张步东

近年来，常州市档案系统积极践行以人民为中心的发展思想，坚守“谋人民之需”的施政导向，深入开展“弘扬时代新风、文明行业在行动”优质服务窗口建设活动，做细做实“四优四心四一样”服务承诺，在服务中将心比心、急人所急，有多名查档群众在达成诉求后专程再次登门表示感谢。面对数字化大变革，投身“最多跑一次”改革，创新创业，守护和利用好档案资源，是档案人应尽的责任。

一、顺势而为，打通民生档案供给“关键点”

档案机构历经改革的阵痛，同时也面临重新出发的机遇。顺势而为、奋发进取，在困境中谋发展，努力探索新形势下档案馆发展新路径，是档案人应有的姿态。

1.民生档案利用服务成热点、有难点

民生档案是指国家机构、社会组织从事社会管理活动中涉及民生范畴的直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。为了改变档案资源条块分割的现状，在服务长三角一体化中更好地发挥档案部门的作用，实现档案在线服务提档升级，2018年常州市各级国家综合档案馆主动融入长三角一体化发展国家战略，借助上海、江苏、浙江、安徽“三省一市”档案部门签订《开展民生档案“异地查档、便民服务”工作合作协议》之机，开通使用了长三角“异地查档、便民服务”平台。通过做实做好民生档案异地查档服务工作，档案部门为民服务水平得到进一步提升，受到查档群众的一致好评。

在民生档案遠程利用中，尽管进行了一定的探索，取得了一些进展，但存在问题仍很突出：一是远程利用平台缺失，服务效率有待进一步提高，现场窗口接待利用仍是主要形式，占95%以上；二是跨馆出证操作仅限于电话、传真、邮递等通信手段，不便捷；三是民生档案资源分散、数量较大，归集、管理、利用均非常困难。

2.民生档案数量大、利用频繁

常州市档案馆现有3个查档窗口、4名工作人员，目前承担着市馆70余万卷档案查阅利用工作。近年来，民生档案利用率逐年上升，近3年年均查档接待12000多人次，年均提供档案利用9000多份、30000余页。民生档案在服务社会管理、为公众解决问题和维护权益等方面发挥了积极的作用。但民生档案分布广、形成单位多，因不同职能部门形成的档案特性不同，民生档案的保管部门、利用条件与手续要求也不尽一致，由此经常会出现群众办事情、查档案“不知上哪里查档”“查一份档案跑多次”等问题。

为了较好地解决这些问题，进一步提升档案公共服务能力，让群众查阅档案走对路、进对门，切实为社会公众查档提供便利，2018年常州市档案馆在充分调研的基础上，探索打破民生档案资源条块分割、分散保管、各自为政的模式，根据《国家基本专业档案目录》（第一、二批）内容，对60多种保存在各涉民单位的民生档案，内容包括常州市各级综合档案馆、专业档案馆（档案室）中涉及民生的几十种馆藏档案，也包括户籍、公证、不动产、公积金、民事诉讼、人才托管、破产关闭企业等诸多涉民单位保管的民生档案进行调查摸底，详细编制了《全市民生档案分布及查阅指南》。该指南主要分为馆藏和馆外民生档案两部分，内容包括民生档案名称、形成单位、保管单位、起止时间、档案内容、查阅方法、查阅地点、咨询电话等八个方面，为民生查档提供“快、全、准”的便捷途径，让老百姓知道自己需要的档案保存在哪里、怎样查阅，初步解决了人民群众为查档不知何往、四处奔波的问题。

3.民生档案利用形式手段多样、服务创新空间大

三年来，常州市档案馆主动围绕加强档案工作治理体系和治理能力现代化建设，完成《全市民生档案分布及查阅指南》编制，逐步建成民生档案共享资源库，并通过签订异地合作协议实现跨省、市异地档案查询服务的基础上，先后为外省（市）近百名群众提供了便捷服务。但是新型冠状病毒肺炎疫情发生以后，为做好防控工作，市及各辖市（区）两级档案馆随即发布了闭馆通知，鉴于查档手段落后，只能用传统的电话、传真、邮递等方式开展服务，这种情况给人民群众造成了一定的不便。

