董娟

摘 要：加强企业的产品质量档案管理不仅能为企业生产提供依据，还能为各级政府机关检查企业在制造和设计过程中是否符合国家标准的规定，质量是否达到国家标准等方面提供数据支撑。目前国有企业产品质量档案归档、整理和保管等方面有缺陷。例如，没有采用先进的管理理念、管理工具等，管理人员综合素质有待提升，存放档案的工作场所有安全隐患。所以，企业应加强档案管理信息化和标准化建设，提升档案管理人员综合素质，重视档案的安全管理工作。

关键词：企业;产品质量档案;创新

企业的产品质量档案是指产品在研制、生产、检验、试验、计量、测试、理化试验、使用、服务全过程形成的反映产品质量的各种文件、原始记录、报告、合格证书、声像资料等真实记录。它不仅能为企业生产提供依据，还能为各级政府机关检查提供数据支撑。因此，加强企业产品质量档案管理是非常重要的。但是，在实际工作中有些企业没有规章制度或是没有严格执行制度，有些档案员的素质低下，现代化的工具利用程度不高，造成了管理水平的低下。

一、提高产品质量档案的管理水平对企业的影响

对产品生产过程中产生的各种资料进行管理也是企业管理的一个方面，其过程有检查、整理、归类、装订、保存、使用、销毁几个方面。在现代社会中，提高产品质量档案的管理水平，对企业的创新发展都具有重要作用。

1.为企业迎接上级国家机关的审查提供依据

企业生产过程中产生的各种原始资料能够详细记录产品的生产情况。全面收集和整理这些资料，可以作为生产评估的依据。此外，通过查阅这些资料能够了解生产情况，提高和改进不足之处。

2.为企业改革和发展提供支撑

对生产的各个环节进行研究和分析不足之处，如原材料的采购、半成品的加工工艺、焊接方法、设计工艺方法等，可以减少不必要的生产环节或是利用替代材料达到降本增效的效果，推动企业能够更好的发展和壮大。

3.提高产品质量

对企业的产品在生产过程中产生的各种资料进行检查和分析，不仅能详细掌握企业生产和制造的基本情况，同时通过与国家相关标准、规范的对比，检查生产和制造过程的不足和缺陷，学习并借鉴上级国家机关的整改意见，有利于提高生产效率和产品质量。

二、档案管理的短处

1.没有很好地利用现代化的办公工具

以往的资料管理，主要是档案管理人员按照制度对资料进行整理、归档和保管，为单位内部和外部相关权限人员提供借阅服务。档案管理人员的工作主要有整理、保管和销毁几个方面。在现代社会中，少数档案管理人员还是采用人工管理的模式进行管理，查阅效率低下，难以满足快节奏的要求。不仅如此，因为产品质量档案管理信息化和标准化的缺失，没有组建合理的归档、保管、借阅和销毁系统，造成信息检索的速度降低。传统的查询模式只能在纸质档案上人工逐条查找，不能实行高效率的电子化查询，查询效率低下而且容易出现错误。

2.档案管理人员的学历和技能要全面的大幅度提高

因为生产资料的类别很多也很杂，有些资料需要进行保密管理。因此，这就要求档案管理人员的各方面都要提高。他们要熟练掌握各种资料的归档顺序，按照规章制度的要求进行归档、保管和销毁，还要能够熟练地使用各种数字化处理工具，以满足管理要求。现如今，部分大型国有企业的档案管理人员能够满足以上要求，大多数的企业的资料管理没有进行系统的管理。

3.产品质量档案的安全管理意识淡漠

现有的产品质量档案以纸质为主，为确保档案资料安全，《档案法》要求对存放档案的库房的温湿度进行控制，做好防潮、防霉、防虫、防尘、防有害气体、防光、防盗、防磁等工作，档案库房与办公室和阅览室分开。但是，我们现有存放档案的库房面积小，没有办法单独分割出办公室和阅览室，造成人员与档案同处一室的情况。同时，我们也没有配备相应的档案防护设施设备，如消防器材、防虫剂、防虫纱窗、温湿度计等。如果一旦有突发性情况危害文件安全时，我们没有防护措施可以保护文件不受损坏。

