文·王端

（作者单位：山东中医药大学附属医院）

人事档案管理是公立医院人事管理中最基础的工作之一，是行政管理的重要组成部分。随着国家医改的深入进行和事业单位人事制度改革的不断推进，公立医院人事档案管理也面临着新形势、新任务。特别是信息化时代的到来，OA系统已在各级公立医院行政工作广泛应用，实现公立医院人事档案的信息化管理，已成为提升公立医院现代化管理水平的必要环节，需要医院相关部门加以重视和有效践行。

一、公立医院人事档案信息化建设中的问题

（一）人事档案信息化建设制度不健全

公立医院传统的人事档案管理制度都已日趋完善，但信息化建设起步晚，相应的制度和规范还不够健全。比如，国家出台的档案信息化建设实施纲要等法律法规，很多公立医院没有真正落实到位，也没有依据国家法规制定出符合本部门实际的具体标准。有的医院甚至连人事档案信息化建设所需的必要设备都没有配备，短时间内无法进入信息化建设的流程。

（二）人事档案信息化建设重视程度不够

公立医院多只重视临床业务指标，忽视行政管理的业绩，导致医院的资源不往人事档案管理方面投入。很多医院领导对人事档案管理重视程度不够，只求档案保存好就行，造成人事档案管理仍停留在传统纸质档案阶段。思想认识不到位，成为人事档案信息化建设不到位的重要原因之一。

（三）人事档案管理人员信息化知识和技能不足

公立医院人事档案管理人员多是兼职，无法全身心地投入到档案工作中。加上公立医院人事档案管理人员多半是半路出家，缺少档案管理方面的专业知识，更不用说计算机信息化的知识了。相关知识的缺失，造成专业技能的落后，严重影响了公立医院人事档案信息化建设的开展。

（四）人事档案信息化建设的网络安全防范不够

人事档案信息化建设会给医院人事档案管理带来极大便捷，但安全问题也会接踵而来。由于信息技术、网络安全存有漏洞，易被黑客攻击，造成人事档案信息系统崩溃，但档案管理人员目前对此的安全防范意识还不够，有时会使用计算机连接外网或者随意插读U盘等外接设备，引起计算机病毒入侵，造成档案信息泄露或丢失，带来无法弥补的损失。

二、公立医院人事档案信息化建设的措施

（一）建立健全公立医院人事档案信息化建设制度

首先要建立人事档案信息化建设的管理机制，明确相关人员的责任职能。其次根据国家相应的法律法规，结合公立医院实际，建立一套合理、科学、可操作的管理标准，让信息化建设有规可依。再次，要避免制度建立流于形式，积极组织相关人员对人事档案信息化管理制度进行学习，并严格考核，让信息化建设内容流程深入人心，用完善的制度为公立医院人事档案信息化建设保驾护航。

（二）加强人事档案信息化建设人才储备

人事档案信息化建设需要一批既具有信息化知识、可熟练操作计算机，又懂得人事档案管理知识和档案管理实践经验的人作保障。有条件的三级公立医院可以进行专项人才储备，招聘和培养一批具有人事档案信息化工作能力的人才，彻底解决人事档案信息化建设人员不足的问题。暂时无法配备充足档案管理人员或者全院职工数量较少的医院，可以考虑和第三方公司合作，购买服务，借助专业的人才和设备完成人事档案信息化的初始过程。

（三）配足信息化建设所需设备并做好档案数字化工作

实施人事档案信息化建设，需要公立医院投入一定资金，保障硬件建设，并选取改造专业的库房，购买服务器、磁盘阵列、计算机、高速扫描仪、平板扫描仪、彩色打印机等专业设备，对现有档案进行有效的数字化前处理工作，建立相应的数据库，全面存储公立医院工作人员信息。数据库的建立原则要方便数据更新、备份及信息检索。海量的信息存储空间在保证人事档案数字化图片存储的同时，还可以连接院内其他管理系统，让数据项目更加全面，完善每个职工的电子档案。要寻求专业软件开发公司的帮助，运用成熟的计算机技术，建立人事档案数据库检索系统，使其与医院的人力资源管理系统融合，打造人力资源信息化管理的新模式。

（四）筑牢人事档案信息化建设防线

公立医院在利用信息化管理档案的同时，要充分认识和有效控制信息技术的各种安全隐患。对用于档案管理的专用计算机根据档案保密等级严格控制网络连接，减少连接外网计算机的数量，并做好内外网隔离，安装正版杀毒软件并实时更新，对服务器等核心设备的使用环境做到五防要求。信息化后的电子档案要定期维护，及时备份，保障人事档案信息的完整与安全。

随着计算机技术的高速发展，人事档案管理已逐步从传统的纸质档案模式脱离出来。高效、安全的信息化管理手段，彻底解决了公立医院人才流动性大、人才专业性强、人事档案使用率高的难题。因此，新形势下做好公立医院人事档案信息化建设，使其更好地服务于医疗、教学、科研等工作，是医院档案工作发展的方向。