小祝玛

【摘要】商务局的档案管理工作与部门之间的其他工作有着密不可分的关系，也是商务局运作的核心工作之一，针对档案管理工作的保密性及公开性，两者之间的冲突是格外值得关注的。随着互联网的发展，涉及到档案管理的政策逐渐完善，为了确保公众知情权得到落实，保密性与公开性之间的冲突逐渐暴露，在此情况下，本文就商务局档案管理当前的现状进行分析，针对档案的管理和利用提出相应的建议，以此来提升商务局对档案管理的能力。

【关键词】商务局档案管理利用

商務局主要是一定区域内的内外贸易、商品的流通及一些国际经济合作事项等进行管理，在这个过程中涉及到较多的人员及事务性文件，对此就需要相关的工作人员对其进行整理、归档，实现有效的档案管理。档案作为承载信息和数据的载体，是维护自身权益的工具，也是保障管理工作顺利开展的必要途径，近年来，对于档案工作的政策逐渐规范化，让一些相对传统的保密档案进行了公开，对此工作人员在处理档案的保密性和公开性时需要进行思考，如何最大限度的维护自身权益，怎样操作才能极大程度上让档案工作的效率及质量得到提升。

1 商务局档案管理工作的现状

在档案管理政策还未完善时，大多数政府档案部门是不对外公开信息的，这其中就包括商务局，但随着信息化时代的到来，为了保障社会的稳定，促进档案最大限度的运用，档案管理相关政策的完善，加大了大众对于档案内容查阅权限。在《中国人民共和国档案法》的基础上各部门可以就商务局的档案工作进行深入的专题研究，在保障核心机密不被泄露的情况下，通过收集、整理、开发、利用整理出一套新的思维，让档案管理能够更好地发挥出它的价值。并且在互联网的基础上，档案管理逐渐电子化，随之而来出现了较多的不确定因素及硬件设施不完善等，例如信息化设备不完善，工作人员对于信息化管理的重视程度有待提高，对于信息化操作不熟练等，极大程度上影响了档案管理的的质量，限制了商务局行政办事的效率，当然对于信息化档案管理受到地区、单位领导的重视程度等影响，渗入程度差距较大，且对于档案管理储存的环境而言，基础设施及管理技术有待提高，对于商务局而言，档案的分类较为繁琐，且数量较大，使得在查阅的过程中极为耗时耗力。同时受到传统因素的影响以及大众对于档案管理的接受程度而言，纸质档案和电子档案依然需要在较长时间内共同存在，因此在商务局管理工作中一方面需要注重电子化与纸质化共处的问题，另一方面在档案公开后利用的过程中要做好建设和监管工作，确保档案信息得到合理的运用。

2 商务局档案的管理对策

2.1 保密性和公开性之间的权衡，做好建设和监管工作

商务局的档案涉及到区域内的内外贸易、商品流通、国际经济合作等，其对于国家经济、发展都有着重要影响，做好重要信息的保密工作，将一些公众应当了解的社会档案进行公开，落实商务局内部的责任制度，确保档案管理工作有序的开展，特别是对于一些档案保密工作而言，要加大管理力度，必要情况下可以设立档案安全保密机构，将具体实施人员及管理人员纳入其机构内。对于商务局的档案管理工作而言，要趋于日常化，加强商务局内部门之间的沟通、联系，减少因工作环节中的弊端导致的安全隐患，清晰的把握工作的重点，根据工作的内容、工作形式等进行分析，保障工作能够得到监管，促使工作的开展。

2.2 加强电子档案管理的安全性、真实性问题，提升整体管理素质

商务局在档案管理工作中，既要用发展性、前瞻性的眼光去看待问题，还要加强电子档案的管理工作，提升工作人员的综合水平，保障档案工作正常的开展。随着技术不断地更新换代，信息化成为了时代的前言，在发展档案管理工作时，要注重信息化的重要性，切实落实档案管理工作，特别是在电子化档案下，减少了纸质材料的使用，但带来的确实反复修改，且难以辨析，并且在电子档案中无法辨认真伪，使得其真实性存在着可疑性，并且随着网络黑客的增多，档案管理过程中既要做好本职管理工作，还需要在这个过程中提升自身的技术，保障数据的安全性，进而让商务局的档案管理能够更好地投入到信息化建设之中，提升效率的同时保障档案的真实及安全。

2.3 规范档案管理的流程，提高档案的利用效率

一方面制定规范的制度，明确责任，提高档案管理的能力，另一方面要树立规范的流程，提升效率，将档案的开放性与范围严格的暴恐，对档案的保密等级进行划分，确保工作人员能够做好常规管理工作。除此之外，完善档案管理的登记、排序等，定期整理档案，将保密期限和保管期限做好登记，进而提高档案的利用效率，更好的满足大众的需求，促进商务局的工作有序的开展。

3 总结

档案工作要与时俱进，对于商务局而言，适当公开档案是政府部门的重要举措，为了更好的满足大众了解信息、掌握信息，稳定社会发展，因此在这样的情况下，商务局档案部门需要不断地完善管理工作，充分利用信息化社会的技术，来提高管理效率，在完成档案保密工作的同时采用适当的方式进行公开，发挥出商务局的服务功能，进而得到大众的认可。

参考文献：

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