马鑫 北京空间机电研究所

档案文化的有效传播能够发挥文化的特殊作用，进一步促进我国文化的软实力增强，相较于以往的纸质档案来说，声像档案在现代的社会环境中更加占据主体地位，适用范围和领域也更加广泛，能够在其中储存的信息也出现了明显的增加。声像档案表现形式较为多样化，并且传播效果更加生动饱满，所以文化传播工作室档案工作中一项十分重要的内容，这也有助于提高全社会的档案意识，是开展基础舆论监督的一项重要手段，所以相关工作人员需要做好声像档案的文化传播研究，做好声像档案的综合管理，使我国的未来档案管理质量得到提升。

一、文化传播中声像档案的应用以及影响

（一）声像档案文化传播的重要意义

声像档案是特定历史时期相关人物或事件的真实记录，其中包含的内容极为丰富，可以是军事方面，也可以是政治、文化等不同的领域，对于人类的发展来说，是极为重要的物质和精神财富，对人类文明的发展起到了十分重要的见证作用。尤其是在我国近年来不断发展的背景下，声像档案见证了我国光荣的历史足迹。声像档案文化传播对于我国未来的发展，以及让人们铭记历史的足迹，都有着十分重要的意义。

（二）声像档案文化传播管理工作中存在的问题

在传统的声像档案管理工作中，虽然大部分档案馆都在逐渐开展自身的档案馆网络化建设工作，但总的来说，相关工作人员并没有建立完整的管理制度以及管理体系，导致档案管理工作的整体机制较为落后，影响了档案馆的网络化建，奖惩制度，整体来说并不能进行有效的工作创新，而这系列因素都直接导致档案馆的网络化建设存在问题，并不能发挥其应有的作用。

档案的材料缺失是导致管理工作无法顺利进行的关键，工作人员在进行现代化的管理时，如果没有意识到档案的重要性，就会导致在档案的录入时出现一系列的缺失，工作人员在对缺乏的数据进行记录时，甚至有可能为了省事直接谎报数据，这些因素都有可能导致档案的管理工作无法顺利进行，影响最终的管理质量。

二、声像档案管理的具体方式

（一）做好档案信息开发和利用的整体规划工作

想要保证档案管理信息开发和利用管理工作能够发挥其应有的作用，工作人员首先需要了解档案馆在建设与工作时的主要发展方向和目标，其次需要对其进行深入的调查论证，使工作人员真正了解档案馆的运行状况，以及应当如何进行实际的管理，尤其需要注重系统的整体时效性了解，在档案管理工作时声像档案，是否能够得到有效的开发和利用。总的来说档案馆的数字化建设是一个复杂并且烦琐的过程，工作人员需要对其进行进一步的优化，建立完整的管理体系，只有这样才能够使档案管理工作更为顺利的开展。所以这就需要一整套完整的信息规划体系，使档案管理工作符合不同单位的实际工作需求。

（二）做好档案的管理模型转换

声像档案标准与规范建设是保障现代化档案信息建设的一个重要方式，而其中涉及到的内容不仅是传统的纸质档案管理，也包含现代化的信息资源归档和电子档案管理。所以工作人员需要做好传统纸质档案的识别和扫描，并做好电子档案的归档以及备份，以及上传云端，只有通过多方面的综合管理才能保障档案管理的整体质量。想要有效提高档案管理信息开发和利用并且与传统的纸质档案相交融，就需要将纸质图像档案通过扫描的形式录入到网络数据库中，并且在档案馆内部建立完整的数字数据库。档案的数字化主要是指应用先进的技术手段，将档案馆档案传统的物质载体形式。例如在进行管理时，档案需要以知识资源论来进行分析，将其中的各种无效的资源进行有效地排除，或者是将大量无效的资源进行统计后将其转化为具有意义的可分析数据。声像档案资源对于现代化声像档案数据库的建设来说极为重要，我国在21 世纪正式进入信息社会，对于我国的经济发展来说极为重要，工作人员在开展档案管理时涉及到的内容较为复杂，对于工作人员的信息技术开发手段和利用手段都有了更高的要求。信息资源管理工作是否能够顺利开展，其中的信息量对于我国的现代化建设来说极为重要，其中包含单位的人力资源和物力资源等多方面的档案信息，工作人员需要意识到不同信息在录入时的差异和特点，尽量做好有效的信息分类，只有这样才能够使档案信息得到有效的开发和利用，并保障信息量，能够为工作人员提供有效的支持。

（三）强化档案管理工作的教育以及认知

在进行管理时，而在进行档案管理时，工作人员的人事档案管理应当由管理人员直接开展，不可单纯依赖数字化资料，所以需要对管理人员进行进一步的优化管理人员在日常工作中不仅需要具备良好的专业素养，还需要具备高度的责任感，在工作时保持严谨的态度，而档案馆内部也需要对工作人员的综合素质进行培养，使档案管理工作成为相关工作人员的重要使命和责任，强化其工作意识。

