凌宏伟

（湖南环境生物职业技术学院，湖南 衡阳 421005）

随着大数据时代的到来，人们的信息安全受到了严重的影响。尤其是在教育方面，信息化更是对其产生了极大的影响。教育部门也明确表明，高校的服务和信息数据管理应该进行革新，提升高校的管理水平和办学效益，进行现代化教育服务，应该将信息化产物应用到高校的管理和教育中去。当前，高校的人事信息数据管理方面，也应该用信息化的产物进行管理。下面基于办公自动化视角下对高校人事信息数据安全进行研究，以湖南某高校为例。

1 关于办公自动化

办公自动化是信息时代下的产物，其可以帮助现代的办公人员实现办公数字化。随着办公自动化的出现，在很大程度上改变了人们办公的方式和使用的工具。并且将办公自动化技术分为3个方面。1）小型局域网的处理。如简单的文档制作、数据库和电子表格的绘制等。这一类技术很少简单，大部分的办公人员都会使用，也是现在人们必须学会的技能。这些技能可以帮助我们拟定方案、统计数据和进行简单的汇报等，非常简单和方便。2）信息管理型。这一类的办公系统将事务型的办公系统和数据库联合在一起，方便人们查找办公数据，是一种在一体化下进行办公信息处理的系统。3） 决策支持型。决策支持型办公自动化将使用数据库提供的一些有用的信息进行决策。

办公自动化一般情况下用来处理公文或者进行事务的管理，同时为办公人员提供信息服务。具体表现为以下6个常见功能需求：提供电子邮件功能、处理复合文档型的数据、支持工作流的应用、支持协同工作和移动办公、具有完整的安全性控制功能、集成了其他业务应用系统和Internet[1]。

20世纪50年代，办公自动化被提出成为一种新型的办公理念。随着计算机互联网的飞速发展，更是为这一办公理念注入了新的内容。使它从简单的单机办公变成制定决策的重要工具。办公自动化改变了传统的办公流程，并且将办公过程进行了简化，这不仅提高了人们的工作效率，同时也缩短了人们办公需要的时间。办公自动化从提出后一直到20世纪70年代中期才得到了较大的发展，并且在20世纪90年代才广泛地应用于办公系统中。

办公自动化发展至今可以将其分为3个阶段。第一个阶段就是传统的办公模式。在这个阶段，办公自动化主要就是选择纸张和低容量的软盘作为进行办公的媒介，信息传递不方便并且单一，主要是因为当时的技术受到了计算机发展的限制[2]。第二个阶段是网络办公自动化的模式。在这个时期，计算机网络技术相较之前有了很大的发展，随着办公自动化技术的成熟，办公自动化也被赋予了新的使命，办公的流程被简化，在很大程度上改变了传统的办公模式[3]。信息的传递和使用也变得非常快捷，大大提高了工作的效率，并且还实现了在办公上进行交流和协作，为办公自动化增加了决策信息的内容。第三个阶段是综合服务阶段。与培养综合性人才相同，办公自动化的发展后期也成了一个综合性的服务办公系统。通过建立相应的信息管理系统和使用计算机网络服务，办公人员可以有效地获得各种办公需要的信息，也可以在该企业内部进行极为方便的信息传递，建立信息流。

随着办公自动化系统的普遍应用，在高校的认识信息管理方面也具有重大的意义。

2 湖南某高校的人事信息数据管理

2.1 湖南某高校

湖南某高校中现有在校师生 17 000 多名，占地 0.6672km，目前已经拥有了一套独特的管理模式。

近年来，学校将大量的时间和金钱都放在了校园网络的建设方面，最终使学校拥有了良好的网络系统和网络设备。满足了信息化时代工作人员多网络和设备的需求，现在学校的网络水平在民办高校中也是极为优秀的，也为办公自动化在人事信息数据管理方面提供了良好的网络服务。不仅如此，网络建设也为学校跟进信息化时代发展奠定了基础，校园信息化也具有更大的发展条件和空间。现在学校里的各个部门都已经可以进行信息交流和协作。虽然学校在信息管理系统中有了很大的进步，也建立了办公自动化系统，但是很多人事方面的工作还是需要进行人工处理。湖南某高校拥有 700 余名教职工，并且大多数的教职工都有高学历，大量的教职工和服务使人事需要进行的工作量非常大，难免出现疏漏，所以需要对办公自动化视角下的该校的人事信息数据安全进行研究。

