信息化背景下高校会计凭证影像化工作研究

2021-01-07西安交通大学财务处

财会学习 2020年36期

西安交通大学财务处

引言

近几年随着国家财政拨款和竞争性科研项目经费总量的增加和拨款渠道的多元化，巨大的基础性财务审核工作之后，面临着高校内外部多维度、多类型的检查和审计。会计凭证作为具体财务数据的统计依据或业务活动的具体体现，翻阅会计档案则是审查的一项重要工作。如何利用信息化的先进技术，规避传统纸质会计凭证唯一性和查阅烦琐等问题，降低时间成本和人力成本，实现高效、便捷地会计档案管理工作，则是高校财务部门在会计档案电子化和财务数据信息化方面亟待解决的事项。

一、高校会计凭证影像化系统建设的意义

（一）提升会计凭证查阅效率和会计档案信息质量，满足多校区运行模式的需求

对于查阅者而言，在整理好的纸质会计凭证装订之前，利用高速扫描仪等设备，将原始凭证和记账凭证扫描成像，图像质量清晰且保留时间长，这种电子影像化档案大大提高了凭证查阅的效率，尤其在科研项目结题验收或审计高峰期，免去了查阅人排队等待、查找、搬运、复印、拍照等工作，同时高清的档案图片杜绝了装订导致重要档案信息被遮盖，满足了审计检查的需要。而对于财务部门档案保管工作而言，会计凭证影像化保留了会计凭证的原貌，首先，不会因为频繁翻阅纸质会计凭证造成档案散落、损毁、丢失、篡改的风险，也不会因为保存时间久或保存环境变化等因素造成油墨挥发、字迹不清等现象。

S大学近年来的蓬勃发展，已建立两处新校区，财务处秉着“以人为本”的服务理念，在各校区均可进行报销业务，为了避免会计档案在运输过程中发生丢失、破损等情况，S大学在各校区分别设立了财务档案室。2015—2019年S大学会计凭证数分别是188722份、180847份、212856份、233849份、275108份，会计档案数的增加和各类检查审计工作的增多，势必会造成会计凭证调阅量跨越式的增长。会计凭证影像化切实落实了“放、管、服”的文件精神，做到了“让信息多跑路、让人少跑路”的服务理念。

（二）实现数据共享和数据信息化，促进高校智能化财务管理发展

目前，S大学已建立了财务网上综合服务平台，利用网上报账系统、财务查询系统、统一支付平台等系统实现了财务部分数据信息化，与资产管理系统、科研管理系统、银校互联系统等系统的对接，实现了部分数据共享。但是，会计凭证中的附件资料作为业务活动的原始基础性数据，需要作为财务共享服务中心的数据支撑进行影像化和数字化，利用大数据技术，对影像化会计档案进行数据分析和挖掘，从而推动高校智能化财务管理的发展。

此外，会计凭证影像化系统将历年来高校的财务活动做到了有据可查、有图可证，在监管和保存高校日常财务活动、提高会计档案管理水平的基础上，还为内部财务管理者提供了决策的历史数据资料库和培训的原始资料。

二、高校会计凭证影像化系统构架

会计凭证影像化系统涉及高校财务管理的各个环节，需要学校各部门协同作业，并不仅仅是用设备完成简单扫描、上传、存储的工作。参照银行影像化系统，结合S大学实际情况，构建高校会计凭证影像化系统，如图1所示。

高校会计凭证影像化系统三大主要功能是影像采集、影像质检和影像应用。

（1）影像采集功能是在该笔业务报销完毕后，使用高拍仪等扫描设备进行集中批量的影像采集，再通过扫描软件将记账凭证上生成具有唯一性的条形码与已扫描的图像信息自动关联并保存至服务器中。

（2）影像质检功能是影像扫描人员利用专门的技术手段对采集图像的完整性、有效性和一致性进行检测和复核，若出现扫描不清晰、未识别或扫描缺漏等情况时，必须通过影像补录功能及时进行重新扫描。在影像校验功能中，对于检验成功的影像化资料，还会利用文字识别软件将识别出的记账凭证中各要素自动建立精确的索引，若系统提示异常时，可手动建立索引。

图1 高校会计凭证影像化体系基本框架

（3）影像应用功能是将会计影像资料分级别应用到高校的运营中来。第一，对于会计凭证影像化资料，进行保密级别分类，同时对于经费负责人、各级职能部门管理者等在内的所有凭证查询人员设置规范的查询权限，档案保管员须对访问数据的范围及查询过程进行记录和监督，降低财务信息泄露的风险。被授权的查阅者可以线上进行影像化资料的多维度检索，并对检索结果进行数据统计、下载等工作。第二，会计凭证影像化是财务共享服务中心建设的数据基础，利用大智移云技术实现业财融合。会计凭证影像化系统嵌入财务管理系统后，并与学校其他职能部门的管理系统进行对接，打破地域限制，做到会计信息数据共享、实时查询，实现跨校区“零接触”办理业务，满足了拥有不同查询权限师生的不同需求。

