金彩平

摘 要：在城市发展中，城建档案发挥着非常重要的作用。随着信息技术的发展，城建档案工作需要进行创新发展，并从专业的角度采取一系列措施来改变当前档案管理工作中所存在的不足。本文针对大数据时代城建档案收集工作创新进行分析，提出了城建档案管理存在的不足，以及在大数据时代城建档案收集工作创新的策略，提出了新时期城建档案管理数字化建设的策略，从而为城建档案工作的发展提供参考。

关键词：大数据;城建;档案收集;工作创新

城建档案记录着城市建设、发展的真实记录，体现了城市的发展历程，并为城市发展规划提供着重要的参考。因此，城建档案发挥着十分重要的作用，尤其是在新时期城市建设项目不断增多的背景下，通过城市建设档案对于各项工程的具体情况进行详细的记录，是十分必要的。综合当前收集整理工作可以得知存在着较多的问题，包括管理意识不足、专业人才不足以及信息化水平较低等多方面的问题，这不符合时代发展的趋势，也无法满足新时代发展的要求。因此，在信息技术广泛应用的背景下，城建档案收集管理工作需要实现有效的改革。在信息化时代，大数据分析发挥着非常重要的作用，在城建档案建设中也可以得到应用，使得这项工作更加清晰、立体。因此，作为档案管理机构需要强化城建档案的改革，借助于大数据技术来提升城建档案收集工作的效率。本文针对大数据背景下城建档案收集工作创新策略进行分析，从而为城建档案收集工作的开展提供参考。

一、大数据的特点

近年来大数据在我国得到了广泛的发展，可以迅速地为人们提供准确的信息，尤其是在信息时代数据属于核心产物，渗透到各个行业，对于人们的工作决策提供了重要的支持。大数据的特点是海量、多样、高速以及价值密度低四个方面。

第一，数据量大。大数据主要的特点就是数据海量，从TB级别逐渐升级到PB级别，尤其是在信息技术高速发展的背景下，数据呈现爆发式的增长状态。大数据主要来源于移动网络、社交网络以及其他的服务工具，对于数据处理平台和处理技术的要求越来越高。

第二，类型广泛。大数据的来源丰富决定了其形式的多样。当前广泛应用的推荐系统是对用户日志数据来进行分析，并为用户提供相应的内容，这是一种明显的结构化数据。除此之外，一些音频、视频、图片等数据的数据结构化并不明显，但是也属于大数据的主要类型。

第三，速度快。与传统的数据挖掘相比较，大数据的产生十分迅速，借助于互联网的传输来进行及时地处理。服务器中的众多资源都用于数据的处理以及计算众多平台也可以进行实时的分析。

第四，价值密度低。大数据的数据量非常大，但是其中具有价值的数据占比相对较小，从众多不相关的数据当中可以挖掘大数据的价值。

二、城建档案管理中存在的问题

1.档案管理意识不足

我国关于档案管理具有明确的规定，各级政府也在建设专业化的档案部门，通过各项规章制度来协调解决档案管理中所存在的问题。但是，由于在日常工作中，各个单位忽视了档案管理工作的重要性，并没有及时地将档案进行整理归类，在档案管理工作中存在着严重的资料丢失以及收集工作滞后等多项问题。这就使得在城市建设档案管理中，众多档案的归档管理采取人工的方法，忽视了信息技术的应用，导致了一些档案重要资料的丢失。以城市建设工程项目为例，大多数甲方单位认为项目资金、进度以及质量管理十分重要，忽视了资料收集，档案资料的保存也十分落后，这就导致了整体的档案资料收集工作较为滞后。

2.档案管理专业人才不足

城建档案管理工作较为复杂，需要在实践中进行探索以及完善，这对专业人才的要求非常高。在当前的城建档案管理部门中，人才缺乏的问题十分严重，尤其是人才结构不平衡。在档案管理部门存在着众多年龄相对较大、缺乏专业知识的人员，而一些年轻人员以及技术人员占比相对较少。

在城建档案收集工作专业性要求较高的背景下，档案管理人员无法进行有力的指导，缺乏档案资料收集、归档、处理的能力。由于档案管理部门工作人员整体的业务知识水平较差，缺乏计算机操作技术，无法适应新时代档案管理工作改革的要求。例如，即使一些档案馆配备了信息化平台，但是缺乏专业的操作人员，导致了档案管理人员依旧采取传统的方式来进行工作，这大大降低了档案管理工作的效率。