于是，如何实现档案工作公共服务、社会治理从被动应对向主动对接转变，从侧重管理向管理与服务并重转变，从传统手段向数字化智能化转变，从单纯依靠党委政府向各单位共建共治共享转变，为人民群众提供便捷、高效的档案利用服务，牵好“一网通查”牛鼻子、聚焦“一件事一次办”，综合推进利用服务流程再造，积极探索老百姓可以在全市任何一个综合档案馆、一个乡镇（街道）便民服务中心等场所“就近、网上、掌上”查阅利用所需民生档案，就提上了议事日程。档案部门开始思考常州民生档案“一网通查”共建共享利用平台建设路径，进而推进与全市各级综合档案馆查档服务平台的对接，为打造具有鲜明常州特色的一体化公共服务平台贡献档案力量。

二、真抓实干，推动民生档案利用服务“点对点”

要以需求为导向，不断创新服务方式，让档案资源、数据“活起来”“用起来”“跑起来”，明确提升民生档案利用服务水平的现实路径，让人民群众在查档利用中体验到更多的获得感、幸福感。

1.形势有要求

2020年以来，常州市委、市政府出台了《关于推进“三个走在前列、一个积极探索”的实施意见》，要求全市各级各部门进一步弘扬“勇争一流、耻为二手”的常州精神，用实干回答“全面小康之后发展路子怎么走”的重大命题。档案部门就是要用实干来回答在“全面小康之后发展路子怎么走”的实践中，怎样进一步发挥档案资源的作用、如何更好地贡献档案力量。江苏省档案馆也提出了在全省档案系统开展“争第一、创唯一、树品牌”活动的要求。

民生档案工作是关注民生、保障民生、改善民生的基础性工作之一。坚持以民生档案数据联网共享工作为依托，运用现代化技术做好民生档案利用服务工作任重而道远。探索常州民生档案“一网通查”查阅利用平台建设，是推动新时代档案馆工作发展的新理念和新目标、提升档案馆公共服务能力、助推政务服务“一网通办”“最多跑一次”改革的有益尝试。

“走向依法管理、走向开放、走向现代化”的“三个走向”是新时代档案工作发展的“总开关”“指南针”，贯彻好“三个走向”事关新时代档案事业的发展壮大。毫无疑问，服务民生是机构改革后档案馆工作“走向开放”的重点工作，是推动档案馆工作新起点再出发的重要引擎，因此，档案馆工作要主动融入国家发展大势，围绕为人民群众服务，奋力开拓档案事业发展的新格局、新气象。

“走向现代化”描绘了档案馆工作的发展蓝图。“数字政府”建设是实现国家治理体系和治理能力现代化的战略支撑，“智慧檔案”建设是“数字政府”建设的组成部分。建设“智慧档案”，要充分发挥电子档案数据的国家战略性基础资源作用，以“让信息多跑路、百姓少跑腿，服务零距离，群众好办事”为目标，以民生档案资源利用服务共建共享为抓手，最终实现查档利用科学化、社会治理精准化、公共服务高效化。

2.现实有需求

为进一步建设覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用平台，更好更快地实现民生档案服务民生的价值所在，常州市人社局、市档案馆合力开展民生档案远程服务平台共建共享项目，力求在全市范围内实现全市企业退休职工“就近查档、一网通查”，开启民生档案利用服务新模式。

2020年5月份疫情一经好转，人社、档案两部门通力合作，几次互动，达成共识，共同启动了项目的实施。项目领导及相关技术人员先后两次前往浙江嘉兴、南京玄武区等地进行专题调研，学习、考察民生档案服务平台建设的相关经验。

截至2020年5月，嘉兴全市各级档案利用服务窗口共为4.19万人次提供了在线调档查档服务。2019年，该市民生档案在线查档量占到当年度服务总量的60%以上，查档出证平均时间压减到10分钟以内，跨市县异地查档出证平均时间压减到15分钟以内。在新冠肺炎防疫期间，“一网通查”“转网续查”“一站取档”的“不见面”服务，更是有效防止了疫情扩散，同时有效发挥了群众查档办事“零跑腿”的贡献力。

为让百姓少跑腿，南京市玄武区2020 年开通运行省内首家民生档案远程自助查询系统“玄e档”，辖区居民办理户口迁移、房产过户等手续，均需用到的婚姻、独生子女、再生育等方面的档案，只需在终端前完成选择查档类型、身份证登记、人脸采集、材料采集、提交这5个步骤，后台工作人员审核后即可将加盖公章的档案传回查询终端，居民第一时间就能在终端上免费打印。以前需要三四天完成的档案查询，现在最多不超过20分钟。“玄e档”目前已在玄武区政务中心、民政婚姻登记处以及7个街道办事处开通。除了率先开放的婚姻档案、独生子女档案和再生育档案以外，玄武区档案馆后续还将开放知青档案、招工档案、下放档案、收养档案。