2.2 调查发现

工作人员对该校的人事工作进行调查发现，该校的人事部门是和组织部门合署在一起办公的。主要职责包括 5项：1）拟定学校机构设置及各个部门的职责和人员编制。2）制定学校的招聘、绩效考核和岗位培训等内容。3）学校教职员工的薪酬、福利等的统计和管理。4）学校教职员工的档案整理、统计与管理。5）负责学校内干部队伍的建设等。

组织人事部一共有 9 个工作人员，中层干部 2 人。组织人事部的工作对学校的发展具有重大的意义，因为组织人事部不仅需要对全校教职员工的信息进行统计、整理和记录，还需要对外引进人才，对内进行工作培训，直接关系到学校的发展。由于组织人事部的信息和数据都需要进行电脑操作，因此要求部门工作人员都要具备较高的计算机操作水平。

2.3 存在问题

通过调查分析，组织人事部的 4 项工作有待增强 ：1）目前，组织人事部的管理程序相对复杂，需要进一步加强办公自动化的建设来简化工作流程，改变现有的工作模式。2）对于组织人事部的工作要实现人事信息数据的互通，不让其阻碍招聘和培训等内容的制定。3）部门工作岗位人员的稳定性与连续性有待增强。4）信息数据在信息系统内进行共享时的安全性有待增强。

3 对存在问题提出解决办法

3.1 加强办公自动化系统的建设

在信息化时代下的办公，会经常使用办公自动化系统，它不仅可以简化办公的流程，节约办公需要的时间，还可以在很大程度上提高工作的效率。对于湖南某高校组织人事部很实用，为了完成繁重的工作任务，建议应用办公自动化系统。应用该系统可以在电脑上直接进行工作，并且在办公自动化系统中可以完成传统的考核统计，还可以根据系统中提供的有用数据对学校的发展情况进行分析，制定出更加合适的招聘和培训方案，办公自动化系统工作流程图如图 1 所示。

3.2 实现信息共享

由于学校花费了大量的人力、物力和财力，完善了学校的网络建设，因此要将其价值发挥到实处。实现信息共享，不仅可以解决组织人事部工作存在的信息不全面问题，对各个部门来说都是很有必要的。学校的全体教职员工都是在为学校的发展奋斗，虽然教师的职责是教书育人，但是在教书育人的同时也在推动学校的发展。因此信息互通可以很好地帮助全校的教职员工齐心协力为学生提供更好的服务，为学校的发展做出贡献。组织人事部的工作人员需要了解学校发展的需要，学校前进的方向，进而制定出相适应的方案。

3.3 明确工作职责

为工作人员制定工作内容是人事组织处的职责，工作人员需要明确自己的工作职责后，才能确定努力的方向，但是对于学校各个部门的职责也要有所了解，才能进行有效的工作。高校的教育模式不同于中学小学，高校的教育重点是培养综合性的人才，因此在学习之余，学生的业余发展也是不可缺少的，学校的各部门人员就应该明确自己的工作职责，向着相应的方向进行努力，为国家培养出大量的综合性优秀人才。

3.4 注意信息共享的安全性

在进行信息共享时，人事组织处需要明确什么信息可以共享给哪一部分的人，毕竟每个集体都有不能泄露的机密，一旦泄露就会使集体的发展受到阻碍，尤其是人事组织处的信息。人事组织处具有最全面的信息，例如学校的人才培养计划、学校的教职员工信息或者是学校的干部建设情况等。这些都是学校发展的必不可少的重要信息，雄厚的师资力量才能保证学生学习到有用的知识，合理的招聘计划才能招揽到学校需要的人才。这些都是人事组织处的工作职责，其信息安全也是人事组织处需要引起格外注意的。

4 人事信息数据安全的重要性

信息数据的安全对于个人或者是集体来说都是非常重要的，尤其是在信息化时代，经常可以看见某女子因为快递信息没有处理得当，被歹徒发现，最后该女士被入室抢劫了。在信息发达的时代，通过一个电话号码就可以了解个人信息，因此也给不法分子制造了很多的犯罪机会。由此可见，保护信息安全对个人来说是多么重要。不仅是针对个人，对一个集体来说同样如此，需要在享受信息化给我们带来方便的同时，保护好信息的安全。

人事在一个集体中的作用可大可小，并不是每一个集体都会将人事发展到人力资源储备和促进集体发展的程度，一些小的集体仅将人事的职能发挥到招揽人才的程度。但是对于正规的集体来说，人事的作用远不止这一点，吸引人才、招揽人才、培养人才和绩效考核等都是人事应该做的工作。因此，人事信息数据的安全在信息化的今天也成重点。