3.档案管理信息化水平低

随着互联网技术、信息技术的快速发展，档案收集管理方式的创新成为当前档案管理事业发展的重要趋势。但是综合当前的档案收集管理工作可以得知，信息化程度相对较低，各部门之间的信息资源共享机制较为落后，导致了整体的工作效率低。从各单位办公自动化发展趋势可以得知，档案逐步转变为视频、音频、电子文档等多种形式共同保存，这对于档案信息化的建设提出了较高的要求，在大数据技术普遍应用的背景下，城建档案管理工作的方式需要得到改进。

三、大数据时代城建档案收集工作创新策略

1.加大档案管理意识

在大数据时代城建档案收集工作需要进行创新，由相关的工作人员来主动地进行变革。一方面借助于多种方式来加强档案管理工作的宣传，提升工作人员的管理意识，加强人们对于档案的重视度。例如，在国际档案日借助于多种宣传活动来提升人们对于档案的重视度。另一方面借助于城市历史图册的设计宣传来进行展览，使得人们能够加深对于城建档案的认知。除此之外，在城市广场等多个平台来宣传关于城市历史发展的视频，让市民也认识到档案管理的重要性，加强对于档案管理的认知。

除此之外，为了加强工作人员对于档案管理的认知，需要强化档案管理的现场指导。以城市工程建设项目的档案收集工作为例，在城市工程项目建设之前，作为档案管理人员需要加强档案管理的宣传工作，与施工人员、监理人员进行充分的交流，为档案收集工作奠定基础。在工程建设阶段，由专门的档案管理人员负责档案的收集以及整理，与工程的资料员保持联系，时刻重视工程项目的档案资料收集，尤其是一些关键节点。在工程项目完工之前，针对工程验收的相关资料也需要進行收集以及整理，从而保障档案管理工作的顺利开展。

除此之外，针对当前的管理工作完善规章制度，也是提升档案管理意识的重要策略。在规章制度中针对城建档案管理系统的建立以及管理的问题进行详细规定，解决当前城市档案管理系统建设不健全、监管混乱的问题。在城建档案管理规章制度中需要明确城建档案建设的主题内容以及监管的主题，保障城建档案建设的规范性、合法性。除此之外，结合内部的各项规定来进行高效执行，使工作流程得到规范，保证档案建设能够严格按照规章制度来进行，这对于提升档案管理工作意识以及强化档案建设起到了较大的作用。

2.积极培养复合型人才

在档案收集工作中，专业人才是不可或缺的资源，尤其是在大数据时代作为档案管理人员需要具有档案专业知识，熟练操作信息技术。因此，在档案管理相关部门需要强化复合型人才，结合人才培养计划来有效地改善当前专业人才不足的问题。一方面档案管理部门可以借助于互联网资源对内部人员进行有效的培训，使得一些具有丰富工作经验，但是缺乏专业信息技术的人员，能够不断地掌握档案管理信息系统应用的方法。另外一方面档案管理部门也可以学习发达地区先进档案的管理模式，派遣内部人员外出学习交流，鼓励员工进行主动学习，从而培养复合型人才。除此之外，在新时期档案管理工作发展中，加大年轻人才的引进以及培养，改善当前的人力资源结构，转变档案工作人员老龄化的问题。在针对档案管理人员专业知识以及信息技术培训之外，档案管理部门需要注意提升档案工作人员意识培养，使得档案管理人员具有较强的责任感以及使命感，认真落实工作要求。

在针对复合型人才进行培养时，不仅需要注重其内在素养，更需要注重其服务态度的改变。档案管理部门在落实规章制度之后，强化专业人员的综合素质培训，更需要注重从业人员服务意识的转变，结合绩效奖励等多种措施来激发档案管理人员的服务意识，并且选拔一大批具有高度政治责任心、敏锐性以及爱岗敬业的年轻化人才，从而能够提升档案工作人员的服务水平。

3.构建完善的信息化系统

随着信息技术的不断进步，城建档案建立完善的信息化系统是十分必要的。一方面档案馆需要在硬件设施进行改善，结合资金的投入来强化档案建设、管理、查询一体化设备的建立，为数字档案馆的建立奠定基础。另一方面在软件方面结合数据库的建设以及软件的开发来达到档案馆信息化系统建设的要求。在针对软件进行优化时，需要加大研发的力度，结合大数据时代发展的需求以及城建档案管理的要求来淘汰大批落伍的管理档案，并且结合更加科学的软件来争取将高科技产品应用于城建档案管理中。除此之外，在档案管理内部需要针对当前的电子文档进行规范，使得纸质文件能够实现数字化的转换，提升整体收集工作的高效性。

档案信息系统的建立需要实现统一的管理以及资源的整合，从而有效地解决城建档案系统管理分块分割的问题。为了有效解决信息系统建设中部门各自为政的问题，需要从整体上打破部门的限制，建立档案统管机制，避免各部门之间的信息分散以及职权交叉，从而整合各部门的资源以及信息，实现档案统一化建设以及推动档案管理系统的信息化建设。

