新形势下做好档案移交进馆工作的探讨

2021-03-27宋明皎

中文信息 2021年5期

宋明皎

（济南市平阴县档案馆，山东平阴 250400）

一、档案接收进馆的重要性

依法移交档案是各机关、团体、企业事业单位和其他组织的一项重要职责和义务。做好这项工作，对于档案资源建设，确保档案的完整与安全，促进档案的开发和利用，有十分重要的意义。积极稳妥地做好这项工作，可以丰富档案馆馆藏，集中整合重要的档案信息资源，增强档案工作围绕中心服务大局的整体优势。

二、档案接收进馆的现实意义

很多档案室档案保管场所、设备有限，人员、经费不足，随着时间的推移，档案数量越来越庞大，档案室已无法达到档案安全保管的“十防”要求。很多档案室档案信息化能力不够，档案查阅利用不便，不能很好地发挥档案的应有价值。各单位保存的档案是国家档案资源不可分割的一部分，其最终归属是国家综合档案馆。

随着档案馆新馆搬迁入住，档案库房面积不断扩大，档案保管设施设备得以改善，功能布局更加合理，综合档案馆档案安全保管的能力进一步加强。档案资源的集中保管，方便提供利用，便利民生，更加凸显档案价值。

三、档案接收进馆存在的问题

1.各单位对档案移交的认识不足

通过对各机关、企事业单位的走访，发现领导干部对档案管理、档案移交工作的重视度普遍不高。在他们看来，档案工作仅仅是一项辅助性质的工作，实践性价值较小，经常处在说起来重要、做起来次要、忙起来不要的尴尬境地。在单位中，如果一项工作缺乏领导重视，那么这项工作很难得到发展。

2.档案员缺乏必要的专业素养

由于客观条件的限制，各单位档案管理人员并非专业学科出身，不能充分掌握档案管理的相关信息。同时，档案员普遍为兼职人员，他们长期从事兼职活动，很难在档案专业有所长。另外，由于人员的流动速度快，档案员经常出现人员变动，加之工作交接不到位，导致工作无法延续，给档案工作的开展带来的很大的影响。

3.档案整理的标准化程度较低

通过对各单位的走访发现，各档案室的档案质量参差不齐，有一些完全不能达到进馆标准。虽然平阴县档案馆每年都开展集中立卷工作，但是各单位在工作的落实上还是有差距的，导致了档案的标准化程度普遍较低。

4.档案信息化水平较低

新形势下，档案移交进馆需要进行数字化处理工作，但是由于各立档单位的经费、人力、物力等客观因素的影响，档案室存放的档案并没有进行数字化处理工作，或者只是进行了简单的扫描工作，未形成符合要求的数字化成果，这给档案接收进馆带来了很大的难题。

四、推进档案移交进馆的具体方法

1.纳入考核，提高认识

档案部门可以将档案工作纳入对各单位规范化建设考核的体系中，以年终考核作为指挥棒，增强各部门对档案工作重要性的认识。同时，可以制定责任状、明白纸的类似形式，明确告知各单位档案工作应该抓什么、怎么抓，进一步压实压紧责任，全面提高档案意识。

2.提前部署，制定计划

对各机关事业单位进行一次全面走访，了解各立档单位的档案工作情况，并对立档单位的馆藏情况进行摸排，确保欲接收档案与馆藏档案实现有效衔接。秉承“规划先行”理念，制定档案接收工作计划，按照“存量数字化、增量电子化”的要求，明确指出列入接收范围内的单位在向档案馆移交纸质档案时，应同时移交纸质档案的数字化副本。

3.组织培训，明确标准

为了提升档案移交工作的质量和效率，亟须提升档案管理人员的专业技能水平。一方面，档案管理部门要制定明确的进馆要求，结合自身实际情况，制作操作性强、符合实际的档案进馆标准。另一方面，要加强业务培训，通过组织培训会、研讨会、学术讲座等形式，将进馆标准讲清讲透，使档案工作人员能够真正掌握并应用于实际工作中。针对档案数字化处理工作专业性强、业务量大的突出特点，各立档单位可以采用购买社会服务等方式将数字化处理工作进行外包，选择有资质、专业能力强的外包公司进行合作，提出要求、全程配合，确保档案数字化工作顺利完成。

4.跟上指导，全程服务

档案移交进馆具有工作周期长、任务量重的特点，因此，档案部门工作人员要发挥自身业务优势，多走访、多调研，实地查看各立档单位实体档案和档案数字化成果的质量，对不合理、不规范的地方及时提出整改意见。并积极总结归纳发现的问题，对出现的共性问题进行及时提醒，并提出合理性建议，切实推进档案整理进度。

5.严谨细致，强化验收

一方面，要加强人力物力，对纸质档案逐卷、逐件进行鉴定检查，对档案的数量、质量进行验收，确保档案质量符合要求，档案不空号、不重号，目录与实体档案一一对应；另一方面，针对档案数字化成果，要对进馆的电子数据逐条进行审核，加强对档案图像、档案目录的验收，对数据准确性、完整性、可用性、安全性反复校验，确保无误。另外，对全宗卷进行核查，包括全宗指南、组织沿革、大事记、档案开放控制说明等进行逐项验收，不符合质量要求的必须整改到位。