制度，以保障工作规范性。不同职业学校的档案管理要求存在差异，因此管理制度不能混为一谈，但无论档案管理要求存在何种差异，制度中有三项内容是不变的：（1）职业教育学校在档案管理制度中应当提出备份要求，即档案管理人员在新信息录入、档案信息更新、档案原备份启用等情况中都要预先备份，这样才能保障主用档案与备份档案保持一致，因此备份要求必须列入管理制度中；（2）应当要求管理人员及时、准确的完成新信息录入、信息更新等工作，这些工作不可延误，同时录入的新信息及更新用的信息必须第一时间进入云数据库，不得存放在云数据库以外的地方，否则会增大信息安全风险；（3）应当定期检查主用档案信息是否存在异常，若发现异常则要及时处理，并更换账号/密码等，以防安全事项发生。

2.4 应对注意事项的机制

职业教育学校在档案信息化管理中需要注意的事项为外部恶意攻击，这一事项属于安全风险事项，对档案信息有较大威胁，但单纯依靠以上三大策略，并不足以完全防护，即以上三大策略只能对存放在云数据库中的档案信息进行防护，而难以保护传输过程中的档案信息，但恶意攻击是可以通过“窃听”手段获取传输过程中档案信息的，则一点需要注意。围绕这一点，建议职业教育学校设计信息加密功能，并建立信息加密传输机制，即任何要对外传输的档案信息都必须预先被加密封装，随后打包发送，这样即使信息包裹被窃取，窃取方也不能破译，说明该机制可用于应对恶意攻击，从而有效地保护档案信息安全。

3 结语

传统纸质档案及相关管理工作存在很多缺陷，现代职业教育学校有必要开展档案信息化管理建设工作，相比之下信息化档案及管理工作更具优势。信息化档案管理建设工作首先要实现档案信息化，并设计相关功能，其次要着眼于管理工作本身建设管理制度、设立应对注意事项的机制，这样才能完整实现档案信息化管理建设目标，全面优化职业教育学校的档案管理工作。