图1 办公自动化系统工作流程图

人事信息数据安全在高校中发挥的作用就更大，以案例中的浙江树人大学为例，该校的人事组织处不仅需要对全校各教职员工的信息进行统计、整理和记录，还需要制定各岗位的工作职责，制定考核内容等。这些信息和数据对学校的发展都极为重要。①教职员工的资料就是学校的资本之一，如果这些数据和信息泄露或者是丢失后会对教职员工造成极大的困扰，造成员工的不满，降低工作效率。在办公自动化系统加持的办公中，通常将数据和信息进行数据保存，如果丢失将难以恢复。②对于考核信息数据，这是工作人员工作的体现，如果该数据丢失会造成薪酬发放不合理，造成员工工作积极性下降，甚至是人才流失。③培训和招聘信息的丢失或者泄露会导致一些不法分子利用这些数据进行犯罪，造成当事人的财产或者名誉的损失。数据丢失后，会加重人事组织处的工作任务。

5 高校如何保护人事信息数据

5.1 规范采集信息数据

现阶段是一个信息化的时代，网络技术和计算机应用的发展使信息泄漏成了一种常态。例如，近年来出现较多的大学生裸贷事件，这种一般都是发生在校园里面的，刚刚进入大学校园的大学生们很单纯，但是这些学生认为自己已经长大了，离开了家人朋友，来到了一个新的地方开始新的生活，认为终于可以不再受到家人的管辖了，但是却忘记了这个世界不可以失去防人之心。很多犯罪分子利用信息化时代的特点搜集一些网络信息进行利用，对我们的日常生活带来了极大的困扰。尤其是对于高校来说，一定要使用正规的渠道进行信息数据的采集，高校不仅拥有全校教职员工的信息，还有很多大学生的基本信息和数据，一旦泄漏对教职员工和学生都会造成一定程度的困扰。

5.2 培养人事的信息安全意识

对于很多信息泄漏或者是遗失事件来说，很大程度上都是因为当事人缺乏相应的信息数据保护意识[4]。虽然对于我们很多人来说，电话号码被别人知道并不是一件特别的事情，但是不法分子就会利用这种心理进行犯罪。对于高校的人事信息和数据安全来说同样如此，人事工作人员的安全意识对保护信息和数据安全尤为重要，因此，为了避免高校的人事信息数据丢失或者是遗失，学校需要培养人事工作人员的信息安全意识。不要将所有的账号都设置为一个密码，禁止下载不明软件，也不要随意点击自己并不知晓的网站。

5.3 对数据库进行安全管理

在生活中我们大部分人都对电脑的一些隐蔽风险不太关注，我们也并不是对电脑的每个程序都很了解，因此电脑中存在很大的安全隐患，会给数据库的安全带来极大的负面影响。

5.4 提高硬件质量

对于办公自动化视角下的高校人事信息数据安全来说，提高办公设备的硬件质量很有必要，影响信息数据安全的因素包括软件的质量以及硬件方面。硬件系统在使用时不仅需要注意使用的安全性，还要注意使用年限方面的问题，硬件作为计算机的重要组成部分之一，在使用的过程中会随着使用时间的增加而出现一些问题，因此，人事的工作人员也要在这一方面多多注意，避免造成数据泄漏或遗失。

5.5 自然环境的影响

对于办公的人员来说，尽管办公自动化实现了工作流程的简化，但是我们还是要对电脑存在的自然环境进行处理，在电脑中如果堆积了大量的灰尘，也会影响其工作效果，因此，让电脑在一个干净的环境中进行工作，不仅可以提高工作效率，还可以有效地防止因电脑故障引起的信息数据的泄漏。不要让计算机处于一个高温或者是潮湿的工作环境，这样会导致计算机功能出现故障或者是计算器零件老化，最终可能引起信息数据丢失。

5.6 安装防火墙和杀毒软件

对于不精通电脑技术的人员来说，可以给电脑安装防火墙和杀毒软件，防火墙可以有效地避免使用者在不经意间进入有毒网站，对于我们不知道的风险隐患可以使用杀毒软件进行清理，尽量避免不安全因素出现，保护信息数据[5]。这种方法对高校人事工作人员在保护人事信息数据的过程中同样适用。

6 结语

在信息化时代，高校的人事信息数据如果得不到安全有效的保障，不仅可能会出现上述危害，而且还可能出现一些不可预测的次生危机。高校管理者应该从全局考虑，深化高校内部治理体系与治理能力建设，对包括人事信息数据安全现状在内的各种问题进行研判，及时找出自身的不足，提出切实可行的解决方案，建立预防机制，树立安全与可持续发展理念。