除此之外，在进行现代人力资源队伍的建设时，涉及的不仅仅是现有队伍的管理，更重要的是需要积极在社会上吸纳更多的优质人才使具有高度电子化和数字化技术的人才参与到纸质档案的管理工作中，这样能够使纸质档案的转化效率得到提升，并且还有助于保障档案管理的真实性。

（四）建立档案数据库与知识网络

档案信息开发和利用想要保证质量，其中的基础设备建设也是一项十分重要的内容，这是开展我国综合信息管理的必要条件，而这项管理工作的核心内容在于档案信息网络的建设。档案信息的综合化管理与现代化的信息管理软件密不可分，尤其是现在市面上具有较多不同类型的，由专业软件开发商所开发的档案管理软件。软件的选择需要根据不同单位的工作需求做出相应的调整，一般情况，建议选择口碑良好并且保密性较强的软件作为档案数据知识网络的基础架构，在进行数据库的建设时，需要购置大容量的数据库以及安全性较高的办公电脑，通过这种形式则能够使档案数据库以及知识网络的安全性得到保障，避免出现信息泄露的情况。

（五）档案人才培养以及设备升级

大数据背景下的人力资源培养以及设备升级是一项十分重要的内容，人才培养与人力资源管理不同。人才培养的主要目的是使单位内部档案管理工作人员能够在工作中不断优化自身的综合素质，对于档案管理工作的认知体系和管理理念得到提升，使工作人员更加能够容易接受现代的大数据信息技术。在这样的背景下，企业内部需要为网络技术人才建立完整的培养路径，在档案管理时如果需要进行档案的管理，必要的人才是必不可少的，所以可以在培养现有人才的同时，在社会上积极吸纳各种专业的优秀人才。除此之外，设备升级对于档案管理工作来说同样极为重要，设备升级包含硬件升级以及软件升级，软件升级往往是由相关软件开发单位进行对应的客户端升级，而硬件升级则需要企业购置各种更加高级且安全性较高的档案管理硬件设备，例如硬盘和数据库等，只有这样才能够保障大数据背景下档案管理与工作的安全性。

（六）声像档案归档与分类

声像档案的归档是现代声像档案数据库建设的一项十分重要的内容，工作人员需要建立全面统一并且动态管理的原则，而想要达到这样的目的，这就要求整个电子文件管理体系不断进行有效的连接和融合。相关工作人员在进行声像档案的统计与利用时，需要针对每一项管理内容开展合理的过程监控，这样能够帮助工作人员及时发现并纠正问题，而在此过程中工作人员需要将电子记录和职能活动的过程进行密切的连接，使电子文件的保存具有真实性和完整性。

而当电子文件的真实性和完整性得到验证后，可以将其嵌入到整个数据库的文件保管系统中，这样能够使归档的完整性得到保障，而数据库可以与云端连接，即使某一终端发生了损坏，也不会影响文件的长期保存，使文件的保存，具有安全性和可利用性，并且为档案的全面信息化管理也有一定的促进作用。

而声像档案管理的相关工作需要依靠法律法规来进行，工作人员需要制定这项单位声像档案资料的管理细则，并严格按照细则管理档案的工作来开展一系列的管理，工作人员可以对声像档案中的各种形式进行归类管理，并且做好明确的规定，例如图片不清晰或者无参考价值的，不可将其归纳到数据库中进行管理，或者在进行文字记录时，应当标注时间地点等多方面的内容才能被视为有价值的管理档案，只有这样才能做到有的放矢，使档案的整体管理质量得到优化。

（七）建立声像档案信息化平台

声像档案信息化平台建设对于档案信息化的转变来说至关重要，目前的通信中心档案的设施以及仪器总体来说较为有限，而建立相应的办公自动化以及档案操作软件，对于档案的信息化管理来说至关重要。

软件平台包含系统操作软件和数据库系统平台的数据库系统平台，需要具备数据的处理功能和档案的管理功能，而目前所使用的操作系统软件一般会选择windows 软件，少部分单位可能会选择IBM 操作系统。其中的档案软件管理需要对各个部门形成的纸质或者电子文件进行有效的管理，只有这样才能使国际标准的原数据得到有效的加工，便于不同系统之间的数据交换以及信息检索。

在面对我国相关档案数据信息化管理水平较低的情况时，声像档案管理工作人员可以制定完整的计划管理体系进行优化，档案管理部门应当建立完整的管理方针，并在进行档案管理软件的选择时选择市场中口碑较好的公司，并且在获得软件后应当及时做好软件的系统性更新，尽可能提高计算机软件的先进性。

三、结语

综上所述，声像档案是档案中不可多得的宝贵财富，记录了人类发展的重要时刻，而在进行声像档案的文化传播以及管理时，工作人员需要做好模型的转换以及数据资料的综合记录，只有这样才能够保障档案管理的安全性，同时保障档案文化能够在社会范围内得到广泛的传播，将更多的珍贵影像传递给广大群众，展现我国在不同历史时期的发展风采。