任祥林

(黑龙江省交通投资集团有限公司，黑龙江 哈尔滨 150000)

1 档案的特点

(1)专业性。档案属于专业档案，是重要的查询根据和法律依据。在进行房产交易及产权登记、房产抵押与处理房产纠纷、城市拆迁规划时档案成为重要依据。其中包括房屋生存的主要数据、图形及证据记载、业主的信息资料、配套设施设备(电梯、水暖、商服等)。当前，档案多处在纸质载体阶段，尚未完全实现信息化管理。

(2)私密性。档案中记载着业主与用户的个人信息，这些是购房者在购房后向物业公司提供的个人信息数据，在法律方面具有保密性，是公民的个人隐私。物业公司不得泄露购房者任何相关信息，一旦购房者信息被泄露，物业公司将承担一切法律责任。在现实工作中，已经发生过诸多事件，应引起相关部门相关人员关注。

(3)动态性。在房产交易不断活跃，以及产权变更频繁等现实情况下，档案的及时更新成为当前必须加以关注的问题，尤其是一些特殊房产，档案及时更新工作需要尤为关注，涉及购房者的物权及经济利益的问题。这一特性将随着时间的发展，更加突出。

2 档案管理的原则

(1)业务对应原则。如今的物业管理已经突破了传统的设备维修、设施养护以及清洁安保等范畴，向着更新、附加值更高的方向发展。档案管理应该根据物业管理内容的增加，做出适当调整，完善收集归档范围。凡是物业管理过程中产生的，具有保存价值的文件资料，都应归档保存。

(2)规范管理原则。档案应该遵循现有的法律法规和部门行业规章，严格按照相关技术标准规范进行管理。档案管理要遵循档案管理的普遍规律，采用科学的方式方法，确保档案完整保存，发挥应有的效用，避免特立独行、标新立异、自搞一套。

(3)安全至上原则。档案管理和传统档案管理一样，要注重安全问题。保存档案的场所必须符合档案管理相关要求，配备必要的防火防盗设施，温湿度环境根据载体的不同控制在合适的范围。档案需要配备专人负责，建立必要的安全管理制度，制定紧急情况下的应急预案，确保档案的实体安全和信息安全。

3 做好档案管理的措施

(1)加强档案管理的基础业务建设。从物业企业长远目标考虑，宜配备专业性强、自动化程度高的手摇式档案柜组；购买一批档案柜、照片档案盒、卷皮、全引目录皮表、案卷目录皮表、案卷题名皮表，为整理档案提供方便；还要购买必要的防暑、防湿、防鼠、防盗设备，确保档案安全。在规范行政档案、人事档案、财务档案的基础上，要不断丰富新的档案内容，逐步建立起经营客户档案、科研技术档案、知识产权档案等涉及企业生存和发展的核心信息资源，使档案管理范围不断拓展。

(2)要强化档案人员的依法管档意识。按照有关制度规定，物业企业的档案属于企业所有，企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务，不得裁留档案。对制度的执行情况，档案人员要跟踪督办，相关部门和人员要积极配合，强化监督、检查工作。要求档案人员依法管档，加大执行制度的力度。要求档案人员要熟悉《中华人民共和国档案法》内容，并精通其他相关法律，加强法律意识，增强合法性和保密性。依法制定严格的监督机制，定期检查，并指导档案管理人员不断进行知识更新，有效为购房者提供档案帮助。

(3)利用现代技术手段实现信息化管理。实现信息化管理，需要进行系统数据化统计分析和评定。建议各物业公司使用统一数据库或软件，采用房产交易中心的管理方式，将数据和基本信息系统化输入，便于归档、查档和数据变更。同时增加专人管理，利用秘钥或者指纹输入系统，增加保密性。建议相应数据库系统采用简洁的单窗口方式，人性化设计的人机交互界面，易于档案工作人员能准确地掌握，并快速查询。同时，为了档案的完整性，将纸质档案进行扫描，并将相应照片和图纸制成图片格式，打印后，将相关影印件装订成册，并与电子数据库序号排列相同。这样可以实现纸质与数据库有效“整体归一”，使得相关资料保存性强，切记及时备份，对经历的修改也要做详实记录。

(4)积极开展档案的利用工作。随着社会的进步，档案发挥着越来越重要的作用，在为企业评定资质、资质升级、保护企业的知识产权和商业秘密、提高企业的经营效益、服务水平、甚至在物管企业推出项目时，档案都能提供第一手资料。因此，物业部门一定要重视档案的开发利用，做好调查研究，了解业主的需求，从而有针对性地为业主提供他们所需要的服务，真正实现档案的价值，发挥其应有的作用。这也是我们保存档案的真正目的所在。