不同的功能对于高校会计凭证影像化系统的效果发挥着差异化影响，缺一不可，因此需要进行全面管理。高校会计凭证影像化系统，主要通过系统整体调配管理、工作站与终端设备交互、在其他相关系统的辅助下通过工作站运行来完成全部工作。影像采集功能主要是通过工作站与终端设备交互实现，因此开展相关工作的过程中需要重视工作站与终端设备之间的技术联系与工作协同。影像质检、影像补录、影像校验功能主要是通过工作站完成，工作站开展工作过程中需要重点关注这三项功能。影像应用需要业务运营风险系统以及其他系统、外部查询系统共同完成。工作站与终端设备作为整套体系的核心，起到整体信息调取互通以及信息采集审核的功能，利用工作站与其子系统相互协同达到监督审核的效果。终端设备通过影像采集功能，完成影像的初步采集并上传工作站，进而进行影像质检、影像补录、影像校验工作，上述完成后，相关人员可利用工作站进行相关影像数据的调取及核查。

三、S大学会计凭证影像化系统中存在的问题

（一）会计凭证辅助信息缺失

目前高校建立的会计凭证影像化系统中影像资料仅是会计记账凭证及其附件，没有针对该笔业务活动除必须作为报销附件外的其他相关辅助资料。因缺乏对原始辅助资料的必要影像采集，无法对业务活动进行全面评估，导致在财务监督管理或检查审计过程中不能及时发现问题，“责任到人”变成了空话，高校会计凭证影像化系统建设的效果没有得到充分的发挥。

（二）图像识别功能待完善

S大学的会计凭证影像化系统的功能停留在事后影像采集和存档的初级阶段，并不能针对影像化图像资料中相对杂乱的信息进行图像识别、提取与标记。当学校管理者、审计人员、经费负责人等需要某一类或某一项信息时，无法快速且全面地检索到相关信息，即使会计档案影像化后减少了翻阅纸质凭证的时间和人力，但仍需花费大量时间在图像资料中寻找相关数据，严重影响了会计凭证影像化系统的积极作用，不利于提高财务管理的效率。比如，税务部门检查要求提供某期间内某一税号以该单位某一开户行为开票方信息开具给本高校的发票及其报销情况，完成这项工作如同“大海捞针”。

（三）存在财务信息安全隐患

会计凭证影像化系统在方便调取会计档案的同时，还需面临网络安全防护不足导致信息共享时财务档案泄露和丢失的风险，如访问权限设置不当、防火墙更新不及时、个人保密意识不强等，都会给黑客等人提供可乘之机，盗取会计资料，有些会计档案还涉及有关单位甚至国家的机密。另外，存储影像化会计档案的介质也同样重要，存储介质若出现损坏或意外失效，都会造成影像化图像资料的信息丢失。

四、完善高校会计凭证影像化系统的改进对策

（一）提升会计凭证影像信息的完整性

相较于会计账目和财务报表等数据性的财务信息，影像化系统采集的财务图片资料对于不熟悉财务的广大师生来说更加的直观、可读性更强。会计凭证影像化系统与网上报账系统、财务查询系统等财务网上综合服务平台各子系统进行对接，实现了财务管理信息化。在方便会计档案查阅的同时，通过财务系统与合同管理系统、招标采购管理系统、人事管理系统、资产管理系统等其他职能部门管理系统的对接，针对报销凭证中同一业务活动的其他零散在不同管理系统中的关联信息进行资料收集和影像采集，并关联到会计凭证影像化系统的该笔报销凭证中，并对所有影像资料进行分类信息管理，最大限度地还原高校运营中每项业务活动的所有相关信息，充分发挥出财务数据的积极作用，为管理者的决策提供有效且全面的支撑。

此外，完整的会计凭证影像化资料有助于高校进行大数据的挖掘和分析研究，通过海量的数据进行事件发生可能性的前瞻性预测，以此减少高校财务管理的隐性成本。尤其对于审计和内部控制方面，大数据的分析结果能够使审计和内控工作人员快速发现问题、找准方向，大大提高了工作效率。同时，大数据的挖掘和分析研究也会反作用于财务信息化的发展，对今后的数据收集会更全面、更有针对性，信息化系统相关功能的建立也会更加有效。