三、国有企业产品质量档案管理的创新策略

为改进企业产品质量档案管理的不足，顺应时代的要求，应学习先进的管理理念，提高管理效率，提升档案的利用率和保存期限。企业有必要采取以下措施加强产品质量档案管理。

1.全面构建产品质量档案管理信息化和标准化

档案员要积极学习先进的工作方法，同时要经常宣传档案管理的重要性，强调产品质量档案的利用价值，提高对档案的利用程度，让产品质量档案更为有效地发挥作用。

我们要对档案进行扫描后以图片的形式进行存档，从一定程度上可以高效的查阅资料，不用翻阅纸质档案，提高了资料保护的程度，减少查找的时间，提高了工作的效率。

由于企业对产品质量档案具有保密性要求，只能在一定范围内开放。因此，我们要采用保密性能更高的档案管理系統，通过对计算机系统设置密码，严格控制档案的查找权限，防止非档案管理人员随意对档案进行浏览和下载。这一环节的设置，使档案管理工作具有较高的安全性、机密性、稳定性。

2.招聘专业对口的、高学历的管理人员

首先，招聘专业对口人员，对学历和工作经验也要有要求。通过开展公开招聘的方式，采用笔试和实际操作的形式选择适合企业发展的人才。其次，经常在单位内部或与兄弟单位开展技能大比武比赛，提高技能。

3.加强安全管理意识

增强档案管理安全意识，将安全管理摆在突出位置，防止安全事故发生。要建立完善的档案安全管理规章制度，要做到以下几点。

（1）基本要求

一是档案库房应与办公室和阅览室分开，任何人未经允许不得进入档案库房。

二是档案库房管理应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好防火、防盗、防潮、防高温、防尘、防有害气体、防有害生物、防磁等工作。

三是存放资料的区域应配备必要的档案防护设施设备，使库房达到温度湿度适宜、清洁卫生，使档案能够长期保存在良好的环境中，最大限度的延长其寿命。

四是档案库房要有专人负责，非档案人员不得进入。

五是档案库房要有柜架位置平面示意图，库房排架应整齐有序，标识清晰准确，任何人不得擅自改变档案存放位置。

六是档案库房不得存放与档案无关的物品。

（2）控制温湿度、防潮、防霉

档案库房应设有温湿度计，一般情况下应配备温度升降设备和除湿增湿设备。档案库房温度应控制在14℃～24℃，相对湿度应控制在45℅～60℅。

档案库房温湿度每天测量两次，管理人员要根据变化情况随时调节库房温湿度，并填写“温湿度记录表”。

（3）防虫、防有害生物

第一，库房应有防虫纱窗等防虫设施。调卷完毕后要及时关闭柜门。

第二，库房要干净整洁，不得存放杂物、食品、衣物等个人用品，不得养殖花草。

第三，新接收的档案及装具在入库前应进行检查，发现虫霉现象和食物残渣，要进行消毒除虫和清理后方可入库。

第四，每星期应在有人值班守护的情况下对整个库房进行一次灭菌消毒。没有灭菌消毒设施时，档案柜内要放足防虫剂。

第五，墙体及上下楼板不得有孔洞。管道周围的空隙应该进行封堵。

（4）防塵、防有害气体

档案库房应设在远离有污染源的地方;档案库房应有密封设施，门窗不得随意打开，防止灰尘和有害气体侵入，对新进库的档案要进行除尘;对档案库房要按时清扫除尘，保持清洁。除尘时，要符合6S管理要求。

（5）防光

档案库房设置窗户时，应尽可能避开阳光照射。库房窗户应有窗帘遮光，窗帘不得随意拉开，档案在任何情况下均不得受阳光直接照射。档案在整理、利用过程中应尽量避开阳光和紫外线照射。

（6）防火、防盗、防丢失

库房或其附近必须配备适用档案资料的消防设施或器材，并要定期检查、更换;库房电源线路要安全可靠，定期检查，严禁有明火装置和存放易燃易爆物品;库房门窗要结实牢固。房门一般应为防盗门，窗户要有防护栏。门窗和借阅窗口要有视频监控、防盗报警等技防措施;库房装修材料、档案装具应尽可能采用阻燃产品;库房内严禁烟火。库房内必须进行高温施工作业时，施工人员必须采取安全防护措施，档案库房管理人员必须将档案盒柜架移离作业区并在作业现场值班守护;管理人员下班时要检查并锁好门窗。临时离开库房时必须锁门。库房钥匙应存放在保密柜中，不得带出单位。未经领导同意，不得复制钥匙或将钥匙转借他人。钥匙丢失时，应立即报告单位领导，尽快更换锁具，原锁具不得继续使用;档案归位时应仔细检查柜架和装具标识，防止放错位置造成假遗失。

