信息化背景下行政事业单位档案管理科学化思考

2020-11-27廖柳荔

商品与质量 2020年42期

廖柳荔

中国共产党金秀瑶族自治县委员会金秀瑶族自治县人民政府督查和绩效管理办公室广西金秀 545799

当前是信息化的时代，计算机等现代化技术也在不断的优化和发展，在信息化背景下的行政事业单位档案管理应当更具有科学性。档案管理工作虽然十分的枯燥乏味，但若是泄露的话也会带来一定的影响。所以，工作人员和领导需要加强档案管理工作，优化工作人员的综合素质和专业水平，从而使我国行政事业单位档案管理工作能够得到更好地发展。

1 行政事业单位档案管理中出现的问题

1.1 缺乏完善的档案管理制度体系

根据我国当前行政事业单位档案管理的情况来看，情况并不乐观，大多数行政事业单位并未重视档案管理工作，自然也无法对其进行有效的监督，再加上档案管理是一项极其无趣乏味的工作，短时间内难以获得较好的成效，领导也不重视该工作，而且档案管理工作的内容又过于繁琐、量多，种种原因使得档案管理工作人员的工作热情被逐渐消耗，从而无法高效率的完成工作。

1.2 缺乏资金的投入

因为行政事业单位的领导一致觉得档案管理工作并不是十分的重要。所以导致档案管理的一些设施过于陈旧，也无法进行及时的更新，而且还有一些档案由于过于破旧，还需要工作人员手写进行记录。另外，档案室也没有计算机等现代化设备，不能很好的对其进行信息化的管理，更不利于建立科学化的档案管理工作制度体系[1]。

1.3 工作人员工作能力较差，综合素质不高

由于档案管理工作非常的繁琐复杂，所以需要工作人员具有一定的专业性以及连续性，这样才能使档案管理更具备科学化。但想要实现这一目标，便需要投入大量的资金、人力以及物力。然而最近几年事业单位不断地裁员、缩减，使得一些行政事业单位工作人员的流动性较大，甚至一些单位还会让其他岗位的人员暂时替代档案管理工作，从而导致档案管理工作人员的工作能力较差，综合素养也不高。

1.4 缺乏档案管理信息化

当前是信息化时代，我国计算机等网络技术也在不断的优化和完善，并且在一些企业管理中得到了广泛的运用。对此，行政事业单位也应当顺应时代的发展，在档案管理工作中科学合理的运用信息化管理方式，但是一些行政事业单位并没有建立档案管理系统，也有一部分行政事业单位建立了档案管理系统，但却没有安排适合的管理人员，从而导致档案管理工作依旧不是信息化，也不利于档案的保密、保存等工作的实施，更无法有效地提高工作效率和质量。

2 信息化背景下行政事业单位档案管理科化的优化措施

2.1 建立科学化的管理制度体系

想要提高行政事业单位档案管理的效率，便需要建立科学化的管理制度体系。主要有以下内容：首先，提升认可度。领导层和档案管理工作人员需要认可档案管理这项工作，这样才能重视档案管理工作，并对与之相关的法律法规进行充分的了解和研究，从而根据规定制定符合法律法规的管理制度。其次，提升约束力。工作人员需要结合自身的发展情况，明确划分职责，以约束管理为基础，制定出科学合理的管理制度体系。最后，严格制定制度的内容，其中要包括奖惩、监督、考核以及培训等方面，尤其是监督制度，这也是确保管理制度能够规范运用的基础，相关部门需要聘请专门的人员实施监督制度；奖惩制度是为了能够在规范工作人员日常工作的同时，确保他们能够认真按照要求完成工作；考核制度的目的在于结合奖惩制度，激发工作人员的自我优化意识，使其能够提高专业水平和能力；培训制度可以提高工作人员的各项能力，为档案管理的科学性奠定一个扎实的基础。

2.2 优化档案管理的保密制度

行政事业单位的档案都是非常具有现实性以及真实性，并且还会对相关项目和战略产生一定的影响，若是档案的信息泄露出去，不仅会不利于行政事业单位的发展，还会对国家的信息安全带来较大的安全隐患[2]。所以，相关部门必须要优化档案管理的保密制度，可以从以下三个方面进行：其一，加强管理人员自身的保密意识；其二，严格把控查阅档案信息的各个环节；其三，重视查阅档案信息的管理工作。

2.3 构建信息化平台推广

信息化作为档案管理信息化建设的基础，更是实现档案管理科学化的一大助力。因此，工作人员需要加大宣传力度，推广信息化建设平台，具体可以从以下两个方面进行：首先，创新多元化的推广方式。工作人员在平时的推广中，需要结合当地的优势和特点进行针对性的推广，并从中选择最适合的推广方式[3]。其次，优化推广过程。一般的推广工作都需要提前做好准备、选择合适的推广方式，后续的相关服务等，只有完善这些过程才能使信息化平台得到更好的发展。

2.4 强化网络信息安全管理工作

当前大多数行政事业单位虽然引进了档案信息管理系统，但并没有对设备后期进行维护和管理，这也会给档案信息的保密工作产生一定的安全隐患。所以，行政事业单位档案管理部门需要及时引进现代化网络信息安全管理人才，以此来确保网络信息的安全。另外，还需要规范网络安全管理的各个环节，并提高相关工作人员的网络安全管理意识。最后，还可以结合信息加密技术，对一些比较重要的档案信息进行加密，这样也能有效地提高档案信息的保密性和安全性，以免出现档案泄露等问题。除此之外，也可以借助防火墙技术，加强计算机、网络环境的安全性，并对计算机以及网络进行实时的安全管理控制。