（二）实现会计凭证影像信息的图像识别和机器阅读功能

会计凭证影像化系统将纸质会计凭证转变成电子图像形式，初步实现了信息共享。为了进一步发挥影像化系统的积极作用，应用OCR图像识别和机器阅读技术，识别并获取会计档案中如发票号码、开票单位及其税号、开票金额、招标单位及金额、合同签订金额及盖章单位名称等关键信息，完成文字转换和记录，并对获取结果进行分类标记，建立索引，形成一个可以在不同会计凭证内精准检索和统计的财务数据库。首先，可满足专项审计等审计监察的特殊需求。比如，需查找某个时间段内某个单位开具的某个发票号段内的发票报销详情，以往财务人员只能通过账务系统进行粗略检索后，再通过人工翻阅成千上万本有可能的纸质凭证来查找结果。OCR技术和机器阅读技术的应用，可以轻松、准确、全面地检索出所需信息，并保存成Excel文件以便财务人员进行后续的统计和加工，大大缩短了审计取证时间。其次，OCR技术和机器阅读技术识别出的发票信息与财务报销凭证信息的直接关联，通过机器阅读技术的汇总计算，实现系统自动核对和校验报销金额是否正确，协助财务人员进行日常的稽核工作。最后，通过文字识别功能将会计凭证的附件内容转换成可编辑、存储的数字信息，利用大数据技术进行数据分析、报销行为判断以及签名笔迹真实性核查等人工难以完成的工作，以便发现财务管理中存在的潜在问题。

会计凭证影像化系统结合OCR图像识别和机器阅读技术，使得高校财务部门从以前的以核算、监督为主的财务会计职能转变成对财务数据筛选、加工、分析后进行预测、规划、决策、控制的管理会计职能，为预算管理、绩效评价、责任考核、内部控制、风险预警等方面提供数据支撑，提高了财务数据分析的全面化，拓宽了高校财务工作的高度和深度，使得财务部门更好地服务于高校的快速发展。

（三）建立完善的影像化档案管理制度与人力资源库

会计凭证影像化系统的建立随之带来的是完善的电子会计档案管理制度和管理方式的制定。区别于传统纸质版会计档案管理，在深入了解影像化系统功能及影像化档案的类别、保密程度等内容后，学习会计档案相关法律法规，建立标准的影像化档案分类别、分权级的管理制度，包括电子档案的采集、使用、变更、销毁等具体工作流程以及完善的监督管理制度，为财务部门开展相关工作提供良好的制度保障。

另外，为了保证会计凭证影像化工作的全面开展，以及电子会计档案管理的特殊性，需要软硬件设施的支持和计算机方面的专业人才的参与。首先，从用于存储和备份电子会计档案的服务器和影像采集时所用的自动扫描仪等专用设备，到软件及其运行维护供应商和影像采集工作执行者，都需要进行严格的筛选，以保证系统运行的稳定和安全性。其次，会计凭证影像化系统建立、开发和维护的过程中，专业的计算机人才必不可少。对于电子会计档案而言，网络和数据的安全是日常财务工作的重中之重，系统的平稳运行是数据挖掘和应用的基本保障。在不能达到所有人都“一人多技”的前提下，适当地引进计算机、数学统计等专业的优秀人才，以满足财务管理信息化发展的需要。最后，对于本单位财务人员而言，除了增强自身的业务能力、学习专业知识以外，还需要学习和掌握信息化系统方面的专业知识以便后期对系统进行具体操作，使会计档案信息化发挥最大的效用。

（四）建立有效的电子会计档案信息安全风险防范体系

会计凭证影像化系统的应用给财务实际工作提供了便捷和高效的同时，必须重视会计档案信息的安全防范。相较于传统纸质版会计档案，电子会计档案在日常维护和运营中存在更复杂的风险，也对档案管理要求更加苛刻。电子会计档案信息安全风险防范体系主要包括两个方面，一是存储安全，二是档案信息使用安全。

存储安全指影像信息采集保存时的安全、已保存信息不能被篡改、破坏、丢失、泄露以及存储介质的安全。第一，执行专人专岗负责影像采集扫描工作，保证纸质版与电子版会计档案的一致性；第二，影像化后的会计档案须保存在专门的数据库系统中，写入和读取相分离，实时同步主数据库和备份数据库，同时采用“双机热备份”的措施，防止存储介质发生失效或损坏，以保证财务数据信息本身的安全；第三，设置专人负责管理存储介质的安全和运行，同时设置防火墙和各级访问权限，尤其是涉及国防、科技等机密档案信息，避免黑客攻击、病毒入侵导致盗取会计信息。

档案信息使用安全指建立安全、严谨的使用权限控制体系，在限定时间范围内给予符合条件人员的使用权限。网络安全隐患是电子会计档案管理面临的最大挑战。首先，采用加密技术和通讯模式处理数据平台开放接口，存储服务器不与互联网直接连接，并设置接口对象认证机制，影像化系统自动记录所有的档案访问日志。其次，其他管理系统须与财务系统建立一致的用户身份认证机制，防止未授权的信息泄露。最后，对于电子会计档案的保密程度进行分级管理，并严格控制使用者权限，对于涉密项目及其相关凭证信息须严格遵守国家保密规定，即使相关会计凭证进行影像化处理，也应区别对待，不得以Web形式分享至数据共享中心。