（7）防磁

一是声像档案、机读档案要放在远离磁场的专柜中。二是带有磁场的物品严禁带入声像档案库房。

（8）防失泄密

第一，严格遵守保密制度和档案利用制度，不得谈论秘密和公司技术诀窍，非工作需要不得翻阅档案内容。

第二，遇有学习参观的人员进入库房，管理人员应自始至终陪同参观者，不得任由参观者自行参观。不得提供查看技术保护级文件和密级文件。对参观者违反保密制度的行为应及时制止，必要时要及时报告相关部门。严格登记参观者的情况及参观时间。

第三，进入档案库房不得携带手机、照相机、录像机、笔记本电脑等具有拍照、摄录、无线发射功能的电子设备。

第四，进出档案库房，必须登记或刷门禁卡。

第五，及时归档借阅完毕的档案，不能无人看守不归档。

（9）档案的摆设

档案按类别顺序进行区域划分，柜架上应有类别标识和序号标识。

（10）监督检查

对库藏文件要经常检查，发现问题及时报告，并积极采取有效措施处理。发生突发性危害文件安全时，要采取积极措施保护，并及时向上级报告。库房设备设施损坏或出现异常时，应及时报告有关部门。

此外，还要组织档案管理人员加强学习，不定期举办业务技能竞赛和业务交流活动，确保档案管理人员认真遵守各项规章制度，熟悉本职业务流程，取长补短，从一定程度上提升档案管理水平。

4.提高职工的档案意识是规范档案工作的重要一步

大部分职工对在工作过程中形成的各种资料是否归档还没有意识，这从一定程度上可能会造成资料丢失的情况。完整的档案对以后工作的开展提供了借鉴的作用。因此，我们要不定期的宣传档案资料的重要性，普及归档范围和要求，大家一起共同努力完善资料的整理工作。另一方面，我们也要加强对档案的借阅的管理，保证资料的完整性。

对于这些问题的出现，我们可以从以下两个方面来管理。一是制定相关的制度，督促相关部门和人员将应归档的各类资料及时移交给档案管理部门，经催促仍不归档的要有一定的惩罚措施，如对于在职务活动中形成的应该归档保存的文件据为己有，拒绝向档案部门移交的，给予500元的罚款。二是对于借出的文件等资料拒绝归还或归还时出现破损甚至丢失造成泄密的，也要按照相应的制度进行惩罚。如借出技术文件后拒绝归还者应停止借阅权限，超期一天1元罚款;归还时未能保证技术文件的完整和安全，将技术文件乱划、涂改、撕页、拆散、私自复制或转借他人的，根据情节严重按复制价最低3倍或最高10倍给予罚款;丢失的，对责任人按文件复制价的10倍处以罚款，超出归还期者并处超期罚款;如果丢失的文件属于涉密文件、成果性文件和技术诀窍性文件，要查清责任，具体落实到某个人，并要根据情节的严重程度按照《保密法》的有关规定处理，必要时要追究其法律责任。通过这些方法，可以保证资料的完整性和安全性。

5.对各种档案资料制定详细的实施细则

制定详细的管理制度才是有效开展管理的第一步。应该详细了解《档案法》的规定，学习兄弟单位的规章制度，根据本单位的实际情况制定相关的档案管理规章制度，使档案管理有章可循，有序开展。按照档案的管理、使用和归档类别三个方面，我们应该制定以下制度。

一是档案管理方面的制度。档案库房管理制度、档案整理与立卷管理制度、档案资料统计管理制度、档案利用管理制度、档案鉴定销毁管理制度、档案管理工作管理制度、档案分类编号管理制度、技术文件管理制度等。

二是档案使用方面的制度。技术文件打印、复制、分发、销毁管理制度，技术文件利用管理制度等。

三是不同类别档案的管理制度。经营档案管理制度、会计档案管理制度、科技文献管理制度、特殊载体档案管理制度、纪检监察档案管理制度、审计档案管理制度、文书档案管理制度、设备仪器档案管理制度、基本建设工程档案管理制度、底图管理制度、质量档案管理制度、研试文件管理制度、科研档案管理制度等。

对生产过程中产生的各种资料的管理是国有企业的另一方面的管理工作，它对提高生产效率和提升产品质量具有重要作用。我们应该清醒的认识每一环节的缺点，按照上级机关的要求，采用先进的管理理念、制定相应的制度、招聘高水平的管理人才等手段，为企业的创新发展提供有利条件。

参考文献：

[1]王咏梅.新时代高职院校教学档案管理的创新.网络出版地址：http：//kns.cnki.net/kcms/detail/36.1247.Z.20191130.1711.010.html

[2]张莉莉.档案升级达标工作的实践与体会[J].防护林科技，2017

[3]崔莲花.学校对档案管理工作的体会[J].科学管理，2019

（作者单位：西安航天华威化工生物工程有限公司）