赵亚清

摘 要 实现数字化档案建设，是当前企业发展的必然趋势，数字化的档案管理模式具有很强的优势，企业应当结合自身实际情况，正确认识到档案数字化建设中存在的问题，采取相应的解决措施，更好地实现档案数字化管理，充分发挥档案资源在企业稳定发展中的价值。

关键词 档案数字化;建设;思考

1档案数字化建设的重要性

伴随信息时代的到来，社会各行各业的发展也逐渐实现了信息化建设与数字化发展，在这样的发展现状下，推进档案数字化建设与管理对社会各行各业的发展都具有重要的推动意义。具体来说，推进档案信息化建设首先可以有效满足社会发展的实际需求。当下面对的是一个高速发展的信息时代，整个社会的发展趋势都倾向于科技化、数字化、信息化的方向。对此，要想满足为广大社会群众提供高效服务的目标，就必然要积极推进档案数字化建设，扭转传统纸质档案管理与现代社会发展相悖的现状。其次，推行档案数字化管理是进一步优化档案管理工作的有效手段。在以往的档案管理工作中，若想要查阅资料需要反复翻阅档案，从而造成纸质档案的严重磨损[1]。

2当前企业数字化档案建设存在的主要问题

①缺乏对数字化档案建设的重视。一些企业缺乏对数字化档案建设的重视，没有正确认识到档案管理数字化的重要性。比如有的企业对档案管理的认识依旧是停留在比较浅的层面，档案的利用效率也比较低下。之所以会存在这样的问题，主要是这些企业依旧以生产经营为主，重视经济效益，忽视档案工作。②档案管理人员素质不高。一些企业档案管理工作人员的专业素质较低，影响数字化档案建设的推进。由于档案管理人员素质不高，在开展数字化管理时容易出现各种失误，不仅会影响企业的正常运行，严重的还会损害企业的经济利益，对企业的稳定发展造成消极影响。③缺乏完善的档案管理制度。在一些企业中，许多部门未设专职档案管理人员，常常是多个部门共设一位档案管理人员，导致档案管理工作职责不明确，不利于档案工作的开展。之所以存在这样的问题，主要是因为缺乏完善的档案管理制度，缺乏对档案管理工作内容以及人员职责的明确规定，不利于档案管理的数字化建设[2]。

3企业档案数字化建设的策略

（1）增强档案数字化管理意识。企业应该做好宣传工作，让更多人认识到档案数字化建设的意义，并将其纳入管理工作议程中，切实增强每个档案管理人员的数字化管理意识，能够积极运用数字化技术开展档案管理工作，这样档案管理数字化水平才能提升，也让企业今后发展获得更高效的服务。分析当前企业档案数字化管理现状，在档案标准化与规范化上还有很多不足，应用软件多而乱，都不利于档案数字化管理水平的提升。这也要求企业引起足够重视，对档案业务进行规范，不断完善并严格实施档案管理相关标准，这是推进档案数字化建设的重要内容。

（2）完善档案数字化管理制度。在企业档案数字化建设过程中，需要逐步建立起与之配套的管理制度，这样才能让档案数字化管理各环节得到有力约束，保证档案数字化管理目标正常实现。企业在开展档案管理工作的时候，虽然在数字化时代要注重数字化档案管理工作，但是也要意识到传统档案管理的重要性，不仅要对传统管理模式进行改进，也要积极运用现代化技术与管理手段，实现电子档案管理与传统档案管理的齐头并进，这样档案载体才更加多元化，为档案保管与利用创造更加有利的条件。

（3）加强电子文件收集和积累工作。电子文件为企业馆藏数字档案的一个主要来源，以往通常只移交纸质档案和纸质文件目录，而当前需要实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，将电子文件拷贝两套，异地保存，同时随纸质文件一并移交档案机构。通过这种方式不仅加快了企业档案室的电子化进程，还大大减少了数据库建设的工作量。企业运用光电信号传输信息资料的数字化档案，在今后阅读档案资料的过程中，要让档案数字化管理更加安全与可靠。同时要避免从光盘中直接阅读信息资料，这样会导致光盘上档案信息资料在阅读期间出现删除和丢失的情况，档案信息资料的原始性将无法得到保障，也会严重影响到档案信息资料的可靠性与安全性。

（4）档案系统的应用。某档案信息管理系统主要由档案数据的基本信息、不同部门档案分类管理和相关档案智能查询管理三个主要模块组成。

登录系统时的第一个界面是用户权限登录界面。权限主要是为了维护系统的安全性和完整性。用户使用的操作符是有相应权限限制的，未经允许，操作员不能操作无权限的窗口。本系统认证要求用户首先申请用户名和密码，需要从软件开发人员处获取进入资格。①智能查询功能。本文的智能查询功能的实现基于数据挖掘结果，该功能主要为了给工作人员提供对档案信息的查询和部门信息管理两个功能。对档案信息的查询一般由通用查询模式和智能查询模式两种模式，通用查询模式是类似于专家系统的普通查询模式，可处理的数据量不大;本文基于数据挖掘方法构建了智能查询模式，可以根据数据挖掘结果显示查询结果。②系统整体实现。本系统是基于ASP.NET 基于的三层结构B/S 系统。它由用户界面层、中间业务逻辑层和后台数据处理层组成。中间业务逻辑层是由数据处理分析程序组成的;后台数据处理层主要指数据库，数据库是档案信息数据的主要支持;使用网页端作为用户界面层，也就是该系统的前台。档案信息管理系统对于客户端的硬件要求不高，工作人员可以使用低成本的硬件和软件[3]。

4结束语

随着计算机技术特别是大数据、人工智能等新兴技術的不断发展，数据正逐渐从劳动成果向生产资料转变。计算机技术的快速发展正逐渐将人类从大量烦琐、细碎的工作中解放出来，其重要用途之一就是改善管理方式方法，提高工作效率。档案管理是企事业单位日常工作中必不可少的环节，特别是对于生产型企业而言，其技术资料的保存、生产日志的管理、人员信息的采集和调用往往消耗了管理者大量时间和精力。

参考文献

[1] 付彬.档案数字化建设的优化策略分析[J].黑龙江档案，2019（6）： 88-89.

[2] 郭欢.档案数字化建设与数字化档案信息的利用与研究[J].城市建设理论研究（电子版），2019（33）：60.

[3] 陈丽娟.如何加快企业档案数字化建设[J].人力资源，2019（18）：41.