国网江苏省电力有限公司南京供电分公司 黄 林

电力设备档案文件是企业发展过程的真实记录，不仅包含了工作活动中产生的各种文件和图像，更是企业文化建设的主战场。当前我国企业档案管理规范化工作刚起步，还存在不少问题。因此国有企业的电力设备档案管理员应认真思考如何弥补工作中的失误，不断提高自己的专业技能[1-2]。随着信息时代的发展，国企各部门间的协作与配合越来越紧密，规范的管理流程可使每一位档案管理员清楚地认识到自己的工作职责和工作内容，从而打破传统的档案管理思维，实现档案管理的高效率与规范化发展。

1 国有企业档案管理的重要意义

对我国所有国有企业而言做好档案管理工作十分重要，同时又具有较大的战略意义：在国企日常发展过程中档案管理系统记录了大量的日常信息，虽然这些信息总体上较为繁冗，但若能得到妥善管理就能更好地发挥其价值，为国有企业后续战略发展提供更好的支持；过去由于管理员相对传统的管理模式和方法难以发挥出这些数据的价值，使档案管理未受到企业的重视[3]。但在信息化时代背景下，各种先进信息技术的应用使档案管理工作更加高效地开展，档案数据的利用率也得到有效提高。因此开展档案管理活动具有重大的战略意义；规范国有企业档案管理，为深化改革提供更好的数据支持。对国有企业来说，现代企业治理结构的整合可能导致更大的不相容性。但如能在做好档案管理工作的基础上探索现代管理模式，就能大大降低深化国企改革的障碍。尤其当现代市场化企业理念与档案管理体系相结合后，国有企业的现代化改革进程才能得以完善。

2 档案管理规范化存在的问题

立卷归档标准不完善。档案管理工作旨在收集、储存重要的数据信息与资料文件。因此档案管理工作不允许随心所欲地归档、立卷，必须具备明确的立卷归档标准，不然会造成资源浪费、增加档案管理的工作量。归根结底，使档案管理没有任何意义和价值，会出现大量冗余、重复、终身都不开卷的情况。现在很多国有企业都存在立卷、归档标准不完善的问题，且对于如何立卷、归档还没有一个明确的标准，从而发生很多立卷、归档混乱的情况。

档案部门工作人员整体素养不足。当国有企业进行档案管理工作时，由于工作人员整体素质和专业能力的不足，进而对工作的规范性没有高标准的要求。很多国有企业不重视档案管理，对如何开展规范性管理工作也没有了解，仅把它作为基础工作来对待，因此缺乏高素质的管理人才。而部分档案工作人员并不能完全理解档案管理的重要作用，仅对数据和信息进行归档和分类且工作热情不高，不利于促进档案管理规范化建设。

各环节的工作制度不健全。规范化主要体现在健全的制度方面，只有以健全的制度作为要求、指导、约束，相关工作才会有更高的规范性。直到今天，很多国有企业在档案管理的各个方面仍缺乏一个完善的工作制度。举例来说，对于资料信息的收集、填写、存取与调用等没有严格的制度约束，导致档案管理工作的规范化水平不高，显得较为随意，很可能在实际的管理工作中出现存取调用档案时无监管、信息内容填写不清楚、信息内容收集不完整等疏漏。

信息化建设力度不足。由于档案管理工作较为复杂且涉及范围广，因此较大的工作量单靠人力是不能实现有效管理的。随着信息技术的广泛应用，传统档案管理模式已不能适应新时期档案工作的需要，要使档案管理规范化必须进行信息化建设。但很多国有企业的信息化建设中仍存在一些问题。例如没有完善的软硬件设备，工作就会受到一定程度的限制，提高档案管理的工作效率也就无从谈起，不利于档案管理工作的规范化发展。

档案资料利用率不高。企业领导及有关档案工作者对档案工作的重视程度不够，对档案工作重要性认识不足，使档案资料的有效利用程度不高。档案管理工作中资金投入少、人员配置方面的问题也影响了档案管理水平。伴随着国有企业的发展，档案信息资源的不断增加，会使档案管理人员在档案资源的收集、整理、编辑、归档，以及档案查阅等工作中浪费大量时间，且当纸质档案在没有备份的情况下出现损坏还需进行修复，从而减少了档案资源的使用。

3 档案管理规范化的实施途径

3.1 建设管理体系

做好档案工作，首先要严格遵守相关法律法规，健全档案部门管理制度，提高档案工作规范化水平，档案管理人员要明确自身的权利、职责和任务，明确工作管理范围和各项操作要求，防止归档中出现不规范、不完整的信息的材料；其次企业在进行档案管理工作时，还应注意对各种具有实用价值的文字、图像、信息等资源及时进行分类、汇总。逐步完善档案制度，定期进行自我检查、审核，并及时补充有遗漏的材料，优化档案管理的日常基础工作。