在认真消化学习考察情况的基础上，结合实际情况，形成了常州市项目实施方案，项目规划及意见分三阶段实施，由市档案馆、市人社局共同研究制定设计方案、制定实施计划、搭建利用平台。坚持试点先行、逐步推进的原则，通过试点，总结经验，进一步完善工作流程和机制。经过招标、开发和优化，该项目于2020年12月底正式开通试运行。

试点阶段完成后，按照就近查询、全市通查、多级联动、便民利民的要求和系统更健全、使用更便捷的目标，在全市各级综合档案馆、乡镇（街道）的便民服务中心逐步进行推广，力争在2021年6月底前建成覆盖全市的“一网通查”民生档案远程服务体系。

该平台在试点推进阶段拟开放的查询范围，主要是市档案馆馆藏企业退休职工审批档案和市档案馆代管的企业退休职工人事档案，届时全市企业退休职工将真正实现在家门口“一网通查”。后期全面推广阶段将进一步依托市政务一体化服务平台，把民生档案利用服务范围逐步拓展到婚姻、退役军人、知青、建房等其他类型档案。

三、未雨绸缪，织牢百姓用档“安全网”

坚持贯彻国家安全观，以档案安全可控利用作为档案利用服务工作的出发点和生命线，增强忧患意识，大胆设想、小心求证，防患于未然，健全完善常州民生档案“一网通查”自助查阅利用平台建设的安全路径。下一步可以从以下几方面入手：

一是强化安全意识。进行软件模块设计开发，严格采用实名认证，利用人脸识别系统、身份证读卡器、人证对应、电子章加盖、定向推送等保护个人档案隐私技术手段，让数字档案信息资源穿上“安全服”， 妥善应对档案利用服务中可能出现的重大安全风险。

查档群众使用常州民生档案“一网通查”查阅利用平台，首先将身份证放在读卡器上读取人像、姓名、身份证号码等身份信息，然后通过摄像头现场采集头像和系统数据进行人证比对，确保人证合一，最后通过查档系统自动检索与身份信息相关的档案并打印加盖电子印章的档案证明。另外，对于提供信息不全的查档者，工作人员可现场通过各级政务服务中心指定的专人账号密码进入查档平台，代为查阅打印。

该查档平台的开发可借鉴社会保障号系统、高铁车站安检的人证比对系统、宾馆住宿登记系统采用的核心技术。如果这一自助查阅利用平台开发成功，并借助政务系统已有网络，逐步连通市—市辖区—乡镇（街道），有望真正做到群众查档“最多跑一次、最好跑零次”，实现档案馆与各级政务服务中心、便民服务中心共建共享全市民生档案信息资源，为群众提供“一站式”的民生档案查询利用服务，为具有常州特色的全市政务服务“一网通查、一门全查”建设落到实处贡献档案力量。

二是强化宣传力度。及时总结利用事例，大力宣传民生档案服务利用工作，充分利用电视、报纸、杂志及档案信息网等宣传媒体，进一步加大民生档案利用服务涉及范围、作用等的宣传力度，广而告之，提高全社会对民生档案远程利用服务平台的社会知晓度，为民生档案工作的深入开展创造良好的思想和社会环境。

三是强化业务指导。组织编写操作指南，积极会同政务管理部门适时举办镇（街道）窗口工作人员参加的民生档案远程利用操作培训活动，对如何使用民生档案远程利用操作系统作细致、全面的培训，详细说明需要注意的事项，并通过让各窗口工作人员加入“操作微信群”、实时发送查档申请，来增加对该系统的操作熟练程度，提高实际操作能力，整体提升窗口工作人员的民生档案利用意识及技能，并以此扩大市民对“就近查档，跨馆出证”的知晓率。同时，积极争取民政、国土、退役军人事务管理等涉民部门的支持和合作，引导其以民生需求为导向，明确归档范围，指导进行归档，积极提供利用。

四是强化制度保障。民生档案涉及面广，形成主体多而复杂，分散保存于多个部门，群众查阅利用很不方便，探索在档案系统内部与涉及民生档案服务部门之间，推进“常州市民生档案‘一网通查、即时出证制度改革”，制定《常州市民生档案远程利用服务联建职责》，出台《常州市民生档案“一网通查、即时出证”制度改革意见》，积极推动民生档案松散化服务向规范化、常态化服务延伸。