马丽颖

摘要：信访档案是反映信访工作的一项重要内容，它不仅要确保其完整、安全，而且要在档案管理中充分发挥作用。加强对档案的管理，进一步提升了信访工作的质量，提升了信访部门的威信，树立了一个良好的社会形象。随着时间的流逝，大量的信访材料和行政管理的工作压力不断加大。

关键词：信访档案;信息化;管理制度;档案数据库

前言：

通过推行信访案件管理信息化，一方面可以简化信访的收集、分类工作，另一方面也方便了利用信访档案。文章在对信访档案精细化管理的内涵进行阐述的基础上，对其在实际工作中的重要作用和实现途径进行了简单的阐述。

一、加强信访档案的管理

1.完善档案的管理体系，搞好档案的分类

近几年来，信件、来访的人数不断增加。同时，由于各级政府机关对信访工作的关注，使得信访工作中出现了大量的档案。资料的出处和内容都不一样。通过对档案管理体系的健全和细化，明确了信访档案的采集标准，使档案管理员能够从大量的资料中选择有价值的资料进行整理。

2.落实管理责任制，做好编目工作

信访档案的管理工作十分专业化，要切实履行好行政职能，防止信息传达中的差错，保证信访工作的高质量。因此，档案主管部门要进一步细化工作任务。有条件的单位要安排专门的人员，对档案进行分类、编目、整理，并实行专人管理，以提升信访工作的专业化程度。而且，在进行特定的分类时，一定要对一些细节进行特殊的处理。比如，将申请材料归档为一份文档。

3.利用资讯科技提升储存与利用效能

目前，信访案件的主要形式有纸质材料和电子材料。对书面申请的档案，应确保档案管理室有防火、防潮湿、防虫等措施，以保障档案的安全。另外，在处理电子信访的过程中，也要加强对网络的安全防护，利用反病毒软件进行防范。采用全新的电子邮件管理方式及存取纪录，对 IT工作给予足够的关注。比如，当使用者要求存取申请时，他们可以在网上预先提出申请。当档案管理员对使用者进行身份认证及授权后，使用者就可以上网浏览或下载应用程序。

二、信息化对信访档案管理的实践意义

1.促进信访档案的及时更新与动态维护

以往信访工作中，信访材料的搜集往往不够及时。在这样的背景下，有些信访资料一开始就没有存档，造成了信访文件不完整、不连贯。随着电子邮件和访客的电子管理，管理者可以在任何时候，从不同的部门、不同的服务中搜集到相关的资料，加快了信息的搜集和訪问。并在计算机上设定筛选范围、备案时间、备案条件。通过信息化手段对信访案件进行自动筛选，既能有效地提高信访案件的处理效率，又能确保案件的真实性和真实性。

2.为充分发挥信访档案在决策中的借鉴作用

信访的内容常常是最严肃、最现实的问题，也是人民群众最关注的问题。在信访档案中，除了有当事人所提交的书面材料外，还包含了大量的信访处理程序和结果。通过建立信访档案电子化，可以对以往信访工作的发展有一个较为全面的认识。我们要从这些问题中汲取教训，要重视信访工作的具体做法，要注重收集和总结。另外，也可以通过关键词查询，或者按照特定的时间先后搜索，找到特定的来信和文档，从而全面地支持所做的沟通工作，从而促进科学知识的发展。信访工作的质量、信访工作的不断完善，也反映出信访档案数字化的价值。

三、论信访档案管理的信息化途径

1.强化宣传意识，打好信访工作的信息化基础

信访档案的数字化建设，除了能有效地提升信访文书的收集、编目等工作的效能外，还能有效地运用信息资源来提升信访案件的价值。推进信息化时代的信访工作，促进信访工作的可持续发展。因此，信访机关要提高思想认识，为档案管理部门的信息化管理工作提供有力的支持。在为档案管理工作提供一定的物质保障外，还可以从其它产业、部门中吸取一些有益的经验。

2.建立信访档案数据库，实现数据和资料的共享

信息时代要求建立信访档案数据库，按照数据库的统一格式和数据规范，把各种媒体中存在的各种信息统一转化成电脑可辨认的电子数据。通过这种方式，可以实现信息资源的无缝沟通，为进一步整合和使用信访档案提供了一个很好的平台。另外，通过信息系统的监督和反馈机制，可以实现对信访人的回访。了解一下信访人对信访工作的满意度，以及对信访工作的改善意见。

3.提高信息素质的综合档案管理能力

推行信访档案数字化管理，对档案工作者的工作有很大的影响。其中，不仅要具备案例处理的知识，还要对信访工作的流程有一定的了解。对于很多以传统方式工作的管理者而言，这是一种新的挑战。为实现“信息化”的档案管理，需要大力培养复合型的档案管理人员。运用各种方式，如引进电脑技术、组织沟通与学习，以促进沟通与资料的管理。

结语：

信访档案是一份完整的反映信访工作全过程的档案。保证信访档案的完整性，及时递交，是今后利用信访档案的重要依据。随着信息化的发展，要在加快推进信访工作的各个环节的工作效率的同时，还要不断地改进和完善档案资源的使用与评估，以便为当事人提供切实的、有意义的、可以借鉴的、优化的信访工作方案。

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