吐逊江•阿布来提

摘  要：高职院校的档案管理是高职院校管理工作的一部分，对高职院校发展有着重要影响，在现代化、信息化时代背景下，高职院校档案管理信息化建设是迎合社会发展的有效举措。本文将简述高职院校档案管理信息化建设的重要作用，分析高职院校档案管理信息化建设现状，并探究提升高职院校档案管理信息化建设的策略。

关键词：高职院校;档案管理;信息化

引言：

信息化发展已经逐渐成为国家发展的重要战略方向，而高职院校作为国家教育行业的重要组成部分，应当紧跟国家发展脚步，积极开展信息化建设，实现档案管理信息化，提升高职院校档案管理质量。

1高职院校档案管理信息化建设的重要作用

1.1迎合信息化社会需求

随着互联网的广泛应用，教育行业也在不断扩展信息化教育内容，信息化已经成为教育教学、校园生活的重要内容，而伴随着高职教育规模和网络普及不断扩大，高职院校所产生的数据信息也日趋增加，其中档案的类型和总量也在不断增多，管理工作的难度逐渐增加。近年来，我国有关部门已经明确高校档案信息资源、信息化建设的重要性，加快现有档案数字化进程的要求。这为高职院校档案管理信息化建设提供了发展方向。这也是网络环境中高校档案信息化建设从理论向实践的跨越，使高职院校档案管理信息化符合现代社会需求和教育发展趋势。

1.2增强高职院校管理

档案管理作为高职院校管理工作的重要部分，涉及教学、科研、师生信息等多种内容，增强高职院校信息化水平也是促进高职院校管理水平的有效方法。信息化建设，可以帮助高职院校规范管理流程，提高管理工作效率，节省人力物力。档案管理信息化也是推进现代化大学的必然选择，档案信息化水平也是评判高职院校现代化建设的重要指标，档案管理信息化能够帮助高职院校提升管理、人事、教学等工作效率，为高职院校进步发展提供有力支撑。

1.3提高档案信息运用

档案管理信息化建设的重要作用包含对档案信息的开发利用，传统的信息档案过于陈旧，纸质档案使用也不如信息档案便捷。推进档案管理信息化建设可以让更多档案为学校发展建设服务。信息化也将改变档案管理工作模式，从保管、整理变为向信息采集、服务职能转换边，利用信息化优势频繁而高效地利用档案，打破时空的限制，大幅提升了档案的使用效率和利用价值。

2高职院校档案管理信息化建设现状

2.1档案管理信息化建设力度不足

档案管理工作本身在高职院校管理中处于服务性、辅助性的工作，对学校发展和管理起到间接作用，这也使得高校对档案管理工作的信息化建设重视和投入程度不高或不到位，往往只是连接起网络，配备几台计算机便完成了档案管理信息化建设，但是这种“信息化”根本满足不了整个高职院校的管理活动。另外，学校建设是多方面的，许多方面都在进行建设发展，档案管理难免会受到延后待遇，导致当前档案管理信息化建设力度不足[1]。

2.2档案管理信息化建设目标不准

大多数高职院校的档案管理信息化建设没有明确的目标，其本质与核心内容往往是将档案数字化处理、档案管理工作网络化进行，档案管理信息化建设与高职院校的发展没有挂钩，这也是档案管理信息化建设不被重视的主要原因。只有构建明确的目标，了解档案管理信息化建设对高职院校的提升和影响，才能使信息化建设更为有效，档案管理工作更为可行。

2.3档案管理工作信息化水平不高

档案管理信息化建设以及后续的管理工作都需要相应的信息化人才执行，传统档案管理工作为教学、科研、管理服务的效率不够全面，档案信息处于被动获取的状态，档案管理工作也是被动服务。而在档案管理信息化建设过程中，应当需要专业的档案管理人员来建设，避免由于档案管理人员水平不足、信息技术能力缺乏，而使得档案管理信息化建设成效不佳，没有对档案管理工作提供帮助。

