物联网在档案管理中的应用研究

2021-01-16陈丽山东省菏泽市单县应急管理局

环球市场 2021年15期

陈丽山东省菏泽市单县应急管理局

物联网能够将信息传输设备与物体相连接，之后对其进行信息通信和交换，实现智能化的定位、识别、跟踪和管理。将物联网应用于档案管理中，可以提高档案资源的利用效率，提高档案管理的智能化水平，且能够解决档案安全问题，使档案管理能够为用户提供更加优质的服务。通过深入分析物联网在档案管理中的应用，有利于提高工作人员对档案管理中应用物联网的认识，促进档案管理朝着现代化、智能化的方向不断发展。

一、物联网在档案管理中的应用意义分析

（一）提高档案的查询利用效率

就当前档案管理工作情况来看，档案室针对档案查询和借阅制定了相应的规章制度，可以按照制度的要求完成档案查阅的相关操作，整个过程存在较大的烦琐性，难以保证档案管理的工作效率。比如在档案查询的时候，需要出示证件才能够对开放性的档案进行查询，而其他档案的查阅则要出示身份证或工作证。同时，在档案查询的时候，必须填好档案登记表，在指定的档案阅览室进行档案查阅，以此保证档案查询的准确性及安全性。然而这一方法对档案利用的效率产生较大的不利影响，而物联网能够解决这一问题，使档案的查询利用效率得以有效提升[1]。

（二）提高库房管理的智能化水平

在档案管理的智能化发展中，库房管理的智能化水平不断提升，有助于档案库房的八防达到要求。第一，借助相关设备对库房的温度及湿度等数据进行采集，将信息传输传递给控制微机，之后下达合理的控制指令，比如关闭除湿设备、打开除湿设备等等，实现对档案库房的有效管理。就目前的库房管理情况来看，系统对环境的感知存在不足，无法及时察觉环境的异常变化，且无法实现人与现实的通信功能，不能生成库房管理需要的分析报告，而物联网能够解决这一问题，使库房管理的智能化水平得以提升。

（三）强化档案的安全防盗功能

在传统的档案管理中，其档案安全防盗包括了视频监控、自动报警系统、电子门禁等几个部分。其中视频监控就是在库房安装红外摄像头，以便能够充分掌握库房的实际情况，其中自动报警系统就是在库房安装烟感探测器、温度探测器等等，还可以在楼梯的走廊及出口安装声光报警器，使其能够及时发出警报，帮助工作人员掌握库房的情况；其中电子门禁就是在完成身份识别之后，才能够进入档案库房，若是未经许可出入库房或带出档案，则及时发出警报，使得档案安全得到保障[2]。虽然这些技术具有一定的安全防盗效果，但是能够起到的效果有限，难以满足档案管理的需求，比如视频监控的范围有限，再加上磁场的干扰，很容易做出错误的报警，而物联网能够解决这一问题，实现对档案安全防盗技术的有效创新。

二、物联网在档案管理中的应用前景分析

（一）实现自动化的档案入库

档案入库是档案管理中的一个重要环节，借助物联网能够对档案进行自动化入库，使档案管理的工作效率得以提升。在以往档案管理中，档案自动化入库的方式存在一定不足，主要选择人工条码的方式进行识别，其自动化程度不足，许多工作需要由人工操作完成，且很容易出现各种误差。但是将物联网应用于档案管理中，能够改善档案自动入库的功能，可以利用电子标签的形式对档案进行管理，每一个电子标签都具有自身的标志码，那么在档案入库的过程中，能够及时得到档案相关的原始信息，且能够自动形成档案入库清单，为档案管理提供可靠的信息依据。同时，通过发挥射频技术在物联网中的作用，能够实现自动化的物品识别和信息采集，使得档案入库的自动化程度得以提升，从而保证档案管理工作的整体效率及质量[3]。

（二）实现库房环境的智能化调节

在应用物联网进行档案管理的时候，可以在档案库房安装各种感知芯片，且这些芯片具有事前设定好的信息，可以对档案库房的环境进行有效感知，还可以进行自我调控，及时做出防火报警和防盗报警等等，使档案库房的环境得到及时调节。为掌握档案库房的环境变化，需要保证感知系统一直处于有电的状态，若是档案库房的环境与规定的环境不符，那么该系统则会自动进行调节，使档案库房的温度、湿度等各方面的环境参数达到要求。若是档案库房出现了安全问题，则及时作出报警，使工作人员能够及时采取措施进行处理，从而保证档案资源的安全性[4]。

（三）简化档案查阅及调取的操作流程

将物联网应用于档案管理，档案查阅及调取的操作流程将得到简化，在借阅设备上放好需要借阅的档案和个人的借阅卡，那么系统就会自动识别个人信息及档案标签信息。在完成档案借阅之后，打印机可以自动打印借阅清单，方便借阅者能够保存好个人的借阅信息。在档案归还的时候，在相关设备上放好需要归还的档案，那么设备就会进行自动化的扫描，获取档案的信息。通过这一技术能够对档案信息的核对过程进行简化，且可以保证信息核对的准确性，整个过程不再需要采用人工的方法进行档案查询，也不再需要亲自将档案放在原来的地方，能够有效提高档案管理的效率。与传统的技术手段相比，借助电子标签能够及时找出档案的位置，缩短借阅过程的时间消耗，且能够降低档案人员的工作量，提高档案服务的水平。