四、大数据时代城建档案管理数字化建设的策略

1.建设的必要性

城建档案是城市发展的基础，在城市建设改建以及管理中，都需要城建档案的支持，因此在大数据时代实现城建档案管理数字化建设是十分必要的。在传统的档案管理工作中，通过纸质、光盘、磁带等实体方式来进行存储，但是这些存储介质信息调取速度慢、效率低、信息整合度较差，无法实现有效的资源共享，导致了城建档案不同的单位以及部门之间信息较为分散，信息利用率低。

在城市迅速发展的背景下，城建档案的数量呈现爆发式增长的状态，对于档案信息的利用提出了较高的要求。在大数据技术迅速应用的背景下，实现城建档案管理数字化建设，使得档案收集管理的方式实现信息化智能化的转变，可以大大提升档案的利用率。

2.原始数据准备

城建档案管理数字化建设可以有效地规范城建档案各项工作，为其自身的发展制定完善的运行机制，使得城建档案信息化建设更加规范、高效。城建档案的收集归档整理，是在原始数据的基础上进行的，由于城建档案的来源相对较多，在收集能力以及管理水平等因素的限制下，城建档案归档文件不齐全、信息不完整等多项问题，严重影响着城建档案收集工作的创新。因此，只有保证原始数据的准确性才能够开展其他的工作。作为档案管理人员，在进行信息收集时，需要与其他相关部门进行充分沟通，完善城建档案的内容，使其原始数据能够齐全准确。在数据工作开展之前，档案管理部门需要对工作人员进行资料归档培训，从源头上来保障档案建设的质量以及档案资料的真实性、完整性。

3.数据采集与整理

城建档案数字化建设中，实现档案的高效利用，是十分重要的要求。因此重视数据采集以及整理满足新时代多样化信息的需求，可以改变当前城建档案的存储状态，并且将传统的纸质、胶片、音响等多种形态的档案，结合专业化的技术来转换为数字信息，实现信息的高效检索以及管理。

在针对城建档案的信息进行提取时，需要注重全方位、多角度地挖掘档案隐性关联的主题，准确地描述主题，保证档案实现数字化建设之后，可以进行进一步地加工以及处理。完整的数据采集可以保证数据结果的准确性，借助于大数据技术来实现城建档案的收集、分析整合以及优化，实现信息的深层次挖掘以及处理。

4.信息安全利用

与其他档案不同，城建档案包含着整个城市建设的信息，因此其中涉及到一些保密的信息，在针对城建档案信息进行利用时，需要保障信息的安全性、保密性。城建档案在实物保存时期，需要经过一定的审批之后才能够调取档案，并且由档案管理人员调取。因此，整体的利用具有一定的安全保障。但是，在实现城建档案数字化建设之后，借助于计算机系统来完成审批流程，这就容易被一些违法分子趁机而入，通过非法手段来获取相应的信息，这导致信息的安全存在着一定的风险。因此，为了保证城建档案数字化建设之后信息的安全，可以在信息平台上针对信息的调取、利用设置一定的权限，只有在符合权限要求之后才可以进行，而其他人员则接受不到这些信息。针对信息的调取应当设置相应的要求，保障各流程的节点设置了专门的权限，同时确定一事一件，保障所有的调取人员和具体档案的调取信息都能在查阅系统中进行追溯，从而保證信息的安全利用。

五、结语

城建档案展现了城市发展的历史，为城市未来的发展提供了重要的资料支持，重视城建档案收集管理工作是非常必要的。在新时期信息技术迅速发展的背景下，大数据计算技术得到了广泛的应用，对于城建档案收集工作也提出了较高的要求。通过城建档案管理的现状可以得知，存在着严重的管理意识不足、专业人才欠缺以及信息化水平较低的问题。大数据技术的数据量大、分析速度快，在城建档案中应用大数据技术可以有效地解决档案管理工作中存在的不足。因此，在新时期加大档案管理意识，重视复合型人才的培养，构建完善的信息化系统可以有效地解决当前档案管理工作中存在的不足。在大数据时代实现城建档案管理数字化建设也是十分必要的，需要强化原始数据的准备，重视数据的采集以及整理并重视信息的安全利用。完善城建档案数字化建设，建立完善的信息系统，结合大数据技术来实现信息的整合，为档案的高效利用以及城市的快速发展奠定良好的基础。

参考文献：

[1]陈 健.怎样加强城建声像档案收集、整理、管理工作为查询利用服务[J].居舍，2018

[2]李蔚娟.新形势下对城建档案征集编研工作创新一体化的思考[J].兰台内外，2020

（作者单位：嘉善县城市建设档案馆）