3高职院校档案管理信息化建设提升策略

3.1明确建设目标，实现资源整合

档案管理信息化建设需要建立一个明确的目标导向之上，具有相应的标准和要求。没有明确的目标，档案管理信息化建设就会如四不像一般，信息、管理、档案、服务都难以得到有效的发展。而没有标准和规范，就会使得高职院校的档案管理模式、形式多种多样，造成档案信息收集、传输、检索的难度增大。档案管理信息化建设的核心目标应当以建设现代大学制度为基准，以档案管理工作提质增效为核心的发展导向。一方面档案管理信息化建设要迎合时代发展趋势，积极运用先进的信息技术和网络平台构建出更为优质的信息化建设内容，以此提升整个高职院校的信息化管理水平。而且在信息化建设过程中要注重规范和标准的制定，在档案管理信息化工作之前就明确适合高职院校实际情况的运作体系，既能够保证档案管理工作有效开展，也能够促进信息化建设为高职院校管理提供帮助，为信息化档案管理工作奠定基础。而另一方面档案管理工作在信息化建设中也应积极运用信息资源的优势，提高档案信息化的内在质量，将档案资源的利用和开发有效整合，促进档案信息化使用水平，才能为信息化建设带来提升[2]。

3.2加强档案管理信息化建设投入

档案管理信息化建设投入应当从三方面提升，来促进信息化建设的力度。首先是高职院校本身对档案管理的重视程度，高职院校的领导层应当充分认识到档案管理信息化对高校教学、科研和管理的重要作用，将档案管理信息化建设作为高职院校现代化建设发展的主要工作，明确档案管理信息化建设内容和环节，稳步推动档案管理信息化建设。

其次，应继续加强档案管理信息化建设的投入力度，包括资金、软硬件的投入，档案管理信息化建设需要相应的计算机、网络及配套的管理软件。当然，短时间内投入大量的资金过于理想，档案管理信息化建设应当放眼长远，从过往档案数字化、现有档案信息化处理、后续档案网络化采集傳输，不断投入建设，逐步完善整个档案管理的信息化建设，促进档案信息化管理工作的进步发展。

最后，加强对信息化人才队伍的建设和培养是档案信息化管理工作有效开展的基础。在提高现有档案管理人员素质的基础上，结合档案管理信息化建设需求，培养档案管理人才了解信息化工作内容，或是让信息化建设人员认识到档案管理工作的主要内容，确保档案信息化管理工作的有效配备，以此提高高职院校档案管理信息化工作效率[3]。

3.3强化档案管理信息化系统构建

为了使档案管理能够更好地服务高职院校教学、科研和管理活动，让所有使用者便利且快捷地使用档案信息，档案管理信息化建设应当构建相关的系统，档案管理的核心应当是信息化档案数据库，为传输、归类、接收提供相应的支撑。档案管理应当与学校网络平台相互结合，积极扩展档案数据资源，并传输至网络当中，对网站内部的档案资源进行展示和存储，不仅能够为广大师生提供更为便利的查询方式，而且也节约了档案信息的收集和传输时间。当然，在构建档案管理信息化系统的同时也需提高信息化档案安全水平，在当前网络环境中，网络安全尤为重要，为了避免出现档案丢失的情况，提高档案信息价值，应当适当为档案进行加密，增强档案管理在信息化建设过程中的安全性。

结论：

随着社会的快速发展，信息化、现代化、数字化已经成为高职院校发展的主要方向，高职院校档案管理工作也应继续加强信息化建设，从高职院校实际情况出发，明确信息化建设方向和目标，而相关规范和标准的制度下，充分发挥信息化档案管理的优势，促进高职院校档案管理工作的高效开展，为高职院校管理提供支撑。

参考文献

[1] 李晓霞.高职院校档案信息化管理的策略分析[J].信息记录材料，2021，22（02）：47-48.

[2] 邬彩虹.高职院校档案信息化管理工作改革与创新发展研究[J].信息记录材料，2020，21（10）：55-56.

[3] 李月.浅析高职院校档案信息化建设的现状、问题与对策[J].知识文库，2020（17）：197-198.

3837500338206