3.2 统一规范信息化建设的标准

在进入互联网+时代之后，利用计算机技术实现档案管理的标准化和规范化，已成为当今档案管理的重要方式。从实际工作看，为积极推进档案管理信息化，我国各大国有企业都在逐步实现档案管理的数字化。但到目前为止，由于不能形成统一、规范的数字化档案建设标准，导致档案管理的标准化、规范化建设进程缓慢。因此在档案信息化建设过程中，国有企业应尽快建立和完善一套规范化、统一化的信息化建设标准。唯有如此才能确保档案管理标准化的健康发展。具体地说，在建设过程中应参照信息化档案管理的有关标准、规范、要求，并根据档案管理工作中各个环节的具体情况，建立统一操作模式下的档案处理体系，实现档案管理的规范化。

3.3 注重档案信息化人才建设

在档案信息建设过程中人力资源将直接影响到建设效果。从信息化建设的角度出发，国有企业应重视信息化人才的引进，利用优越条件吸引专业的档案管理人员；也可与各大高校合作，根据信息化管理建设的需要制定相应的人才培养战略，全面提高档案管理的信息化水平；并提供相应的人力资源支持，建立信息化人才管理平台，着重对信息化人才进行引导以发挥其价值，为国有企业的档案信息管理工作贡献力量。

3.4 采用科学的档案管理方法

为确保档案管理工作的规范性，应采取科学措施全面加强档案管理工作。举例来说，国有企业应关注于档案移交、审批的制度化、流程化。规定档案移交细节、审批权限，以确保档案具备可查找性；采用动态化模式对档案进行管理，当档案资料变更时应及时更正，并由管理人员定期检查档案资料，以确保其内容的及时性与准确性；企业还要重视对档案管理工作的考核，把档案工作纳入各项检查、考核之中，及时发现档案管理中存在的问题，采取科学措施加以纠正，使档案管理规范化[4]。

3.5 注重建设企业网络系统，强化档案信息化安全管理

对国有企业档案管理信息系统的优化，应注重网络建设与完善，通过引进专业管理人员与设备，不断优化与完善网络建设。运用信息化技术大力构建档案管理的信息化平台，以便从根本上提高档案管理的工作效率，且在档案管理信息化建设中必须重视安全管理问题。另外，为提高档案开发利用的效率，须加强对档案信息的安全保护。根据档案管理中的各种安全需求确定不同级别的安全保护要求和标准，对系统的安全性进行科学评价。另外，建立档案安全管理机制，实行标准化安全管理，规范管理流程与程序，充分发挥档案安全管理机制的作用。国有企业还应购置安全管理设施，根据保密功能设置不同的查阅权限，以充分保证档案管理的完整性和安全性。

3.6 提升管理人员服务意识

在信息时代背景下，国有企业的档案管理工作必须积极转变管理理念，为档案管理的创新发展奠定坚实的基础，并通过在日常管理工作中应用新的管理理念，进一步推进档案的数字化进程。在此基础上，加强档案信息化建设，坚持科学发展观，把信息化作为档案工作的指导思想，使档案信息化建设与档案工作有效结合。

管理人员还应加强创新意识，提高对档案开发和使用重要性的认识，确保管理理念能与企业发展的步伐相一致，提高管理的时效性，使档案资源在企业可持续发展中充分发挥价值和作用。档案资料是企业历史事件和经验总结的重要资料，具有很高的参考价值和保护价值，能为企业的可持续发展提供重要依据。工作人员只有具备良好服务意识和工作态度，才能保证档案资料的价值得到有效利用和长期保存。因此，提高档案工作人员的服务意识对档案工作人员的工作态度、工作方法有很大影响。伴随着信息技术的发展，档案管理逐渐向电子化、数字化方向发展。通过构建档案管理平台，利用电子资料的存储、分类，能有效整合各种信息资源。通过共享功能与在线档案资料的网络功能，提高档案利用率，增加档案的使用价值。

4 结语

档案管理的规范化发展，在新形势下对国有企业的深入发展起到了至关重要的作用。所以企业领导在实际工作中必须正确认识档案管理的作用，重视档案管理标准化的发展，建立健全档案管理制度、岗位管理制度，明确档案管理人员的责任与义务；加强档案管理的信息化建设，加大资金投入，购置符合企业发展需要的软硬件设备；注重专业人才的引进与培养，全面提高专业人才的综合素质和工作能力，使档案管理成为国有企业健康发展的强大动力。